ペーパーレスビジネスフォームとは？（+作成方法）

まだ夕方を使って紙のフォームを仕分けし、スプレッドシートに手動でデータを入力していますか？それは、そうする必要はありません。

こういうことです。紙のフォームは時代遅れなだけでなく、高価なのです。

多くの企業は、紙の書類を提出したり、誤ってファイリングされた書類を見つけたり、紛失した書類を再発行したりするために多額のお金を使っています。デジタルフォームは、これらの隠れたコストを完全に排除するのに役立ちます。

WPBeginnerでは、ワークフローの効率化、コスト削減、より多くのお客様へのリーチのために、すべての事業およびオンラインストアでペーパーレスフォームを使用しています。

そして一番良いところは？技術に詳しくなくても、簡単に作成できます。

このガイドでは、独自のペーパーレスビジネスフォームを作成する方法をステップバイステップで説明します。散らかりを捨てて、ビジネスを簡素化する時です！⏰

ペーパーレスビジネスフォームとは？

ペーパーレスビジネスフォームとは、ユーザーがWordPressウェブサイトで入力できるデジタルフォームのことです。ユーザーはいつでもどこからでもコンピューター、スマートフォン、またはタブレットを使用してフォームに入力できます。

現在、多くの企業が紙のフォームをやめ、デジタルフォームを選択しており、これにより完全なペーパーレスシステムを作成できます。

ペーパーレス化のメリットをいくつかご紹介します。

• より多くのオーディエンスにリーチする: デジタルフォームは、さまざまな場所のオーディエンスにリーチするのに役立ちます。地理的な制限や、世界中の人々からの応答を得る上での遅延はありません。
• アクセスしやすい: どのデバイスからでもペーパーレスビジネスフォームにアクセスでき、どこからでも詳細を入力できます。ユーザーをイライラさせないように、ウェブサイトがモバイルフレンドリーであることを確認してください。
• 即時応答と時間の節約：ペーパーレスフォームは時間の節約に役立ちます。郵送で応答が届くのを待つ必要がある物理的な文書とは異なり、デジタルフォームでは応答を即座に確認できます。
• コスト削減：デジタルフォームを使用すると、紙、印刷機器、郵送費を大幅に節約できます。
• 環境に優しい：ペーパーレスオフィスを作成することは、二酸化炭素排出量を削減し、環境に良い影響を与えます。木を保護し、森林破壊を防ぎ、廃棄物を削減するのに役立ちます。

さて、ペーパーレスフォームをどのような方法で使用していますか？

ビジネスでペーパーレスフォームを使用できるのはいつですか？

紙ベースのフォームをデジタルフォームに変換する方法は複数あります。

消費者と連絡を取りたい場合は、オンラインのお問い合わせフォームを作成してウェブサイトに追加できます。これにより、フィードバックや提案を得て、ユーザーの問い合わせを解決できます。

ペーパーレスビジネスフォームのもう1つの使い方は、求人応募をオンラインで受け付けることです。応募者に履歴書の物理的なコピーを提出してもらう代わりに、デジタルフォームを使用してアップロードするだけで済みます。また、採用プロセスを効率化し、不要な書類作業を削減するのに役立ちます。

オンラインストアを運営している場合は、ペーパーレスの注文フォームを作成できます。顧客は注文フォームに詳細を入力し、注文を行い、オンラインで支払うことができます。

आगामीイベント（ウェビナーやカンファレンスなど）のデジタル登録フォームを作成することもできます。

前置きはさておき、WordPressで簡単にペーパーレスのデジタルフォームを作成する方法をご紹介します。このガイドで共有するすべてのトピックの簡単な概要を以下に示します。

• WordPress でペーパーレスビジネスフォームを作成する
• ボーナスのヒント💡：デジタルフォームのワークフローを自動化する
• ペーパーレスビジネスフォーム作成に関するよくある質問

さあ、始めましょう。

WordPress でペーパーレスビジネスフォームを作成する

WordPressでペーパーレスのビジネスフォームを追加する最良の方法は、WPFormsを使用することです。これはWordPress向けのおすすめお問い合わせフォームプラグインであり、600万人以上のプロフェッショナルが利用しています。

WPBeginnerでは、ほぼすべてのデジタルフォームを表示するためにWPFormsも使用しています。機能の詳細については、WPFormsの詳細レビューをご覧ください。

WPFormsを使用すると、ドラッグアンドドロップ式のフォームビルダーを使用して、フォームを簡単にカスタマイズできます。さらに、このプラグインはAIツールと2,000以上のフォームテンプレートを提供しているため、ほぼすべての種類のWordPressフォームをすばやく作成できます。

このチュートリアルでは、デジタル会議登録フォームを作成します。今回は無料のWPForms Liteバージョンを使用します。より多くのカスタマイズオプション、テンプレート、強力なアドオンを提供するWPForms Proバージョンもあります。

まず、WPFormsプラグインをインストールして有効化する必要があります。ヘルプが必要な場合は、WordPressプラグインのインストール方法に関するガイドをご覧ください。

有効化したら、WordPress 管理パネルから WPForms に移動し、「新規追加」ボタンをクリックできます。

ここでセットアップページに移動します。

まず、一番上にあるフォームに名前を付けます。

その後、オンラインフォームをどのように作成するかを選択します。

WPFormsを使用すると、AIでフォームを生成してプロセスを高速化できます。簡単なプロンプトを入力するだけで、ツールがフォームを作成してくれます。

ただし、このチュートリアルでは、事前に作成されたテンプレートを使用します。

「カンファレンス登録フォーム」テンプレートボックスで、テンプレートにカーソルを合わせ、「テンプレートを使用」ボタンをクリックするだけです。

次に、ドラッグアンドドロップビルダーを使用してフォームをカスタマイズできます。

WPForms には、フォームに追加できるさまざまなフィールドがあります。Lite バージョンでは、テキスト（1行）、テキスト（段落）、ドロップダウンメニュー、ラジオボタン、チェックボックスなどを追加できます。

電話番号、パスワード、住所、またはファイルアップロードオプションのような、凝ったフィールドが必要な場合は、WPFormsのProバージョンを使用することをお勧めします。

左側にあるオプションからフィールドをドラッグし、フォームに追加したい場所にドロップするだけです。

それに加えて、テンプレート内の既存のフィールドをさらにカスタマイズできます。

たとえば、「名前」フィールドをクリックすると、左側のメニューに追加オプションが表示されます。これにより、ラベル、フォーマット、説明、およびフィールドが必須かどうかを編集できます。

次に、メニューから「設定」タブに移動して、フォームの設定を構成できます。

「一般」設定の下で、フォーム名、説明の追加、送信ボタンのテキストの変更などを行うことができます。

その後、通知設定に移動し、フォームが送信されたときにメールを受信する送信先メールアドレスを編集できます。

件名、差出人名とメールアドレスなどを変更する設定もあります。

最後に、WPForms の確認設定を変更することもできます。これは、フォームを送信したときにユーザーに表示されるメッセージです。

メッセージを表示したり、ランディングページを表示したり、他のURLにユーザーをリダイレクトしたりできます。

詳細については、WordPressフォーム送信後に確認メールを送信する方法に関するガイドをご覧ください。

💥 新機能: WPFormsの自動エントリー機能を利用して、フォームの送信内容をメール、Googleドライブ、Dropboxなどのサービスに自動エクスポートできるようになりました。これにより、印刷、ファイリング、手動でのデータ転送の必要がなくなります。

ステップバイステップの説明については、WordPressフォームのエントリを自動エクスポートする方法に関するチュートリアルを参照してください。

オプションで、左側のマーケティングタブをクリックして、フォームをメールサービスプロバイダーなどのさまざまなマーケティングサービスに接続することもできます。

Zoom やその他の 自動ワークフロー と統合して時間を節約することもできます。

設定が完了したら、上部にある「保存」ボタンをクリックしてフォームビルダーを終了することを忘れないでください。

次に、作成したフォームをWordPressの投稿またはページに追加できます。

開始するには、[保存]の横にある[埋め込み]ボタンをクリックします。これにより、フォームを新しいページまたは既存のページに埋め込むことを選択できるポップアップが表示されます。

このチュートリアルでは、「新規ページを作成」を選択します。

次の画面で、新しいページの名前を入力するように求められます。

利用可能なフィールドに名前を入力して、「開始！」をクリックするだけです。

これにより、WordPressコンテンツエディターに移動します。

ここから、「+」ボタンをクリックしてWPFormsブロックを追加します。

その後、WPFormsブロックにドロップダウンメニューが表示されます。

ここで、会議登録フォームを選択できます。

次に、ページを公開または更新します。

次に、ウェブサイトにアクセスして、ペーパーレス会議登録フォームが機能していることを確認できます。

ステップバイステップの説明については、WordPressフォームの埋め込み方法に関するガイドを参照してください。

ボーナスのヒント💡：デジタルフォームのワークフローを自動化する

ペーパーレスフォームを作成した後、自動化を設定することでさらに時間を節約できます。これは、フォームデータが単にそこに存在するだけでなく、ビジネスを円滑に運営するための役立つアクションをトリガーすることを意味します。

フォームを接続できるツールをいくつかご紹介します。

• メールマーケティングツール。フォームを送信したときに、新しい連絡先を自動的にメールリストに追加します。これは、手作業なしでウェルカムメール、ニュースレター、プロモーションを送信するのに最適です。Constant Contactは優れたツールであり、Constant Contactの完全なレビューで詳細を確認できます。
• CRMプラットフォーム。フォームの送信を直接顧客関係管理（CRM）システムに送信します。これにより、リードの追跡、フォローアップの管理、顧客情報の整理を1か所で行うことができます。
• スプレッドシート。 フォームのエントリをCSVまたはExcelに自動的に記録します。注文、登録、アンケート結果などのデータを管理する簡単な方法です。特に、後で並べ替えたりフィルターしたりしたい場合に便利です。

これらの自動化は、繰り返し作業を回避し、リードや送信が漏れないようにするのに役立ちます。詳細については、WordPress の自動化を設定する方法に関するガイドを参照してください。

ペーパーレスビジネスフォーム作成に関するよくある質問

まだ質問がありますか？デジタルフォームへの移行を検討しているビジネスオーナーからよく寄せられる質問をいくつかご紹介します。

ペーパーレスフォームとは何ですか？

ペーパーレスフォームとは、従来の紙ベースのフォームの代わりに使用したいデジタルフォームのことです。紙のフォームを印刷して記入する代わりに、ユーザーはオンラインでフォームを完成させて送信します。

連絡先情報、オンライン注文、顧客からのフィードバック、求人応募などを、印刷やスキャンなしで収集するために使用できます。

これらのフォームは管理が容易で、自動ワークフローをトリガーし、データを整理した状態に保つことができます。

紙のフォームとデジタルフォームのどちらが良いですか？

デジタルフォームは、ほとんどのビジネスにとって一般的により良い選択肢です。処理が速く、保存が簡単で、どこからでもアクセスできます。

紙のフォームとは異なり、物理的な保管スペースや手動でのデータ入力は不要で、時間と人的エラーを削減できます。さらに、環境にも優しいです。

電子フォームの欠点は何ですか？

デジタルフォームには多くの利点がありますが、いくつか注意すべき欠点があります。

• 作成または記入するにはインターネットアクセスが必要です。
• 一部のユーザーは、特にテクノロジーに詳しくない場合、それらを使いこなすのが難しいと感じるかもしれません。
• 特に機密情報を収集する場合は、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。

とはいえ、これらの課題は適切なツールとセットアップで簡単に管理できます。

Googleフォームは良いか悪いか？

Googleフォームは、基本的な用途に最適な無料オプションです。使いやすく、Googleスプレッドシートと連携し、簡単なアンケート、イベントの出欠確認フォーム、またはフィードバックフォームに適しています。

ただし、いくつかの制限があります。

• カスタマイズとブランディングのオプションが限定的
• 条件付きロジックや支払い統合などの高度な機能は少ない
• 基本的なセキュリティとデザイン

ビジネスを運営していて、より多くの制御が必要な場合は、WPForms、Formidable Forms、またはGravity Formsのようなツールの方が適しているかもしれません。

これらのフォームビルダーを比較した記事があります。 WPForms、Formidable Forms、Gravity Formsの比較をご覧ください。

この記事が、ペーパーレスビジネスフォームとは何か、そしてその作成方法を理解するのに役立ったことを願っています。また、WordPressでアンケートを作成する方法や、WordPressの最適なお問い合わせフォームプラグインに関するガイドもご覧ください。

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