WordPressでドキュメント管理またはファイル管理を行う方法

WordPressユーザーが直面する一般的な課題の1つは、ドキュメント管理またはファイル管理です。

チームを管理している場合、改訂履歴の追跡、アクセス制御、そして必要なファイルの特定だけでも、すぐに時間のかかる悪夢になりかねません。しかし、WPBeginnerには解決策があります。

この記事では、WordPressをドキュメント管理またはファイル管理システムとして使用する方法を紹介します。これにより、ウェブサイトのすべての重要なドキュメントを保存、整理、共同作業するための合理化されたシステムを持つことができます。

WordPressでドキュメントとファイルを管理する理由

コンテンツチームの一員である場合、タスクのコミュニケーションや作業のために複数のプラットフォームを使用している可能性があります。

たとえば、Google Driveのようなプラットフォームを使用してドラフトを共有し、Asanaでプロジェクトを追跡し、Slackを使用してチームメンバーと通信することができます。その後、最終ドラフトを画像とともにWordPressに公開する必要があります。

問題は、多くの異なるツールを使用していると、ドキュメントの追跡が容易ではなくなることです。

これらのファイルやドキュメントをWordPressサイトで使用する場合は、すべてを1つの場所、つまりWordPressダッシュボードに保管することをお勧めします。これにより、さまざまなツールを操作する混乱なしに、コンテンツを効率的に管理、更新、公開できます。

デフォルトでは、WordPressにはさまざまな種類のファイルを保存できる組み込みのメディアライブラリがあります。ただし、ファイルは保存および整理できるだけで、それ以上のことはあまりできません。

これを踏まえ、WordPressを使用してドキュメントやファイルを簡単に管理する方法を説明します。これらのクイックリンクを使用して、手順をナビゲートできます。

• ステップ1：WP Document RevisionsおよびMembersプラグインをインストールする
• ステップ2：WP Document Revisionsに新しいドキュメントをアップロードする
• ステップ3：ドキュメント用の独自のワークフローステートを作成する
• Step 4: Manage User Roles and Document Access in WordPress

ステップ1：WP Document RevisionsおよびMembersプラグインをインストールする

WordPressでドキュメント管理システムをセットアップする最も簡単な方法は、WP Document Revisions を使用することです。このプラグインを使用すると、他の人とファイルを共同作業したり、ドキュメントをオンラインで保存したり、各ドキュメントの完全な改訂履歴を確認したりできます。

インストールすべきもう1つのプラグインは Membersです。このプラグインを使用すると、WordPressユーザーロールの権限を作成およびカスタマイズできます。これは、ドキュメントへのアクセスを管理するのに役立ちます。

このガイドでは、メンバーの無料バージョンで十分です。ただし、メンバーシップレベルの追加、保護されたコンテンツの作成、さまざまなメンバーシップレベルに基づいたアクセス制限などの追加機能を利用するには、プレミアム版のMemberPressにアップグレードすることをお勧めします。

まず、これらのプラグインをインストールして有効化する必要があります。詳細については、WordPressプラグインのインストール方法に関するステップバイステップガイドをご覧ください。

次に、次のステップに進みます。

ステップ2：WP Document Revisionsに新しいドキュメントをアップロードする

WP Document Revisionsプラグインを有効にすると、左側のメニューに新しい「ドキュメント」オプションが表示されます。

WordPressにドキュメントをアップロードしてみましょう。これを行うには、ドキュメント » すべてのドキュメントに移動します。次に、「ドキュメントを追加」ボタンをクリックします。

次に、ドキュメントにタイトルを付ける必要があります。これは、特に WordPress ダッシュボードを他のユーザーと共有している場合、ドキュメントを特定するのに役立つものであるべきです。例えば、ゲストブロガー。

これが完了したら、「新規バージョンをアップロード」ボタンをクリックします。

これにより、「ドキュメントのアップロード」ポップアップが表示されます。これは、標準のWordPressメディアライブラリと同様に機能します。

ドキュメントをポップアップにドラッグアンドドロップするか、「ファイルを選択」をクリックしてコンピューターからファイルを選択できます。

WP Document Revisions は、ファイルをWordPressにアップロードします。

WP Document Revisionsには強力なバージョン管理機能があります。これにより、ドキュメントの履歴全体を表示して、他のユーザーと共同作業することができます。ファイルの以前のバージョンを開いて、いつでも以前のバージョンを復元することもできます。

ドキュメントをアップロードまたは更新するたびに、改訂履歴の要約にメモを入力できます。

これらのメモは、画面下部の更新ログに、更新を行った人物の名前の横に表示されます。

アップデートに新しいファイルのアップロードが含まれていた場合、「復元」リンクも表示されます。

このリンクをクリックするだけで、このバージョンのドキュメントを復元できます。以前のバージョンのファイルに戻しても、履歴はそのまま残るため、情報を失うことはありません。

これが完了したら、ドキュメントのワークフローステートを設定できます。

ダッシュボードを他のユーザーと共有する場合、この機能により、ドキュメントが初期ドラフト、レビュー中、進行中、またはその他の状態であることが全員に通知されます。これにより、誤解を避け、複数著者によるWordPressブログの編集ワークフローを改善するのに役立ちます。

「ワークフローの状態」の下にあるドロップダウンを開き、リストからオプションを選択するだけです。

次に、説明を追加すると、他のユーザーがファイルの内容を理解するのに役立ちます。

これを行うには、テキストエディタに直接入力するだけです。このセクションには、すべての標準的なテキスト書式設定オプションが含まれているため、リンクを追加したり、箇条書きや番号付きリストを作成したり、太字や斜体の書式設定などを追加したりできます。

ファイルや追加情報（目次や付録のようなもの）をユーザーが理解するのに役立つドキュメント画像を追加することもできます。

このプロセスは、WordPressの投稿やページにアイキャッチ画像を追加するのと似ています。「ドキュメント画像を設定」を選択し、メディアライブラリから画像を選択するか、コンピューターから新しいファイルをアップロードするだけです。

ファイルをアップロードすると、WP Document Revisionsはあなたをドキュメントの所有者としてマークします。

このファイルを他の人に割り当てるには、「オーナー」ドロップダウンを開き、リストから新しいユーザーを選択するだけです。これにより、特にWordPressブログに多くのユーザーや著者を 追加した場合に、ドキュメントを整理するのに役立ちます。

デフォルトでは、WP Document Revisionsはファイルを非公開で公開するため、ログインユーザーのみが表示できます。

もう1つのオプションは、ドキュメントをWordPressウェブサイトに公開して、ダッシュボードにログインせずにアクセスできるようにすることです。

ドキュメントを公開した場合でも、「表示設定」の横にある「編集」リンクをクリックしてパスワードを追加することをお勧めします。

次に、「パスワード保護」を選択し、「パスワード」フィールドに安全なパスワードを入力します。

これが完了したら、「OK」をクリックして変更を保存します。

パスワードを使いたくないですか？ その場合は、上記と同じ手順に従いますが、今回は「公開」を選択してください。

ファイルをどのように公開しても、WP Document Revisionsはタイトルのすぐ下にそのURLを表示します。ユーザーはこのURLにアクセスしてファイルを表示できます。

カスタムパーマリンクを作成するには、「編集」ボタンをクリックします。

次に、新しいURLを入力して「OK」をクリックします。

入力した情報に満足したら、「更新」ボタンをクリックして設定を保存します。

ステップ3：ドキュメント用の独自のワークフローステートを作成する

前のステップで確認したように、ワークフローの状態により、ドキュメントが初期ドラフトであるか、進行中であるか、またはその他の状態であるかを簡単に確認できます。ブログ投稿を下書きまたは公開として保存する方法と同様に、状態は編集ワークフローを改善できます。

WP Document Revisionsには、最終、進行中、初期ドラフト、レビュー中の4つのデフォルトのワークフロー状態があります。これらのデフォルトの状態を変更したり、状態を追加したりする必要がある場合があります。

ワークフローステートを変更するには、ドキュメント » ワークフローステートに移動します。既存のステートをカスタマイズしたい場合は、その上にカーソルを合わせて「編集」ボタンをクリックするだけです。

ここでワークフローの状態の名前、スラッグ、説明を変更できるエディターが開きます。これは、WordPressでカテゴリとタグを編集する方法と似ています。

変更が完了したら、「更新」ボタンをクリックします。

新しいワークフロー状態を追加することもできます。

ドキュメント » ワークフローステートで、新しい名前、スラッグ、説明を入力します。次に、「新しいワークフローステートを追加」ボタンをクリックします。

ステップ4：WordPressでのユーザーロールとドキュメントアクセスを管理する

デフォルトでは、WP Document Revisions は、ユーザーの ユーザーロール に基づいて、異なるドキュメント編集機能を割り当てます。たとえば、著者は他の人が公開したドキュメントを編集したり、非公開で公開されたドキュメントを読んだりすることはできません。

デフォルトの権限は、ほとんどのウェブサイトに適しているはずです。ただし、これらの設定のいずれかを確認または変更したい場合は、最も簡単な方法は Membersを使用することです。

Membersをインストールして有効化した後、WordPressウェブサイトのすべての異なるユーザーロールを確認するには、 メンバー » ロール ページにアクセスしてください。

ここで、変更したいユーザーロールの上にマウスカーソルを合わせます。

その後、「編集」が表示されたらクリックして進むことができます。これにより、ユーザーロールエディターが開きます。

左側の列には、すべてのコンテンツタイプが表示されます。

左側のメニューで「ドキュメント」をクリックします。

このユーザーロールが持つすべての権限が表示されます。たとえば、他のユーザーのファイルを削除したり、自分のドキュメントを編集したりする機能などです。

各権限について、「付与」または「拒否」のチェックボックスをクリックするだけです。

変更に満足したら、「更新」をクリックします。

Membersプラグインの詳細については、WordPressでユーザーロールに機能を追加または削除する方法に関するガイドを参照してください。

このプラグインをインストールすると、各ドキュメントへのアクセスを制御することもできます。単に「ドキュメント」»「すべてのドキュメント」に移動します。

ここで、いずれかのファイルにカーソルを合わせると、表示される「編集」リンクをクリックします。

次に、「コンテンツ権限」ボックスにスクロールします。ここでは、WordPressブログまたはウェブサイトのすべてのユーザーロールのリストが表示されます。

このドキュメントにアクセスする必要がある各ロールの横にあるチェックボックスをオンにするだけです。

このセクションには、有料メンバーシップタブも表示されます。これにより、有料メンバーへのアクセスを制限できます。

WordPressのメンバーシップサイトの作成に関する究極のガイドについては、WordPressメンバーシップサイトの作成に関する究極のガイドをご覧ください。

変更に満足したら、以前と同様に設定を保存するために「更新」をクリックします。

WordPressファイルを管理するその他の方法を学ぶ

このガイドでは、WordPressを使用して重要なドキュメントをすべて整理する方法を説明しました。しかし、WordPressでできることはそれだけではありません。WordPressでのファイル管理をさらに簡単にする方法をいくつかご紹介します。

スプレッドシートやプレゼンテーションのようなファイルをウェブサイトにアップロードする必要がありますか？WordPressで追加のファイルタイプをアップロードできるようにする方法に関するガイドがお役に立ちます。これにより、WordPressでこれらのファイルも受け入れられるようになり、すべてを1か所にまとめることができます。

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最後に、PDFを特にアップロードする必要がある場合は、それに関するガイドもあります！WordPressサイトにPDFファイルをアップロードする方法は、それらのPDFをウェブサイトに簡単に掲載し、正しく表示されるようにする方法を示しています。

この記事で、WordPressを使ったドキュメントやファイルの管理方法を学べたことを願っています。また、おすすめのWordPressアクティビティログおよびトラッキングプラグインの比較や、WordPressのゴミ箱を自動的に空にする方法に関するガイドもご覧ください。

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