ペーパーレスビジネスフォームとは？（+作成方法）

何晩も紙の書類を整理し、すべてをスプレッドシートに入力するのに費やした後、ついに限界に達しました。時間とエネルギーをすべて奪うような、より良い情報収集の方法が必要でした。

ペーパーレスフォームへの切り替えは、私のビジネスにとって最善の決断の1つとなりました。デジタルフォームは、ミスを減らし、日々の業務を迅速化し、必要な情報を見つけやすくすることができます。

さらに、お客様は書類のやり取りではなく、オンラインでフォームに記入できることを喜ぶでしょう。

この記事では、ペーパーレスビジネスフォームとは何かを説明し、その作成方法をステップバイステップで解説します。最後まで読めば、最初のデジタルフォームを設定し、すぐにそのメリットを実感できるようになるでしょう。🙌

ペーパーレスビジネスフォームとは？

ペーパーレスビジネスフォームは、人々があなたのWordPressウェブサイトで入力するデジタルフォームです。コンピューター、スマートフォン、タブレットを使用して、いつでもどこでも入力できます。

今日、多くの企業が紙のフォームをやめ、デジタルフォームに切り替えて、完全にペーパーレスなシステムを構築しています。ペーパーレス化の主なメリットをいくつかご紹介します。

• 🌐 より多くのオーディエンスにリーチ: デジタルフォームを使用すると、地理的な制限や郵送の遅延なしに、世界中のどこからでも回答を収集できます。
• 🤳 アクセスしやすい: どのデバイスからでもフォームを開き、どこからでも入力できます。フォームが電話やタブレットで使いやすいように、ウェブサイトがモバイルフレンドリーであることを確認してください。
• ⏱️ 即時回答と時間節約: デジタルフォームを使用すると、送信ボタンを押した瞬間に回答を確認できます。郵送を待ったり、紙の情報を手入力したりする必要はありません。
• 💵 コスト削減: デジタルフォームは、紙、印刷、郵送費を大幅に節約できます。
• 🌳 環境に優しい: ペーパーレスオフィスは、二酸化炭素排出量を削減し、環境に良い影響を与えます。木を保護し、森林破壊を防ぎ、廃棄物を減らすことができます。

では、ビジネスでペーパーレスフォームを実際に活用する方法を見ていきましょう。

ビジネスでペーパーレスフォームを使用するのはいつですか？

ペーパーレスフォームは、現在紙を使用しているビジネスのほぼすべての部分で使用できます。たとえば、お問い合わせフォーム、求人応募、注文フォーム、イベント登録、アンケート、予約など、さまざまな用途に使用できます。

最も一般的なペーパーレスフォームのユースケースをいくつか詳しく見てみましょう。

シナリオ	ユースケース	主なメリット
お客様との連絡	オンラインのお問い合わせフォームをウェブサイトに追加します。	フィードバックを収集し、提案を得て、問い合わせをより迅速に解決します。
求人応募を受け付ける	ファイルアップロード機能付きのオンライン応募フォームを使用します。	採用を効率化し、書類作成を削減し、データを整理します。
オンラインストアを実行する	注文の受付と支払いのためのデジタル注文フォームを作成します。	注文を簡素化し、オンライン決済をサポートし、UXを向上させます。
イベント登録（ウェビナー、カンファレンス）	今後のイベントのオンライン登録フォームを設定する。	登録を簡単にし、参加者データを一元化し、手作業を削減します。

次に、WordPressでペーパーレスのデジタルフォームを簡単に作成する方法を見てみましょう。

このガイドで説明する内容の概要を以下に示します。

さあ、始めましょう。

WordPressでペーパーレスビジネスフォームを作成する方法

WordPressにペーパーレスビジネスフォームを追加する最良の方法は、WPFormsを使用することです。これはWordPress向けの最高のコンタクトフォームプラグインであり、600万人以上のプロフェッショナルによって使用されています。

WPBeginnerでも、ほぼすべてのデジタルフォームにWPFormsを使用しています。機能を確認するには、WPFormsのレビューをご覧ください。

WPFormsを使用すると、ドラッグアンドドロップのフォームビルダーを使用してフォームを簡単にカスタマイズできます。さらに、このプラグインはAIツールと2,000以上のフォームテンプレートを提供しているため、ほぼすべての種類のWordPressフォームを迅速に作成できます。

このチュートリアルでは、無料のWPForms Liteを使用してデジタルカンファレンス登録フォームを作成します。ただし、電話番号、パスワード、住所、ファイルアップロードなどの高度なフィールドが必要な場合は、WPForms Proバージョンが必要です。

WPFormsプラグインのインストールと有効化

まず、WPFormsプラグインをインストールして有効化する必要があります。

WordPressダッシュボードから、プラグイン » 新規追加に移動します。

その後、検索バーを使用してWPFormsプラグインをすばやく見つけることができます。

検索結果で、「今すぐインストール」ボタンをクリックしてください。次に、表示されたら「有効化」をクリックします。

ヘルプが必要な場合は、WordPressプラグインのインストール方法に関するガイドを参照してください。

初めてのペーパーレスフォームの作成とカスタマイズ

有効化したら、WordPress管理パネルからWPFormsに移動し、「新規追加」ボタンをクリックできます。

ここでセットアップページに移動します。

まず、一番上にあるフォームに名前を付けます。

その後、オンラインフォームをどのように作成するかを選択します。

WPFormsを使用すると、AIでフォームを生成してプロセスをスピードアップできます。簡単なプロンプトを入力するだけで、ツールがフォームを作成します。

ただし、このチュートリアルでは、既存のテンプレートを使用します。

「カンファレンス登録フォーム」テンプレートボックスで、テンプレートにカーソルを合わせ、「テンプレートを使用」ボタンをクリックするだけです。

次に、ドラッグアンドドロップビルダーを使用してフォームをカスタマイズできます。

WPFormsには、フォームに追加できるさまざまなフィールドがあります。Liteバージョンでは、テキスト行、段落テキスト、ドロップダウンメニュー、複数選択、チェックボックスなどを追加できます。

電話番号、パスワード、住所、またはファイルアップロードオプションのような高度なフィールドが必要な場合は、WPForms Proバージョンを使用することをお勧めします。

左側にあるオプションからフィールドをドラッグし、フォームに追加したい場所にドロップするだけです。

それに加えて、テンプレート内の既存のフィールドをさらにカスタマイズできます。

たとえば、「名前」フィールドをクリックすると、左側のメニューに追加オプションが表示されます。これにより、ラベル、フォーマット、説明、およびフィールドが必須かどうかを編集できます。

ペーパーレスフォームの通知と確認の設定

次に、メニューの「設定」タブをクリックして、フォームオプションを構成します。

「一般」設定の下で、フォーム名、説明の追加、送信ボタンのテキストの変更などを行うことができます。

次に、「通知」設定に移動し、フォームの送信を受信したいメールアドレスを更新します。

件名行、「差出人」の名前とメールアドレスなどを変更するための設定もあります。

最後に、「確認」設定を調整できます。

これは、フォームを送信した後にユーザーが表示する内容を制御します。メッセージを表示したり、ランディングページを表示したり、ユーザーを別のURLにリダイレクトしたりできます。

詳細については、WordPressフォーム送信後に確認メールを送信する方法に関するガイドをご覧ください。

🧑‍💻 プロのヒント: WPForms のエントリー自動化機能を利用して、フォームの送信内容をメール、Google ドライブ、Dropbox、その他のサービスに自動的にエクスポートできます。

これにより、印刷、ファイリング、または手動でのデータ転送の必要がなくなります。手順については、WordPress フォームエントリーを自動エクスポートする方法のチュートリアルをご覧ください。

左側の「マーケティング」タブをクリックして、フォームをメールサービスプロバイダーなどのさまざまなマーケティングサービスに接続することもできます。

Zoom のような会議またはウェビナーソフトウェアとフォームを連携させたり、時間を節約するために他の自動ワークフローを作成したりすることもできます。

設定に満足したら、上部にある「保存」ボタンをクリックしてフォームビルダーを終了できます。

ペーパーレスフォームのテストとWordPressサイトへの埋め込み

このステップでは、フォームを任意の WordPress 投稿またはページにテストして追加します。

開始するには、「プレビュー」タブをクリックしてフォームをテストできます。

プレビュー画面で、まずすべてのフィールドが期待どおりに表示されているか、ラベルが明確であるかを確認してください。

次に、テストの詳細を入力してフォームに記入します。必須フィールドを空にしたままにするか、間違ったメールアドレスを入力して、フォームがそれらのエラーを検出するかどうかを確認してみてください。

すべてがうまく機能することに満足したら、「送信」をクリックできます。

次に、お礼メッセージまたは確認ページが正しく表示されることを確認してください。

フォームのテストが完了したので、WPFormsビルダーに戻ることができます。

次に、「保存」の隣にある「埋め込み」ボタンをクリックして、埋め込みウィザードを起動します。

これによりポップアップが表示され、フォームを新しいページまたは既存のページに埋め込むかを選択できます。

このチュートリアルでは、「新規ページを作成」を選択します。

次の画面で、新しいページの名前を付けます。

利用可能なフィールドに名前を入力し、「開始！」をクリックするだけです。

これにより、WordPress コンテンツエディターに移動します。

ここから、「+」ボタンをクリックしてWPFormsブロックを追加できます。

その後、WPFormsブロックにドロップダウンメニューが表示されます。

ここで、会議登録フォームを選択できます。

ここから、ブロックタブでフォームのタイトルと説明を有効にしたり、フォームをカスタマイズするためのテーマを選択したりできます。

とはいえ、すべてがすでに良好に見える場合は、ページを発行または更新する時間です。これで、ウェブサイトにアクセスすると、ペーパーレス会議登録フォームが実際に動作しているのを確認できます。

手順については、WordPress フォームの埋め込み方法に関するガイドを参照してください。

ボーナスのヒント💡：デジタルフォームのワークフローを自動化する

ペーパーレスフォームを作成した後、自動化を設定することでさらに時間を節約できます。これにより、フォームデータが単に放置されるだけでなく、ビジネスを円滑に進めるための役立つアクションがトリガーされます。

フォームを接続できるツールをいくつかご紹介します。

• Eメールマーケティングツール。 誰かがフォームを送信したときに、新しい連絡先を自動的にメールリストに追加します。これは、手作業なしでウェルカムメール、ニュースレター、プロモーションを送信するのに役立ちます。
• CRM プラットフォーム。 フォームの送信内容を顧客関係管理 (CRM) システムに直接送信します。これにより、リードの追跡、フォローアップの管理、顧客情報の整理を 1 か所で行うことができます。
• スプレッドシート。 フォームのエントリーを自動的にCSV または Excel に記録します。注文、登録、アンケート結果などのデータを管理する簡単な方法です。特に、後で並べ替えたりフィルターしたりしたい場合に便利です。

これらの自動化は、反復的なタスクを回避し、リードや送信が見落とされるのを防ぐのに役立ちます。詳細については、WordPress の自動化を設定する方法に関するガイドを参照してください。

ペーパーレスビジネスフォーム作成に関するFAQ

まだ質問がありますか？ デジタルフォームへの移行を検討しているビジネスオーナーからよく聞かれる質問をいくつかご紹介します。

紙のフォームとデジタルフォームのどちらが良いですか？

デジタルフォームの方が一般的に優れています。処理が速く、保存や検索が容易で、手入力データが削減され、より環境に優しいです。

電子フォームの欠点は何ですか？

一般的にインターネットアクセスが必要で、テクノロジーに詳しくないユーザーにはより難しく、機密データには適切なセキュリティ対策が必要です。

Googleフォームは良いか悪いか？

Google Forms はシンプルで無料のフォームやアンケートには適していますが、デザイン、ブランディング、高度な機能には制限があります。ビジネス用途では、WPForms や Formidable Forms のようなツールの方がより多くの制御を提供します。

これらのフォームビルダーを比較した記事があります。これはWPForms vs Formidable Forms vs Gravity Forms で確認できます。

ペーパーレスフォーム使用に関するその他の役立つガイド

この記事が、ペーパーレスビジネスフォームとは何か、そしてどのように作成するのかを理解するのに役立ったことを願っています。

次の記事も参照してください。

• WordPressでアンケートを作成する方法
• WordPressにクライアントからのフィードバックフォームを簡単に追加する方法
• WordPressで多言語フォームを作成する方法
• WordPressフォームが機能しない：トラブルシューティングのヒント
• おすすめのオンラインフォームビルダー（専門家による選定）

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