Nextiva

Wybór niewłaściwego systemu telefonii biznesowej to błąd, który kosztuje więcej niż pieniądze; kosztuje Cię zaufanie.

Wiem, bo popełniłem ten błąd. Nasza firma była kiedyś nękana przez słabą jakość połączeń i przerywane transfery, podważając profesjonalny wizerunek, który tak bardzo starałem się stworzyć. 

To skłoniło mnie do wielomiesięcznych poszukiwań idealnego VoIP dla rozwijającej się firmy, takiej jak nasza. Doświadczenie nauczyło mnie, że większość właścicieli małych firm stoi przed tym samym dylematem: chcesz profesjonalnego VoIP bez złożoności lub kosztów systemów klasy korporacyjnej. 

Ostatecznie moje poszukiwania doprowadziły mnie do Nextiva – i od tego czasu używamy go w WPBeginner i wielu naszych partnerskich markach. 

W tej recenzji Nextiva zabiorę Cię za kulisy tego doświadczenia. Podzielę się nieoczekiwanymi wyzwaniami związanymi z konfiguracją, z którymi się zetknąłem, i najlepszymi funkcjami, na których polegamy każdego dnia. 

Czy Nextiva jest dla Ciebie odpowiednim VoIP? Dowiedzmy się w tej szczegółowej recenzji Nextiva.

Recenzja Nextiva: Dobre, złe i brzydkie (Moje doświadczenie)

Kiedy po raz pierwszy założyłem firmę, zrobiłem to, co robi większość nowych właścicieli firm. Używałem swojego prywatnego telefonu komórkowego jako firmowej linii telefonicznej.

Delikatnie mówiąc, to był błąd. Byłem w środku kolacji z rodziną, a dzwonił telefon służbowy, albo przegapiłem ważny telefon osobisty, bo myślałem, że to kolejna oferta sprzedaży. Nie było podziału, żadnego „wyłącznika”. To było stresujące.

Krótko zastanawiałem się nad tradycyjną linią biznesową od dostawcy takiego jak AT&T. Jednak były one drogie, związane z fizyczną lokalizacją i nie oferowały żadnej elastyczności dla mojego zespołu, który w większości pracuje z domu. Po prostu nie pasowało to do nowoczesnego, zwinnego biznesu.

To jest właśnie zestaw problemów, które Nextiva rozwiązała dla mnie z dnia na dzień.

Nextiva to popularna usługa VoIP i wirtualna usługa telefoniczna dla firm, która może pomóc w efektywniejszym zarządzaniu połączeniami. Oferują routing połączeń, ustawianie godzin pracy firmy, nielimitowane krajowe połączenia głosowe, nielimitowane firmowe wiadomości SMS, pocztę głosową do tekstu, przenoszenie numerów, identyfikację rozmówcy, przekierowanie połączeń, niestandardowe powitania i wiele więcej.

Ale tym, co naprawdę wyróżnia Nextiva, jest to, że integruje całą naszą komunikację w jednym miejscu.

Mój zespół może prowadzić rozmowę telefoniczną, wysłać wewnętrzny czat, aby poprosić o pomoc, a następnie płynnie przełączyć się na wideokonferencję z klientem, wszystko z jednej aplikacji.

Daje naszemu małemu, zdalnemu zespołowi moc i profesjonalny wizerunek ogromnej korporacji. To samo w sobie oszczędza nam niesamowitą ilość czasu i wysiłku każdego dnia.

Recenzja Nextiva: Szybki przegląd

W pośpiechu? Nie ma problemu – oto szybkie podsumowanie punktów, które omówię w tej recenzji Nextiva:

Najlepszy dla	Małe i duże firmy, zwłaszcza zespoły zdalne, które potrzebują profesjonalnego i zunifikowanego systemu komunikacji.
Kluczowe funkcje	Połączenia VoIP, automatyczna sekretarka, wideokonferencje, integracje CRM, analiza połączeń, aplikacje mobilne i desktopowe.
Zalety	Platforma „wszystko w jednym” do rozmów, wideo i SMS. Bardzo niezawodny czas pracy. Potężne funkcje routingu połączeń. Doskonała aplikacja mobilna chroni Twój prywatny numer.
Wady	Funkcja poczty głosowej na tekst jest dostępna tylko w planie najwyższego poziomu. Każdy dodatkowy numer telefonu wiąże się z dodatkową miesięczną opłatą. Funkcje marketingu SMS są dość podstawowe.
Ceny	Zaczyna się od 30 USD za użytkownika miesięcznie. Czytelnicy WPBeginner mogą uzyskać zniżkę 40% i płacić tylko 21 USD za użytkownika miesięcznie.

Recenzja Nextiva: Czy to właściwa usługa telefoniczna dla Twojej firmy?

W miarę jak mój biznes stawał się coraz bardziej ruchliwy, liczba przychodzących połączeń znacząco wzrosła.

Moja stara metoda polegająca na używaniu telefonu komórkowego do wszystkiego przestała działać. Było to nieprofesjonalne i zaczęło spowalniać całą naszą działalność. W okresach wzmożonego ruchu traciliśmy ważne połączenia, wiadomości nie były poprawnie przekazywane między członkami zespołu, a ja widziałem, że jakość obsługi klienta na tym cierpi.

Zdałem sobie sprawę, że dobra usługa telefoniczna dla firm to nie tylko kwestia profesjonalnego brzmienia. Chodzi o niezawodny sposób zarządzania komunikacją w miarę rozwoju firmy.

Mając to na uwadze, zobaczmy, czy Nextiva jest odpowiednią usługą telefoniczną dla Twojego bloga WordPress lub strony internetowej. 

1. Usługa telefoniczna VoIP

Ponieważ Nextiva jest usługą telefoniczną VoIP, wykorzystuje internet do wykonywania i odbierania połączeń zamiast tradycyjnych linii stacjonarnych. To czyni ją znacznie bardziej przystępną cenowo opcją dla nas.

Ale pierwsze pytanie, jakie zawsze słyszę od innych właścicieli firm, brzmi: „Co się stanie, jeśli internet przestanie działać?”. To uzasadniona obawa i była ona również moją największą.

Z mojego doświadczenia wynika, że usługa jest niezwykle stabilna. Nawet gdy nasz zespół jest najbardziej zajęty i prowadzi wiele rozmów jednocześnie, jakość połączenia pozostaje czysta i nie mieliśmy problemów z zrywaniem połączeń.

Wiem, że ta niezawodność nie jest przypadkiem.

Chociaż nie będę zagłębiać się w szczegóły techniczne, Nextiva obsługuje wiele centrów danych jako kopie zapasowe. Reklamują 99,999% dostępności, co może brzmieć jak zwykła liczba marketingowa.

Ale szczerze mówiąc, przez te kilka lat, odkąd z nimi współpracujemy, nie przypominam sobie ani jednego razu, aby sama usługa Nextiva była niedostępna. Ta spójność jest dla nas kluczowa, aby utrzymać profesjonalną obsługę naszych klientów.

2. Nieograniczone połączenia telefoniczne krajowe

Jednym z głównych powodów, dla których wybrałem Nextiva, były przewidywalne miesięczne koszty.

Z naszym starym dostawcą telefonu rachunek potrafił się znacznie wahać, zwłaszcza jeśli mieliśmy pracowity miesiąc i wykonywaliśmy wiele połączeń na numery komórkowe. Utrudniało to budżetowanie.

Nextiva oferuje nielimitowane połączenia krajowe w USA i Kanadzie, z bezpłatnymi minutami. Nie ma żadnych niespodziewanych opłat, co znacznie upraszcza planowanie finansowe.

Warto jednak zaznaczyć, że połączenia międzynarodowe nie są wliczone i są rozliczane na podstawie opłat za minutę. Jeśli masz wielu międzynarodowych klientów, te koszty mogą się sumować.

Kiedy przygotowywaliśmy się do zmiany, moim największym zmartwieniem było utratenie naszego dotychczasowego numeru firmowego. Jest on na naszej stronie internetowej i we wszystkich naszych materiałach marketingowych.

Myśl o jego zmianie była głównym zmartwieniem. Na szczęście udało nam się przenieść nasz dotychczasowy numer do nowego systemu.

Proces ten nazywa się „portowaniem numeru”. Dla naszych klientów nic się nie zmieniło. Nadal dzwonili pod numer, który już znali, co było kluczowe dla płynnego przejścia.

Oto wskazówka, którą podzieliłem się z innymi właścicielami firm: Nextiva pozwala również dodawać numery z różnymi kodami obszaru do Twojego konta. Może to pomóc w nawiązaniu bardziej lokalnej obecności na kluczowych rynkach.

Ta kombinacja przenośności numerów i nieograniczonych rozmów daje Ci swobodę rozwoju bez martwienia się o koszty komunikacji.

3. Obsługa wielu urządzeń

Jedną z rzeczy, które naprawdę doceniłem, jest elastyczność Nextiva, jeśli chodzi o sprzęt.

Obsługują tradycyjne analogowe telefony stacjonarne, telefony konferencyjne i każde inne urządzenie telefoniczne, którego chcesz użyć. Istnieje jednak również aplikacja „softphone” Nextiva dla przeglądarek i komputerów stacjonarnych, dzięki czemu nasz zespół może wykonywać połączenia głosowe przez swoje komputery.

Niektórzy członkowie mojego zespołu nie chcieli kolejnego elementu sprzętu, więc było to idealne rozwiązanie. Po prostu używają zestawu słuchawkowego podłączonego do komputera i korzystają z aplikacji desktopowej Nextiva do wykonywania i odbierania połączeń.

Fakt, że każdy mógł wybrać konfigurację, która najlepiej mu odpowiadała, był świetnym początkiem.

Dla mnie najważniejszym narzędziem jest ich aplikacja mobilna. Przed Nextiva często musiałem podawać swój prywatny numer telefonu komórkowego klientom w celu kontaktu „po godzinach”. Oznaczało to, że połączenia biznesowe mogły przychodzić w dowolnym momencie, zacierając granicę między moim życiem zawodowym a prywatnym.

Teraz mogę wykonywać i odbierać połączenia za pomocą ich aplikacji na iOS i naszego głównego numeru firmowego.

Klienci widzą mój profesjonalny numer, a mój prywatny numer pozostaje prywatny. Pod koniec dnia mogę ustawić swój status na „niedostępny”, co pomaga mi odpowiednio się wyłączyć.

Ale aplikacja to coś więcej niż tylko sposób na odbieranie połączeń. Daje mi pełną kontrolę administracyjną nad naszym systemem telefonicznym, co okazało się niezwykle przydatne.

Chociaż jest potężna, muszę przyznać, że interfejs aplikacji mobilnej czasami może wydawać się nieco zatłoczony, ponieważ zawiera tak wiele funkcji. Wymaga przyzwyczajenia się w porównaniu do bardziej przestronnej aplikacji desktopowej.

4. Wiele numerów telefonów firmowych

Posiadanie wielu numerów telefonów dzięki Nextiva dało nam prawdziwą przewagę.

Kiedy zaczynasz, Nextiva zapewni Ci zarówno bezpłatny numer (toll-free), jak i numery lokalne. Może to być niezwykle cenne dla wizerunku Twojej firmy. Twój bezpłatny numer zapewnia profesjonalną, ogólnokrajową obecność, podczas gdy numery lokalne pomagają utrzymać regionalny charakter na różnych rynkach.

Na przykład, jeśli chcesz rozszerzyć swój zespół wsparcia, aby objąć Zachodnie Wybrzeże, możesz uzyskać lokalny numer z Kalifornii i skonfigurować specyficzne reguły routingu dla różnych stref czasowych.

Ponadto łatwo jest dodawać nowe numery. Sam robiłem to kilka razy bezpośrednio z panelu administracyjnego online.

Za każdy dodatkowy numer pobierana jest dodatkowa miesięczna opłata, ale biorąc pod uwagę lokalną obecność, którą zapewnia, uważam, że niewielki koszt jest łatwo uzasadniony.

Nextiva oferuje również numery z nazwą, takie jak te, które mogą literować nazwę Twojej firmy na klawiaturze. Sprawdziłem to, ale zdecydowałem, że dodatkowy koszt nie jest obecnie konieczny dla naszej firmy. Jest to jednak miła opcja na przyszłość.

A jeśli masz już specjalny numer bezpłatny lub lokalny u innego dostawcy, możesz go przenieść ze sobą podczas zmiany.

5. Przekierowanie połączeń

Przekierowanie połączeń to prawdopodobnie najważniejsza funkcja dla mojej firmy. Ponieważ mój zespół pracuje w różnych lokalizacjach, sposób, w jaki kierujemy nasze połączenia, jest kluczem do całej naszej działalności. Przez lata spędziłem dużo czasu w ustawieniach Nextiva, aby to wszystko dopracować.

Konfiguracja podstawowych ustawień jest bardzo prosta. Na przykład możesz ustawić swój główny numer tak, aby dzwonił do zespołu w typowych godzinach pracy, od 9:00 do 17:00. Po godzinie 17:00 może on automatycznie przekierowywać do poczty głosowej po godzinach pracy.

Lubię również wstępnie programować nasze godziny pracy w święta na początku roku. Zajmuje to tylko kilka minut i nie muszę martwić się o ręczne wprowadzanie zmian przed świętem państwowym.

Podczas podróży możesz przekierowywać połączenia na swoje urządzenie mobilne, co jest ratunkiem dla utrzymania spójnej komunikacji z klientami.

Ale tutaj robi się naprawdę przydatne – Nextiva pozwala tworzyć warunkowe reguły przekierowania. Na przykład Nextiva może inaczej przekierowywać połączenia od klientów VIP niż ogólne połączenia wsparcia.

Oznacza to, że połączenia o wysokim priorytecie mogą dzwonić na wiele urządzeń jednocześnie lub podążać określoną sekwencją numerów, dopóki ktoś nie odbierze. Możesz tego użyć, aby zaoferować wsparcie premium, zapewniając, że Twoi najważniejsi klienci nigdy nie trafią na pocztę głosową.

Możesz również skonfigurować stałe przekierowanie połączeń, przekierowanie połączeń zajętych lub przekierowanie połączeń nieodebranych.

6. Numer bezpłatny

Jedną z rzeczy, która od razu zrobiła na mnie wrażenie, było to, jak szybko mogliśmy zacząć działać. Zaraz po rejestracji otrzymaliśmy nowy numer bezpłatny i lokalny numer z Florydy.

Dla firmy internetowej takiej jak WPBeginner z międzynarodową publicznością, posiadanie tego numeru 800 natychmiast sprawiło, że wyglądamy bardziej profesjonalnie i jesteśmy bardziej ugruntowani.

Najlepsze w tym było to, że cały system działa w chmurze. Ponieważ nasz zespół jest rozproszony po całym świecie, nie było potrzeby wysyłania sprzętu ani umawiania technika.

Po prostu wysłałem każdemu członkowi zespołu informacje o logowaniu. Pobrali aplikację mobilną Nextiva na swoje komputery, zalogowali się i ich firmowy telefon był gotowy do użycia. Wykonywaliśmy i odbieraliśmy połączenia w mniej niż godzinę, co jest ogromną zaletą, gdy działasz szybko.

Nextiva oferuje również prosty panel administracyjny oparty na przeglądarce, w którym można dodać godziny otwarcia firmy, skonfigurować numery wewnętrzne zespołu, ustawić pocztę głosową, zaprojektować przepływy połączeń i wiele więcej.

Pierwsze rzeczy, które skonfigurowałem, to nasze godziny otwarcia i powitania poczty głosowej. Następnie poświęciłem trochę czasu na zaplanowanie ścieżki dla naszych dzwoniących – ustawiając menu, aby mogli nacisnąć „1” dla sprzedaży lub „2” dla wsparcia, na przykład. Możliwość wizualnego projektowania sposobu routingu naszych połączeń do różnych zespołów była niezwykle pomocna.

Będę szczery, przytłaczająca liczba opcji w kreatorze przepływu połączeń była na początku onieśmielająca. To potężne narzędzie, ale spodziewaj się spędzić kilka godzin na oglądaniu samouczków, aby naprawdę je opanować.

W miarę rozwoju naszej firmy system rozwijał się wraz z nami. Na przykład, gdy potrzebowaliśmy dedykowanej linii telefonicznej dla naszego zespołu wsparcia, mogłem zalogować się i dodać dla nich nowy numer za pomocą kilku kliknięć.

Gdy już wszystko będzie gotowe, Twój zespół będzie mógł natychmiast wybierać numery telefonów i dzwonić do nowych potencjalnych klientów jednym kliknięciem. Nie jest to prawdziwe automatyczne wybieranie numerów, ale oszczędza czas i zapobiega błędom podczas wybierania numeru przy każdym połączeniu, co naprawdę się sumuje w ciągu dnia.

7. Funkcje zarządzania kontaktami

Chociaż używamy dedykowanej platformy obsługi klienta do zarządzania naszymi relacjami z klientami. Byłem naprawdę pod wrażeniem narzędzi do zarządzania kontaktami, które są wbudowane bezpośrednio w Nextiva.

Dla firmy, która dopiero zaczyna, te funkcje mogą być wszystkim, czego potrzebujesz, aby generować leady i zarządzać procesem sprzedaży.

Szczególnie przydatna jest możliwość planowania działań następczych.

Jeśli potencjalny klient mówi, że potrzebuje więcej informacji i prosi o oddzwonienie w przyszłym tygodniu, członek mojego zespołu może od razu utworzyć zadanie przypominające. To zadanie pojawi się na jego ekranie w zaplanowanym dniu, zapewniając, że nigdy nie zapomnimy o kontakcie z potencjalnym klientem.

Agenci na żywo mogą wizualnie śledzić cały proces sprzedaży i przeglądać szczegółowe metryki za pomocą monitorowania połączeń.

Nie chodzi o sprawdzanie swojego zespołu, ale o identyfikowanie wzorców. Na przykład, jeśli zauważę gwałtowny wzrost czasu obsługi zgłoszeń, może to sygnalizować problem z nową aktualizacją oprogramowania, którym muszę się zająć. Nextiva dostarcza nam informacji, których potrzebujemy, aby stale ulepszać naszą obsługę klienta.

Jednak w miarę rozwoju Twojej firmy prawdopodobnie okaże się, że jej funkcje CRM nie zastąpią dedykowanej platformy, takiej jak HubSpot czy Salesforce. Jest świetna do podstawowych zadań, ale w pewnym momencie prawdopodobnie będziesz potrzebować zaawansowanych raportów i automatyzacji marketingu, które oferuje dedykowana platforma CRM.

8. IVR z obsługą mowy

Wraz ze wzrostem liczby naszych połączeń potrzebowaliśmy lepszego sposobu kierowania klientów do odpowiedniej osoby bez długiego i frustrującego menu. Właśnie dlatego automatyczna centrala Nextiva (nazywana przez nich interaktywnym systemem głosowym lub IVR) okazała się niezwykle pomocna.

Przyznam, że na początku byłem sceptyczny. Wszyscy korzystaliśmy z tych systemów głosowych, które nigdy nie wydają się rozumieć, co mówisz.

Jednak wersja Nextiva zrobiła na mnie duże wrażenie. Zamiast naciskać „1” dla sprzedaży i „2” dla wsparcia, dzwoniący mogą po prostu powiedzieć, czego potrzebują, na przykład „pytanie o rozliczenia” lub „pomoc z OptinMonster”.

System rozumie i kieruje ich do właściwego zespołu poprawnie w około 90% przypadków. Chociaż nadal może sporadycznie źle zrozumieć dzwoniącego, ogólnie IVR może znacznie zmniejszyć frustrację, której klienci zazwyczaj doświadczają w przypadku systemów zautomatyzowanych.

Szczególnie cenię sobie sposób, w jaki Nextiva radzi sobie z okresami szczytu. Może podać dzwoniącym szacowany czas oczekiwania i zaoferować oddzwonienie, co może znacząco poprawić wskaźniki satysfakcji klientów.

Ponieważ system wykonuje wstępne sortowanie, nasi agenci wsparcia i sprzedaży mogą skupić się na tym, co robią najlepiej: pomaganiu klientom. Spędzają mniej czasu na działaniu jako centrala telefoniczna, a więcej czasu na rozwiązywaniu rzeczywistych problemów. Połączenia, które do nich docierają, pochodzą od osób, które są już we właściwym miejscu, gotowe do rozmowy.

9. System telefonu z automatyczną sekretarką

Funkcja automatycznej centrali może zmienić sposób obsługi połączeń przychodzących. Działa ona zasadniczo jako cyfrowa recepcjonistka dla naszej firmy, pracując 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, aby zapewnić, że każdy dzwoniący zostanie odpowiednio przywitany i skierowany we właściwe miejsce.

Myślałem, że jej konfiguracja będzie bardzo technicznym procesem, ale okazała się zaskakująco prosta dzięki panelowi administracyjnemu Nextiva. Opiszę, jak to zrobiłem.

Najpierw stworzyłem nasze główne powitanie biznesowe.

Szybka wskazówka: zamiast używać głosu generowanego przez komputer, napisałem krótki, powitalny skrypt i poprosiłem członka zespołu z dobrym głosem o jego nagranie. Po prostu przesłaliśmy plik audio, a to natychmiast nadało naszej firmie bardziej osobisty i profesjonalny charakter.

Następnie skonfigurowałem opcje menu.

Zastanowiłem się nad głównymi powodami, dla których klienci do nas dzwonią i stworzyłem proste wybory: „Naciśnij 1, aby uzyskać informacje o sprzedaży”, „Naciśnij 2, aby uzyskać wsparcie” i tak dalej.

Do każdej z tych opcji przypisałem grupę członków zespołu. Na przykład, gdy dzwoniący naciśnie 2, jednocześnie dzwoni do wszystkich członków naszego zespołu wsparcia, a pierwsza osoba, która odbierze, przejmuje połączenie.

Jedną z najważniejszych rzeczy do skonfigurowania jest to, co dzieje się, gdy nikt nie jest dostępny do odebrania. Nigdy nie chcesz, aby połączenie klienta dzwoniło w nieskończoność.

Na przykład, możesz poprosić dzwoniącego o pozostawienie wiadomości głosowej lub przekierować go do innego zespołu. To proste zabezpieczenie, które gwarantuje, że żadne zapytanie klienta nigdy nie zostanie zgubione.

10. Zaawansowane transkrypcje poczty głosowej

Transkrypcja poczty głosowej w Nextiva to jedna z tych funkcji, bez której po jej posiadaniu nie wyobrażasz sobie pracy.

Pamiętaj tylko, że jest ona dostępna tylko w planie Enterprise, co było trochę rozczarowujące. Uważam, że tak przydatna funkcja powinna być dostępna również w planie średniej klasy Nextiva.

Oto jak to działa: kiedy ktoś zostawia wiadomość głosową na dowolnej z naszych linii, system automatycznie transkrybuje ją na tekst i wysyła w wiadomości e-mail.

Zamiast ręcznie odsłuchiwać każdą wiadomość, zatrzymywać się, aby zapisać numery telefonów i szczegóły, możesz po prostu przeczytać wiadomość w kilka sekund. Możemy szybko zobaczyć, czego potrzebuje klient i przypisać go do odpowiedniej osoby, co oznacza, że znacznie szybciej odpowiadamy ludziom.

Najlepsze jest to, że możesz dyskretnie sprawdzać pilne wiadomości głosowe, czytając transkrypcje, zamiast wychodzić, aby odsłuchać wiadomości.

Inną nieoczekiwaną korzyścią jest to, że tworzy przeszukiwalny archiwa naszych wiadomości głosowych.

Zaledwie kilka dni temu członek zespołu musiał przypomnieć sobie szczegóły rozmowy sprzed kilku miesięcy. Udało im się wyszukać nazwisko klienta w naszej skrzynce odbiorczej, a oryginalna transkrypcja wiadomości głosowej pojawiła się od razu. Posiadanie tego kontekstu natychmiast dostępnego jest niezwykle cenne.

11. Analiza połączeń i raporty

Jako właściciel firmy nie mogę wysłuchać każdej rozmowy z klientem. Ale nadal muszę mieć dobre pojęcie o tym, jak działa nasz zespół i czego doświadczają nasi klienci.

Mam ten ogólny obraz dzięki funkcjom analitycznym i raportowania Nextiva.

Na przykład, mam zwyczaj co tydzień przeglądać nasz pulpit nawigacyjny połączeń. Jakiś czas temu zauważyłem wzorzec: codziennie między 12:00 a 13:00 czasu wschodniego mieliśmy stały wzrost liczby nieodebranych połączeń.

Szybkie spojrzenie wykazało, że była to jedna z naszych najintensywniejszych godzin, ale także wtedy wielu członków naszego zespołu miało przerwę na lunch.

Korzystając z tych prostych danych, postanowiliśmy rozłożyć harmonogramy lunchowe. Niemal natychmiast liczba nieodebranych połączeń w tej godzinie spadła do zera. Był to wyraźny problem, który dane ułatwiły do zauważenia i rozwiązania.

Nextiva oferuje również ankiety online, dzięki czemu możesz uzyskać opinie bezpośrednio od klientów.

Pozwala to na monitorowanie liczby połączeń, satysfakcji klienta i innych ważnych wskaźników. Możesz również wykryć potencjalne problemy, zanim zaczną kosztować Twoją firmę pieniądze.

Te narzędzia pozwalają nam być proaktywnymi. Zamiast czekać, aż klient się sfrustruje i wyśle zły e-mail, możemy zobaczyć trendy w danych (takie jak nieco dłuższe czasy oczekiwania lub spadek wskaźników satysfakcji) i możemy zbadać oraz naprawić podstawowy problem, zanim przerodzi się on w większy problem.

12. Wideokonferencje

Jako założyciel firmy, która od lat działa w modelu zdalnym, wideokonferencje są spoiwem, które łączy nasz zespół.

Wcześniej często żonglowaliśmy różnymi aplikacjami – jedną dla naszego systemu telefonicznego, drugą dla spotkań wideo. Posiadanie wysokiej jakości połączeń wideo wbudowanych bezpośrednio w tę samą platformę Nextiva, której używamy do wszystkiego, znacznie uprościło nasz codzienny przepływ pracy.

Dzięki Nextiva możesz z łatwością organizować wideokonferencje, korzystając z wirtualnego numeru telefonu firmowego i cieszyć się dźwiękiem HD. Połączenia te obejmują również udostępnianie ekranu, udostępnianie plików i webinarów wsparcie.

Regularnie nagrywamy również nasze ważne spotkania, takie jak zebrania ogólne czy sesje szkoleniowe.

Jeśli członek zespołu nie może uczestniczyć, po prostu udostępniamy mu nagranie. Zapewnia to, że wszyscy są na bieżąco i mają zasób, do którego mogą się odwołać, jeśli potrzebują potwierdzić podjętą decyzję. To proste, ale potężne narzędzie do utrzymania spójności zdalnego zespołu.

13. Usługa faksu online

Wiem, co większość ludzi myśli, gdy słyszy słowo „faks”.

„Czy ktoś tego jeszcze używa?”. Dla 99% naszej działalności w WPBeginner odpowiedź brzmi: nie!

Jednak czasami napotkasz sytuacje, w których faksowanie jest nadal wymaganą metodą przesyłania bezpiecznych dokumentów. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku dokumentacji prawnej, finansowej lub rządowej.

W przeszłości było to prawdziwe utrapienie. Oznaczało to znalezienie lokalnego sklepu z artykułami biurowymi, który wysłałby za nas faks, co zawsze było niewygodne i nigdy nie wydawało się szczególnie bezpieczne.

Dobra wiadomość jest taka, że Nextiva oferuje internetową usługę faksu online, która łączy moc i łatwość poczty elektronicznej z bezpieczeństwem tradycyjnych faksu. To nowoczesne rozwiązanie starego wymogu.

Teraz, jeśli potrzebuję wysłać faks, nie potrzebuję fizycznej maszyny. Po prostu piszę e-mail, dołączam dokument jako PDF i wysyłam go na numer faksu odbiorcy za pośrednictwem Nextiva. Usługa konwertuje go i wysyła jako tradycyjny faks, a ja otrzymuję potwierdzenie e-mailem po dostarczeniu.

Nextiva automatycznie przechowuje wszystkie Twoje przychodzące i wychodzące faksy przez 6 miesięcy. Nasz zespół finansowy uznał to za przydatne kilka razy, gdy potrzebowaliśmy odnaleźć stary dokument do naszych archiwów.

Nextiva ma również wbudowane udostępnianie plików, dzięki czemu możesz łatwo pobierać i udostępniać swoje faksy klientom, partnerom i członkom zespołu. Jest to funkcja, której nie używamy na co dzień, ale kiedy jej potrzebujemy, jest niezwykle wygodna.

14. Prowadź kampanie marketingowe SMS

W moim świecie publikowania online marketing e-mailowy zawsze był królem.

Ale w miarę jak skrzynki odbiorcze stają się coraz bardziej zatłoczone, coraz trudniej jest przebić się przez szum. Dlatego zaczęliśmy eksperymentować z marketingiem SMS i byłem pod ogromnym wrażeniem tego, jak skuteczny może być w przypadku naszych najbardziej pilnych ogłoszeń.

Ludzie prawie zawsze czytają wiadomości tekstowe od razu. Oznacza to, że jest to świetny sposób na zwiększenie ruchu na blogu, zwiększenie zaangażowania użytkowników i uzyskanie większej liczby sprzedaży.

Nextiva jest do tego świetna.

Nie wysyłamy jednej generycznej wiadomości do całej naszej listy. Zamiast tego możemy tworzyć oddzielne grupy i wysyłać spersonalizowane wiadomości SMS do użytkowników.

Możemy również personalizować wiadomości, dodając imię klienta, co sprawia, że czuje się to bardziej jak rozmowa jeden na jeden.

Funkcja planowania Nextiva jest również kluczowa dla naszego zespołu marketingowego. Na przykład możemy przygotować i zaplanować wiadomości tekstowe na nasze promocje Black Friday i Cyber Monday. Następnie możemy skupić się na innych aspektach premiery, wiedząc, że kampania SMS będzie działać automatycznie.

Jest to potężny sposób na wywołanie natychmiastowego działania w naszych najważniejszych kampaniach. Chcę jednak jasno zaznaczyć, że nie jest to zamiennik dedykowanego narzędzia do marketingu SMS.

Nextiva jest świetna do wysyłania podstawowych ogłoszeń, ale brakuje jej zaawansowanej automatyzacji, segmentacji i szczegółowych analiz, które można by uzyskać z wyspecjalizowanej platformy.

15. Skonfiguruj Help Desk

Oprócz wsparcia telefonicznego, Nextiva oferuje kompletne, wielokanałowe rozwiązanie wsparcia, które może zastąpić Twoje oprogramowanie do obsługi zgłoszeń.

Umożliwia rozmowę z klientami za pośrednictwem wielu kanałów komunikacji z jednego pulpitu, w tym telefonu, poczty głosowej, SMS, czatu na żywo, wideo, wiadomości zespołowych i mediów społecznościowych. Możesz również odpowiadać na zapytania z tego samego pulpitu, niezależnie od tego, w jaki sposób skontaktował się z Tobą klient.

Cała historia tej interakcji (od początkowej wiadomości czatu po notatki z rozmowy telefonicznej) jest przechowywana razem w jednym ciągłym wątku. Oznacza to, że każdy członek Twojego zespołu może zobaczyć pełną historię, a klient nigdy nie musi się powtarzać.

Klienci mogą zgłaszać zgłoszenia, śledzić ich postępy i zarządzać swoimi kontami za pośrednictwem portalu samoobsługowego. System zarządzania zgłoszeniami Nextiva jest prosty, dzięki czemu możesz łatwo ustawiać priorytety, wysyłać przypomnienia, wysyłać wiadomości do swojego zespołu i wiele więcej.

16. Integruje się z najlepszymi CRM i aplikacjami

Jedną z najważniejszych rzeczy, których szukam w każdym nowym oprogramowaniu biznesowym, jest to, jak dobrze współpracuje ono z narzędziami, których już używamy. Chcę, aby nasze systemy rozmawiały ze sobą, aby zaoszczędzić czas i wysiłek mojemu zespołowi.

To był główny czynnik w naszej decyzji o wyborze Nextiva, ponieważ integruje się z mnóstwem aplikacji i usług, których możesz już używać na swojej stronie WordPress, blogu lub w sklepie internetowym.

Zespół Nextiva ma gotowe integracje dla wszystkich najlepszych pakietów produktywności, aplikacji do komunikacji zespołowej, narzędzi automatyzacji i nie tylko.

Nextiva bezproblemowo integruje się również ze wszystkimi najpopularniejszymi systemami CRM dla małych firm, w tym z HubSpot, Zendesk, Zoho i Salesforce.

Jeśli korzystasz z tych integracji, możesz organizować i segmentować listy w swoim CRM, a następnie wykonywać połączenia jednym kliknięciem. W zasadzie Nextiva może przekształcić Twój obecny CRM w rozwiązanie do obsługi połączeń wychodzących.

Ponadto Nextiva oferuje API i SDK dla określonych użytkowników, dzięki czemu można łatwo tworzyć zautomatyzowane przepływy pracy.

Oznacza to, że jeśli kiedykolwiek będziemy musieli stworzyć niestandardowe połączenie między Nextiva a jednym z naszych własnych systemów wewnętrznych, nasz zespół programistów ma elastyczność, aby to zrobić.

Dla mnie te integracje sprawiają, że Nextiva staje się nie tylko usługą telefoniczną, ale prawdziwym centrum komunikacji dla całej mojej firmy.

17. Wsparcie Społeczności i Profesjonalne

Ogólnie rzecz biorąc, stwierdziłem, że Nextiva to system, którym w dużej mierze można zarządzać samodzielnie. Zazwyczaj po prostu loguję się do panelu administratora, a następnie sam wykonuję typowe zadania.

Niezależnie od tego, czy chodzi o utworzenie konta dla nowego pracownika, czy o dostosowanie naszego głównego powitania, interfejs jest na tyle intuicyjny, że nie muszę dzwonić po pomoc za każdym razem, gdy chcę coś zmienić.

Kiedy mam pytanie, jestem typem osoby, która najpierw woli sama znaleźć odpowiedź. Mimo to, portal pomocy technicznej online Nextiva jest moim pierwszym celem. Jest wypełniony pomocnymi artykułami i przewodnikami wideo.

Pamiętam, kiedy po raz pierwszy próbowałem skonfigurować bardziej złożoną regułę routingu połączeń, po prostu otworzyłem jeden z ich samouczków wideo i postępowałem zgodnie z nim krok po kroku. Sprawiło to, że proces był jasny i prosty.

Oczywiście, czasami po prostu musisz porozmawiać z prawdziwą osobą. Jeśli chcesz porozmawiać bezpośrednio z zespołem Nextiva, wszystkie plany obejmują wsparcie e-mail, telefoniczne i czatu na żywo.

Świadomość, że masz niezawodne, ludzkie wsparcie dostępne, gdy go naprawdę potrzebujesz, zapewnia spokój ducha.

Doceniam również to, że oferują wsparcie we wszystkich swoich planach, nie tylko dla klientów z najwyższej półki. Dla mnie taki poziom dostępności jest kluczową częścią dobrej obsługi klienta.

Ceny i plany Nextiva

Jeśli chodzi o ceny, jedną z rzeczy, które doceniam w Nextiva, jest to, że plany są zaprojektowane tak, aby skalować się wraz z Twoją firmą. Nie musisz płacić za wiele złożonych funkcji, gdy dopiero zaczynasz.

Na przykład ich plany podstawowe obejmują wszystkie niezbędne funkcje potrzebne do profesjonalnego prowadzenia komunikacji biznesowej – takie jak numer telefonu firmowego, połączenia głosowe przychodzące i wychodzące, wideokonferencje oraz SMS-y biznesowe. Jest to idealne rozwiązanie dla małego zespołu.

Tymczasem, jeśli masz rozwijającą się firmę i potrzebujesz bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak centrum obsługi telefonicznej i kolejkowanie, bezpłatny numer telefonu oraz chatbot na stronie internetowej, możesz zacząć od 40 USD za użytkownika miesięcznie, płatne rocznie.

Kluczowe dla mnie było to, że ulepszyliśmy nasze plany dopiero wtedy, gdy nasze potrzeby biznesowe wyraźnie uzasadniały inwestycję.

Model rozliczeń per użytkownik jest standardem w branży, ale może stać się kosztowny, jeśli masz wielu członków zespołu, którzy potrzebują sporadycznego dostępu do telefonu, takich jak pracownicy zatrudnieni na część etatu lub stażyści, ponieważ nadal musisz płacić za pełne stanowisko dla każdego z nich.

Aby pomóc Ci uzyskać najlepszą możliwą cenę, zespół Nextiva przygotował specjalną ofertę dla czytelników WPBeginner. Korzystając z naszego kodu rabatowego Nextiva, możesz zacząć już od 21 USD miesięcznie za użytkownika (to 40% zniżki!)

Wniosek: Czy Nextiva to odpowiednia usługa telefoniczna dla Twojej firmy?

Więc, po kilku latach polegania na Nextiva w prowadzeniu WPBeginner i moich innych firm, jaki jest mój ostateczny werdykt? Dla mnie okazało się to niezawodnym i potężnym fundamentem dla całej strategii komunikacyjnej naszej firmy.

Często wracam myślami do wczesnych dni korzystania z mojego prywatnego telefonu komórkowego i tego, jak chaotyczne to było. Przeszliśmy od nieuporządkowanego systemu do dopracowanego, profesjonalnego systemu, który pozwala naszemu zespołowi zapewniać doskonałe doświadczenia klientom, niezależnie od tego, gdzie pracują.

Jako firma zdalna, możliwość utrzymania kontaktu przez mój zespół na dowolnym urządzeniu (ich laptopie, telefonie stacjonarnym lub aplikacji mobilnej) jest absolutnie kluczowa. Nextiva konsekwentnie to zapewnia.

Ostatecznie wszystkie funkcje, które omówiłem, od inteligentnego routingu połączeń po integracje CRM, służą jednemu głównemu celowi: poprawie naszych interakcji z klientami. I właśnie w tym Nextiva nam pomogła.

Ponieważ ceny są zaprojektowane tak, aby można je było skalować, jest to odpowiedni wybór dla firm każdej wielkości.

Możesz zacząć od podstawowych funkcji i dodawać bardziej zaawansowane w miarę rozwoju firmy, co jest rodzajem elastyczności, której potrzebuje każdy przedsiębiorca. Na podstawie mojego długoterminowego doświadczenia mogę śmiało powiedzieć, że Nextiva jest solidnym wyborem dla każdej firmy, która chce zbudować profesjonalny i skalowalny system telefoniczny.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące Nextiva

Do czego służy Nextiva?

Nextiva to zintegrowana platforma komunikacyjna, która zapewnia firmowe usługi telefoniczne przez Internet (VoIP). Pozwala firmom zarządzać połączeniami, wideokonferencjami, SMS-ami, a nawet faksami online, wszystko z tego samego interfejsu. 

Czy Nextiva to dobry wybór dla małych firm?

Tak, uważam, że Nextiva jest doskonałym wyborem dla małych firm. 

Jej skalowalne plany cenowe oznaczają, że możesz zacząć od podstawowych funkcji, a następnie dodawać więcej funkcjonalności w miarę rozwoju Twojego zespołu. Nextiva może również pomóc małym zespołom wyglądać na bardziej ugruntowane dzięki profesjonalnym funkcjom, takim jak automat zgłoszeniowy i bezpłatne numery telefonów. 

Czy muszę kupić specjalne telefony, aby korzystać z Nextiva?

Nie, nie musisz kupować żadnego specjalnego sprzętu. 

Chociaż Nextiva obsługuje tradycyjne telefony stacjonarne, możesz wykonywać i odbierać połączenia bezpośrednio z komputera lub smartfona za pomocą aplikacji Nextiva. Ta elastyczność jest idealna dla zespołów zdalnych lub startupów, które nie mają dostępu do specjalistycznego sprzętu.

Czy mogę przenieść mój obecny numer firmowy do Nextiva?

Tak, Nextiva pozwala na przeniesienie istniejącego lokalnego lub bezpłatnego firmowego numeru telefonu do ich usługi. Proces jest zazwyczaj płynny i pozwala zachować numer telefonu, który Twoi klienci już znają i któremu ufają.

Jakie są najlepsze alternatywy dla Nextiva?

Chociaż Nextiva jest wiodącym dostawcą, istnieją inne świetne alternatywy, które możesz rozważyć, takie jak RingCentral i Ooma.

Pełne zestawienie znajdziesz w naszym przewodniku eksperckim na temat najlepszych usług telefonicznych dla firm.

Mam nadzieję, że ta recenzja Nextiva pomogła Ci zdecydować, czy jest to odpowiednia usługa telefoniczna dla Twojej firmy. Możesz również dowiedzieć się jak śledzić odwiedzających Twoją witrynę WordPress lub zapoznać się z naszym wyborem najlepszego oprogramowania do obsługi chatbotów AI.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł, zasubskrybuj nasz kanał YouTube po samouczki wideo WordPress. Możesz nas również znaleźć na Twitterze i Facebooku.