Comment embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress (Conseils d'experts)

Chaque semaine, nous voyons d'autres propriétaires de sites web lutter avec des tâches interminables – de la mise à jour du contenu et de la gestion des commentaires aux mises à jour techniques et au support client. C'est précisément pourquoi beaucoup d'entre eux se sont tournés vers nous pour obtenir des conseils sur l'embauche d'assistants virtuels.

La bonne nouvelle ? Trouver et embaucher le bon assistant virtuel n'a pas à être compliqué.

Dans ce guide, nous partagerons des conseils éprouvés que nous avons recueillis en aidant des dizaines de propriétaires de sites WordPress à déléguer leur travail avec succès. Vous apprendrez exactement quelles tâches externaliser, où trouver des AV fiables et comment éviter les erreurs courantes d'embauche.

Que vous soyez submergé par les tâches WordPress ou que vous souhaitiez simplement faire évoluer les opérations de votre site web, ce guide étape par étape vous montrera comment trouver, embaucher et travailler avec des assistants virtuels qui peuvent vraiment aider votre site à se développer.

Qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel (AV) est un entrepreneur indépendant qui aide à soutenir votre entreprise à distance.

Ils gèrent toutes les tâches répétitives ou chronophages pour lesquelles vous n'avez pas le temps ou pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d'un coup de main. Il peut s'agir de tâches telles que la planification de rendez-vous, la gestion de votre calendrier, ou même l'envoi d'e-mails.

Contrairement à un responsable de bureau ou à un assistant exécutif, un assistant virtuel effectue son travail entièrement à distance. De plus, les AV sont généralement utilisés pour des tâches plus simples, tandis que les assistants exécutifs sont chargés d'accomplir des activités plus complexes qui nécessitent plus d'expérience.

Pourquoi avez-vous besoin d'embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress ?

Gérer un site WordPress implique de maintenir les sauvegardes du site, de mettre à jour les plugins et les thèmes, et de mettre à jour WordPress lui-même.

Si vous ne maintenez pas votre site, il pourrait être exposé aux piratages, connaître des interruptions de service, ou même avoir des temps de chargement lents. Ces problèmes peuvent vous faire perdre directement des visiteurs et même des clients.

Si vous n'avez pas le temps de maintenir votre site ou ne savez pas comment faire, vous pourriez vouloir engager un assistant virtuel.

Votre assistant virtuel sera responsable de l'aide aux tâches liées à WordPress à distance. Ils peuvent effectuer un large éventail de tâches qui vont au-delà de la maintenance, telles que :

• Support technique : Effectuer des sauvegardes régulières du site, maintenir vos plugins et thèmes WordPress à jour, optimiser les performances du site, et plus encore.
• Gestion de contenu : Effectuer des mises à jour de contenu pour le SEO, planifier des publications et gérer les commentaires.
• Support client : Répondre aux commentaires des articles de blog et des réseaux sociaux, interagir avec votre public et planifier des rendez-vous.
• Support e-commerce : Si vous possédez une boutique en ligne, vous pouvez demander à votre assistant virtuel de traiter les commandes, de gérer les fiches produits et de répondre aux demandes des clients. Ou ils peuvent effectuer des tâches de saisie de données comme la mise à jour des niveaux de stock ou des prix.
• Design : S'ils ont des compétences en design ou en codage, les assistants virtuels peuvent apporter des modifications à la mise en page, ajuster les styles, ou même créer des visuels.

Les VA peuvent vous décharger de votre charge de travail afin que vous puissiez vous concentrer sur des activités prioritaires qui génèrent des revenus pour votre entreprise.

Pour mettre les choses en perspective, disons que votre temps vaut 50 $ de l'heure. De nombreuses tâches administratives peuvent être externalisées à des VA pour 5 à 25 $ de l'heure. Par conséquent, ces heures supplémentaires que vous avez récupérées vous permettront de gagner plus d'argent.

Embaucher des VA pourrait bien être la meilleure décision que vous puissiez prendre pour votre entreprise. Voici un aperçu rapide de toutes les étapes que nous aborderons dans cet article :

1. Décidez quelles tâches externaliser et documentez votre processus
2. Rédigez une offre d'emploi précise
3. Sachez où trouver les meilleurs assistants virtuels
4. Interrogez des candidats qualifiés
5. Embaucher et intégrer de nouveaux assistants virtuels

Dans cette optique, voici comment constituer une équipe fiable de VA.

1. Décidez quelles tâches externaliser et documentez votre processus

La première étape consiste à dresser une liste des tâches que vous souhaitez que votre assistant virtuel WordPress effectue.

Cela vous aidera à filtrer les VA pour ne retenir que ceux qui correspondent à vos besoins. Comme mentionné précédemment, il existe des dizaines de tâches qu'un assistant peut gérer pour vous.

En supposant que ce sont toutes des tâches que vous effectuez actuellement vous-même, vous devriez documenter l'ensemble du processus et créer des directives à suivre. Il existe de nombreuses façons efficaces de documenter le processus :

• Vous pouvez utiliser Snagit pour enregistrer votre écran et capturer chaque clic que vous effectuez pour chaque tâche.
• Alternativement, vous pouvez créer une liste de contrôle ou un centre de ressources dans Notion. Ce faisant, vous pouvez inclure des tutoriels, des scripts et des modèles à suivre.

Non seulement cela facilite l'intégration de vos nouveaux membres d'équipe, mais cela vous aide également à rédiger une description de poste plus précise et à trouver les bons candidats pour le rôle.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler un centre de ressources sur Notion :

Vous pouvez étiqueter chaque document par le type de tâche qu'il représente.

Nous avons inclus des instructions étape par étape et des captures d'écran dans chaque document pour aider les assistants virtuels à exécuter une tâche.

2. Rédiger une offre d'emploi précise

Si vous souhaitez trouver le bon assistant virtuel WordPress, vous devrez rédiger une description de poste convaincante qui attire une personne possédant les qualités et les compétences dont vous avez besoin.

Cela sert de filtre pour identifier le bon candidat. Une offre d'emploi d'assistant virtuel efficace devrait inclure :

• Portée du travail : Décrivez les tâches et responsabilités que l'assistant virtuel gérera. Vous devriez indiquer clairement la disponibilité attendue et si vous souhaitez pourvoir un poste à temps plein ou à temps partiel.
• Compétences requises : Spécifiez les compétences et qualifications que vous recherchez. Listez également les outils et logiciels que l'assistant virtuel est censé savoir utiliser, tels que le CMS WordPress.
• Expérience : Mentionnez le niveau d'expérience que vous recherchez, qu'il s'agisse d'un poste de débutant ou d'une personne ayant des années d'expérience spécifiques.
• Budget : Définissez un budget et indiquez votre préférence pour les tarifs horaires ou les contrats à prix fixe.

Plus vous êtes précis, mieux c'est. Par exemple, voici à quoi pourrait ressembler une offre d'emploi.

3. Sachez où trouver les meilleurs assistants virtuels

Une fois que vous avez votre documentation en place et que vous avez rédigé votre annonce d'emploi, vous êtes prêt à commencer à chercher des assistants virtuels.

Les sites Web indépendants sont un excellent point de départ pour trouver un assistant virtuel dédié, surtout si vous avez des besoins spécifiques en tête.

Bien que vous puissiez opter pour la voie traditionnelle d'embauche d'assistants virtuels via des tableaux d'offres d'emploi, les plateformes indépendantes présentent certains avantages, tels que :

• Un système d'évaluation pour voir comment ils ont travaillé avec des clients précédents
• Des paiements mondiaux et une facturation facile
• Une fonction de chat pour discuter des détails du projet et partager des fichiers
• Les paiements sont effectués via un service de séquestre, vous ne paierez donc que pour le travail qui est terminé

Dans cette optique, nous recommandons ces plateformes indépendantes pour commencer :

Codeable

Codeable est une plateforme indépendante fiable pour WordPress qui vous aide à trouver des experts WordPress. Vous pouvez trouver des experts dans pratiquement tous les domaines de WordPress, y compris :

• Développement et personnalisation de thèmes et de plugins
• Développement e-commerce
• Développement personnalisé de sites Web WordPress
• Conception Web
• API et intégration
• Dépannage et maintenance
• Sécurité et performances

En gros, si vous rencontrez des problèmes techniques avec WordPress et que vous souhaitez que des experts qualifiés s'en occupent pour vous, alors Codeable est une excellente option. Et comme la plateforme n'accepte que les 2 % de candidats les plus performants, vous pouvez être sûr que vous travaillez avec des professionnels WordPress compétents.

Upwork

Upwork est l'une des plus grandes places de marché de freelances, avec plus de 12 millions d'inscrits.

Contrairement à Codeable, vous pouvez trouver des assistants virtuels avec un plus large éventail de compétences. Cela vous permet de trouver des professionnels pour diverses tâches au-delà de WordPress.

Comme il y a plus d'utilisateurs sur la plateforme, il y a de fortes chances que vous trouviez un assistant virtuel dans votre budget.

Upwork affiche également des témoignages et des scores de réussite de projets sur le profil de chaque freelance pour voir leur historique. De plus, Upwork vous permet de parcourir les talents, de leur envoyer un message directement, et même de les inviter à postuler.

Bien que vous puissiez choisir un site comme Fiverr à la place, il peut être plus adapté aux projets ponctuels qu'à un rôle récurrent comme celui d'un assistant virtuel.

Toptal

Toptal est une plateforme de freelances connue pour son processus de sélection rigoureux, n'acceptant que les 3 % de candidats les plus performants.

Les freelances doivent passer cinq étapes de sélection, y compris une évaluation complète de l'anglais et une évaluation de projet.

Contrairement à d'autres plateformes, Toptal adopte une approche plus personnalisée. Un membre de l'équipe vous appellera pour recueillir vos exigences et vos préférences en matière de talents. À partir de là, il vous présentera la correspondance idéale pour votre emploi parmi son réseau de talents experts et validés.

Ce processus de mise en relation personnalisé garantit que vous travaillez avec des assistants virtuels possédant les compétences et l'expérience adéquates pour vos tâches WordPress. Et cela vous évite de parcourir des milliers de CV et de coordonner vous-même les entretiens.

Toptal dispose même d'une fonctionnalité dédiée de facturation et de suivi du temps appelée TopTracker. Avec ce service, vous pouvez facilement suivre les heures et effectuer des paiements via PayPal, Payoneer ou virement bancaire direct. Cependant, vous pourriez également utiliser un outil de suivi du temps dédié comme TimeDoctor.

4. Interroger les candidats qualifiés

Une fois que votre offre d'emploi est publiée depuis quelques jours, vous devriez voir les candidatures affluer. Examiner les candidats peut être une corvée, mais c'est nécessaire si vous voulez trouver la bonne personne.

Vous devez affiner votre liste de candidats pour ne retenir que ceux qui répondent à vos qualifications. À partir de là, vous pouvez choisir de faire passer un test de compétences aux candidats. Cela élimine les candidats qui n'ont tout simplement pas les compétences nécessaires pour le poste.

Par exemple, vous pouvez créer un site WordPress factice et leur demander d'effectuer une sauvegarde complète du site, de résoudre un problème courant, ou d'optimiser un article de blog pour le SEO. La liste des tâches que vous avez déjà établie vous aidera à décider comment évaluer vos candidats.

Après cela, vous pouvez choisir les quelques candidats qui ont obtenu les meilleurs scores et qui sont les plus qualifiés pour le poste. Vous devrez interroger ces futurs employés via Google Meet ou Zoom.

À ce stade, vous savez que les candidats sont capables d'assumer le rôle.

Cependant, vous voudrez également savoir s'ils correspondent bien à la culture de votre entreprise. Ainsi, vous devrez évaluer comment ils aiment travailler en équipe, résoudre des situations inconnues ou prioriser les tâches, surtout lorsqu'ils gèrent plusieurs responsabilités.

5. Embaucher et intégrer de nouveaux assistants virtuels

Généralement, vous embaucherez le candidat qui a fait la meilleure impression. Assurons-nous donc que les nouvelles recrues signent un contrat d'entrepreneur indépendant. Ce contrat décrit les termes, y compris la portée du travail et les conditions de paiement.

De plus, il détaille les droits de propriété intellectuelle, ce qui est important de clarifier, surtout lorsqu'il s'agit de contenu de site Web, de conceptions ou d'autres éléments créatifs.

Avec un logiciel comme signNow, vous pouvez créer des accords au format PDF et inviter vos nouvelles recrues à signer le contrat.

Mais avant que votre nouveau VA ne commence, vous devriez également avoir un processus d'intégration en place.

Tout ce que vous avez à faire est d'utiliser un outil de gestion de projet pour créer une série de tâches d'intégration qui doivent être accomplies afin de mettre la VA au diapason.

Vous pouvez utiliser Asana pour attribuer une liste de contrôle de tâches afin d'aider à l'intégration de vos nouveaux assistants virtuels. Chaque nouveau membre de l'équipe passera par une série d'actions pour le familiariser avec votre entreprise et votre mode de fonctionnement. La liste de contrôle devrait décrire des éléments tels que :

• La mission et les valeurs fondamentales de votre entreprise
• Accès à la connexion du site WordPress et à d'autres outils
• Documentation et formation sur la manière d'effectuer les tâches
• Accès aux outils de communication d'équipe pour la collaboration. Par exemple, l'utilisation de Slack est un excellent moyen de discuter avec les VA en tête-à-tête, ou vous pouvez créer un canal dédié pour faire des annonces à toute votre équipe.

Vous pouvez simplement ajouter des liens vers le hub de ressources que vous avez créé précédemment avec Notion ou un logiciel similaire.

Lors de l'ajout de permissions et de rôles à WordPress et à d'autres logiciels, il est essentiel d'utiliser un gestionnaire de mots de passe comme 1Password.

Ce logiciel générera et stockera des mots de passe forts et uniques pour chaque compte, ce qui peut aider à empêcher quiconque de pirater votre site WordPress.

Alternative : Utiliser les services de maintenance WP

Vous pourriez décider que vous n'êtes pas tout à fait prêt à embaucher un assistant virtuel, soit parce que vous n'avez pas assez de tâches à déléguer, soit parce que cela n'a pas de sens financier.

Dans ce cas, vous pourriez préférer choisir des services de maintenance WordPress à la place. Ils peuvent aider à rationaliser et à automatiser toutes les tâches que vous devez effectuer pour maintenir votre site en bonne santé et à jour, y compris :

• Trouver et corriger les liens brisés
• Mettre à jour les thèmes et les plugins
• Sauvegarder votre site WordPress
• Supprimer les commentaires de spam
• Mettre à jour automatiquement le cœur de WordPress vers la dernière version

WordPress.org recommande d'effectuer ces tâches de maintenance environ tous les trois à six mois.

Bien que vous puissiez embaucher un assistant virtuel pour effectuer ces tâches, il est beaucoup moins cher de simplement payer un fournisseur de services pour faire le travail à votre place.

Si vous recherchez des recommandations, consultez notre sélection des meilleurs services de maintenance WordPress du marché. Ces agences peuvent gérer les services de sauvegarde, les mises à jour du cœur, les mises à jour des thèmes et des plugins, l'optimisation des actifs, la suppression des logiciels malveillants, la surveillance du temps de disponibilité, et bien plus encore.

Une autre alternative consiste à utiliser une société d'hébergement WordPress géré, qui peut gérer la plupart des services de maintenance. Les fournisseurs d'hébergement géré s'occupent de toutes les tâches de gestion de serveur, telles que la configuration du serveur, la sécurité et la maintenance.

Foire aux questions

Nos lecteurs nous demandent souvent comment embaucher des assistants virtuels WordPress. Voici les réponses aux questions les plus fréquentes :

Combien coûte un assistant virtuel ?

Les prix des assistants virtuels varient, mais coûteront généralement entre 5 $ et 50 $ par heure, les assistants virtuels spécialisés et basés aux États-Unis étant plus chers que ceux axés sur l'administration et basés à l'étranger.

Bien que beaucoup facturent à l'heure, certains peuvent fixer leurs tarifs sous forme d'honoraires mensuels allant de 500 $ à 4 000 $ pour un nombre d'heures défini.

Quand devriez-vous embaucher un assistant virtuel ?

En tant que propriétaires d'entreprise, il est difficile de savoir quand il est temps d'embaucher un assistant virtuel. Mais voici quelques signes qu'il est temps de commencer à déléguer :

• Vous passez trop de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Il est préférable de passer votre temps à ajouter de la valeur à votre entreprise d'une manière que seule vous pouvez faire.
• Vous perdez des clients car vous ne pouvez pas répondre aux e-mails de support. Une mauvaise expérience client entraînera une mauvaise réputation, ce qui peut affecter la croissance de votre entreprise.
• Vous n'êtes pas doué avec WordPress. Un assistant virtuel ayant des compétences techniques peut gérer la correction des erreurs WordPress et effectuer des sauvegardes, garantissant ainsi que votre site reste sécurisé et à jour.
• Vous avez du mal à gérer le contenu de votre site WordPress. Un assistant virtuel WordPress peut aider à rédiger des articles de blog, à créer des graphiques et à planifier les mises à jour de contenu.

L'externalisation peut sembler inhabituelle pour les entrepreneurs qui aiment avoir le contrôle. Mais une partie de la croissance d'une entreprise consiste à faire confiance aux autres pour que votre entreprise puisse fonctionner sans votre pleine attention.

Cela dit, si vous avez seulement besoin d'aide pour maintenir votre site WordPress, alors les services de maintenance WordPress sont la solution la plus fiable et la plus abordable.

Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre comment embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress. Ensuite, vous voudrez peut-être aussi consulter notre guide sur comment demander correctement le support WordPress et l'obtenir, ou nos meilleurs choix de meilleurs services de comptabilité pour votre entreprise en ligne.

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