Como un equipo que administra varios sitios de WordPress, sabemos lo frustrante que puede ser hacer un seguimiento de las publicaciones que esperan revisión. Cuando empezamos, teníamos que iniciar sesión constantemente y revisar el panel para ver si había contenido nuevo que requiriera nuestra atención.
Es por eso que comenzamos a buscar formas de recibir notificaciones por correo electrónico cada vez que una publicación estuviera lista para revisión. Después de probar varios métodos a lo largo de los años, hemos encontrado varias soluciones confiables que pueden ahorrarle tiempo y prevenir cuellos de botella en el contenido.
En esta guía, le mostraremos las formas más sencillas de configurar notificaciones por correo electrónico para publicaciones pendientes en WordPress. Ya sea que administre un blog pequeño o un equipo de redactores, estos métodos lo ayudarán a optimizar su flujo de trabajo de contenido.
¿Por qué recibir notificaciones por correo electrónico para publicaciones pendientes de revisión en WordPress?
Recibir notificaciones por correo electrónico para publicaciones que están 'pendientes de revisión' es importante para administrar un blog de WordPress con varios autores.
Le ayuda a saber rápidamente cuándo los redactores o blogueros invitados envían nuevas publicaciones para que pueda editarlas y publicarlas rápidamente. Estos correos electrónicos también aseguran que no se pierda ninguna entrega, haciendo su flujo de trabajo más eficiente y ahorrando tiempo.
En general, recibir notificaciones por correo electrónico para las publicaciones marcadas como ‘pendiente de revisión’ puede mejorar tu flujo de trabajo editorial.
Dicho esto, veamos cómo puedes configurar notificaciones personalizadas por correo electrónico cuando las publicaciones se marcan como ‘pendiente de revisión’ en WordPress.
Cómo recibir correos electrónicos para publicaciones pendientes de revisión en WordPress
La mejor manera de crear notificaciones por correo electrónico para un sitio de WordPress con múltiples autores es usando PublishPress Planner. Este plugin viene con un calendario de contenido que facilita la programación de publicaciones y permite a los editores publicar comentarios y comentarios privados sobre las publicaciones de los autores.
También es un excelente plugin para enviar una notificación por correo electrónico cada vez que una publicación de WordPress tiene un estado de revisión pendiente.
Nota: Existe una versión de pago de PublishPress con funciones más avanzadas, pero esta guía utiliza la versión gratuita ya que tiene todo lo que necesitas para configurar notificaciones por correo electrónico. Consulta nuestra reseña completa de PublishPress para obtener más información.
Lo primero que necesitas hacer es instalar y activar el plugin PublishPress Planner. Para más detalles, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.
Una vez activado, debes dirigirte a Planner » Notificaciones en la página de configuración del plugin.
Por defecto, PublishPress Planner envía un correo electrónico al administrador del sitio cuando se publica contenido nuevo y se agregan comentarios editoriales a una publicación.
Para crear una nueva notificación personalizada, haz clic en ‘Agregar Nueva’.
Puedes empezar escribiendo un título para la notificación.
Esto es solo para tu referencia, así que puedes usar lo que quieras.
Ahora puedes crear la notificación de estado de la publicación usando la ‘Configuración de Flujo de Trabajo’.
En ‘¿Cuándo notificar?’, haz clic para seleccionar la siguiente casilla: ‘Cuando el contenido se mueva a un nuevo estado’.
Después de eso, debes abrir el menú desplegable ‘Nuevo estado’ y seleccionar ‘Pendiente de revisión’.
A continuación, necesitas especificar los tipos de contenido que activarán la notificación por correo electrónico en tu sitio web de WordPress.
Puedes seleccionar las opciones para enviar notificaciones para todas las publicaciones, todas las páginas, todas las páginas y publicaciones, o para categorías y etiquetas específicas.
Por ejemplo, si todos los bloggers invitados usan la etiqueta ‘Publicación de invitado’, entonces puedes seleccionar la casilla ‘Taxonomía’ y luego seleccionar ‘Publicación de invitado’ del menú desplegable.
La opción más fácil es habilitar las notificaciones para todas las publicaciones o páginas marcando la casilla junto a ‘Tipo de publicación’.
Hecho esto, puedes abrir el menú desplegable y marcar la casilla junto a ‘Publicación’, ‘Página’ o ‘Seleccionar todo’.
A continuación, debes indicarle a PublishPress a quién notificar usando la configuración en ‘¿A quién notificar?’
Si eres la única persona que necesita ser notificada, entonces puedes simplemente marcar la casilla junto a ‘Administrador del sitio’.
Si hay varios editores, te recomendamos crear un rol de Editor si aún no lo has hecho. Puedes aprender sobre la asignación de roles en nuestra guía para principiantes sobre roles y permisos de usuario.
Después de eso, simplemente puedes marcar la casilla ‘Roles’ y seleccionar ‘Editor‘ del menú desplegable.
Si necesitas notificar a personas específicas, otra opción es seleccionar ‘Usuarios’.
Luego puedes elegir usuarios individuales del menú desplegable.
Cuando estés satisfecho con la configuración de la notificación, puedes desplazarte a la sección ‘¿Qué decir?’ y escribir el mensaje que recibirán los usuarios.
Aquí, puedes usar una combinación de texto estático y cualquiera de los shortcodes en la columna de la derecha.
Cada vez que cree un correo electrónico, PublishPress reemplazará estos shortcodes con valores reales. De esa manera, puedes crear correos electrónicos más útiles e informativos al incluir información relevante, como el nombre del autor y un enlace a la publicación del blog de WordPress que necesita revisión.
Por ejemplo, podrías agregar el siguiente texto estático y shortcode al asunto del correo electrónico de notificación:
“[psppno_post title]” está listo para revisión
Puedes usar una combinación similar de shortcodes y texto plano en el formato del cuerpo del correo electrónico.
Cuando estés satisfecho con la configuración del correo electrónico, haz clic en ‘Publicar’.
Ahora, PublishPress Planner enviará una notificación por correo electrónico cada vez que una publicación esté lista para revisión para los usuarios de WordPress relevantes.
PublishPress Planner también te permite agregar estados de publicación personalizados para entradas de blog. De esta manera, puedes crear un flujo de trabajo editorial que se adapte a las necesidades de tu sitio web.
También te puede interesar nuestro artículo sobre cómo enviar correos electrónicos a los autores cuando sus artículos se publican en WordPress. Si aceptas publicaciones de invitados, hacer esto puede animar a tus bloggers invitados a compartir tu contenido con su audiencia.
Pro Tip: Usa WP Mail SMTP para asegurarte de que tus correos electrónicos se entreguen
Ahora que has configurado las notificaciones por correo electrónico, querrás asegurarte de que lleguen de forma segura a la bandeja de entrada del equipo de edición y no a la carpeta de spam. Desafortunadamente, muchas personas tienen problemas con que WordPress no envía correos electrónicos.
Eso podría deberse a que el servidor de hosting de WordPress no está configurado correctamente para usar la función PHP mail(). Muchos proveedores de correo electrónico también etiquetan incorrectamente los correos electrónicos de WordPress como spam.
Ahí es donde entra WP Mail SMTP. Es el mejor plugin SMTP de WordPress que te permite enviar fácilmente correos de WordPress utilizando cualquier proveedor de servicios SMTP y asegurarte de que lleguen de forma segura a la bandeja de entrada del destinatario.
elige entre varias opciones de remitentes de correo para satisfacer tus necesidades, incluyendo servicios populares como Gmail, Sendinblue y Amazon SES.
Para obtener instrucciones paso a paso, consulta nuestra guía sobre cómo configurar WP Mail SMTP con cualquier host.
Aprende más formas de mejorar tu blog de autores múltiples
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Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo configurar notificaciones por correo electrónico para las publicaciones pendientes de revisión en WordPress.
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Jesse
¿Existe un solo plugin que cubra tanto 1) el envío de notificaciones al administrador cuando un contribuidor de contenido envía una publicación para revisión y también pueda 2) enviar notificaciones cuando se ha publicado una publicación programada? ¡Gracias de antemano!
Charlie
Me encontré con este comentario por casualidad. Sí, tenemos un plugin en el repositorio titulado “Post Status Notifications” que hace ambas cosas. No quiero poner un enlace aquí, así que búscalo. Gracias.
DefSalins
Gracias por el plugin de “notificación pendiente”. ¡Es tan simple que es un sueño!
Zee
Buen artículo, usé el plugin pero la notificación no funciona, estoy seguro de que la función de correo electrónico funcionaba en mi servidor (probado con la función de olvido de contraseña).
Gracias