ビジネスのボイスメールの挨拶を設定する方法（例付き）

ビジネスの電話番号に電話をかけると、電話ディレクトリや次の手順を案内する自動ボイスメールの挨拶が聞こえることがよくあります。親切な受付係のように、ボイスメールの挨拶は不可欠な情報を提供し、ブランドイメージを高めます。

明確で簡潔な挨拶で電話を受けた方を歓迎することは、電話に出られない場合でも、相手に大切にされていると感じさせ、情報を提供し、顧客満足度を向上させます。

WPBeginnerでは、これがブランドの信頼性を高め、潜在顧客との信頼関係を築くことができると理解しています。当社はVoIPおよびボイスメールにNextivaを使用しており、お客様のビジネスに最適な選択をするための質の高い代替案を調査しました。

この記事では、オンラインストア、ビジネス、またはブログ用のビジネスボイスメール応答メッセージを設定する方法をご紹介します。テンプレートとして使用できるボイスメール応答メッセージの例も提供します。

ボイスメールの挨拶がビジネスにとって重要なのはなぜですか？

モバイルデバイスでのローカル検索の88%以上が電話につながっています。これは主に、Googleローカル検索結果に表示される便利なクリックして電話をかけるボタンのおかげです。

多くの中小企業では、すべての電話にすぐに対応することは難しい場合があります。営業時間外にかかってきたり、担当者が不在だったり、スタッフがいない場合もあります。

ここでボイスメールの挨拶が登場します。

多くのお客様にとって、これが貴社との最初の接点となります。ビジネス用の留守番電話の応答メッセージを設定しないと、競合他社にお客様を奪われてしまう可能性があります。

一方で、ボイスメールの挨拶を間違えると深刻な結果を招く可能性もあります。顧客は電話を切ったり、連絡を諦めたり、競合他社に連絡したりするかもしれません。

それでは、オンラインビジネスでプロフェッショナルなボイスメールの挨拶を適切に設定し、発信者に良い印象を与える方法を見てみましょう。

ボイスメールの挨拶を設定する最良の方法

通常、中小企業のオーナーは、電話を管理するために固定電話または携帯電話番号を使用します。これで用は足りるかもしれませんが、ビジネスの電話を適切に管理したり、効果的な自動ボイスメール挨拶を設定したりすることはできません。

ビジネスの電話を管理する最善の方法は、ビジネス電話サービスを利用することです。多くの小規模ビジネスでは、プライバシーを犠牲にすることなくビジネスの電話を効果的に管理できるため、仮想ビジネス電話番号を使用しています。

固定電話や携帯電話とは異なり、インターネットを利用して通話を管理します。このテクノロジーの正式名称は、ビジネスVoIP電話サービス（Voice over Internet Protocol）と呼ばれます。

ビジネス用電話サービスを使用すると、固定電話や携帯電話よりも以下の利点があります。

• 営業時間の設定や、時間帯に応じて再生されるさまざまな音声挨拶の録音を行うことができます。
• 自動応答、内線追加による通話ルーティング、ユーザーによるボイスメッセージの録音などが設定できます。
• コンピューター、タブレット、デスクフォン、そしてアプリを使った携帯電話でもご利用いただけます。
• 複数のユーザーが、場所に関係なく同じ電話番号を使用できます。
• 技術者を呼んだり、新しい機器を購入したりすることなく、新しい従業員に簡単にアクセス権を付与できます。

Nextivaの使用をお勧めします。なぜなら、彼らは市場で最高のビジネス電話サービスプロバイダーだからです。彼らは、使いやすいWebベースの管理パネルと電話用のアプリを備えた包括的な機能セットを提供しています。

私たちは、WPBeginnerおよびその他のAwesome Motiveのプロパティの通話を管理するために、ビジネスでNextivaを使用しています。

代替ソリューションをご希望の場合は、RingCentral または Ooma をご覧ください。どちらも優れたビジネス電話サービスであり、ボイスメッセージの管理、自動応答、ボイスメール、通話文字起こしなどに多くのツールを備えた、非常に機能豊富なプラットフォームを提供しています。

ビジネス用電話サービスを設定したら、わかりやすい設定を使用して音声挨拶を設定できます。

ビジネス向けボイスメールの挨拶例

最も効果的なボイスメールの挨拶を作成するために従うべき基本的なルールがいくつかあります。

• 「お電話は私たちにとって重要です」のような決まり文句は避けてください。これらは使い古されており、もはや誠実さを感じさせません。
• 留守番電話の録音が、フレンドリーでパーソナルに聞こえるようにしてください。
• スクリプトを読んでいるように聞こえないようにしてください。
• 可能であれば、ボイスアーティストを雇って留守番電話の応答メッセージを録音してもらいましょう。Fiverrでそのような人材を見つけることもできます。
• ボイスメールには、会社名、営業時間、連絡先などの重要な情報が含まれていることを確認してください。

ビジネスで利用できるビジネスボイスメールの挨拶スクリプトをいくつかご紹介します。

営業時間外のボイスメール応答メッセージ例

このボイスメールの挨拶は、営業時間外または週末に顧客から電話があった場合に再生されます。このボイスメールの挨拶で、営業時間やカスタマーサービスまたは店舗の場所への連絡方法についてユーザーに通知するようにしてください。

「こんにちは、[会社名]にお電話いただきありがとうございます。[午前9時]から[午後6時]まで、[PST]の月曜日から金曜日まで電話で対応しております。ウェブサイト[www.example.com]の問い合わせフォームを使用してメッセージを残していただくこともできます。その場合、メールでご連絡いたします。折り返しお電話をご希望の場合は、お名前と電話番号、簡単なメッセージを残してください。担当者ができるだけ早く折り返しご連絡いたします。」

「[ビジネス名]にお電話いただきありがとうございます。ただいまお電話に出ることができません。当社の営業時間は月曜日から金曜日の[営業時間]です。店舗は[店舗所在地]にあり、週末もお客様にご利用いただけます。ウェブサイト[www.example.com]でのライブチャットでもお問い合わせいただけます（年中無休、24時間対応）。緊急でない場合、折り返しのお電話をご希望の場合は、恐れ入りますが、ピーという発信音の後に、お名前とお電話番号を残してください。」

ご覧のとおり、どちらのボイスメール挨拶テンプレートも重要な情報を提供し、顧客に ライブチャット または お問い合わせフォーム で連絡する代替手段を提供しています。

休暇中のボイスメール挨拶の例

これらの挨拶メッセージは、ホリデーシーズン中に録音できます。

「こんにちは、[ビジネス名]にお電話いただきありがとうございます。当社のチームは現在、友人や家族とホリデーを過ごすため、オフィスを離れております。[曜日と時間]に仕事に戻ります。お名前と電話番号を残していただければ、できるだけ早く折り返しお電話いたします。[ハッピーホリデー（またはそのホリデーに適した挨拶）]」

「ホリデーシーズンおめでとうございます！[ビジネス名]のチームは[日付]までお休みをいただきます。既存のお客様は、引き続きウェブサイトでサポートチケットを開くことができます。24時間以内にお返事できるよう努めます。ライブチャットまたはウェブサイト[www.example.com]の問い合わせフォームからお問い合わせいただくことも可能です。緊急でない場合は、ビープ音の後に名前と電話番号を残してください。できるだけ早く折り返しお電話いたします。」

「こんにちは、[会社名]です。ただいま（休日の名前）のため休業しており、[日付と時刻]に営業を再開いたします。緊急のご連絡が必要な場合は、（メールアドレス）までメールにてご連絡ください。24時間以内にすべてのメールに対応できるよう努めます。メッセージを残していただくことも可能です。休暇明けに折り返しご連絡いたします（新年おめでとうございます/休暇おめでとうございます）。」

ご覧のとおり、これらのプロフェッショナルなボイスメールの挨拶は、顧客に可能な限り多くの情報を提供します。これらの挨拶は、顧客が代替の連絡方法を使用してより迅速な応答を得る方法を知っていることを保証します。ホリデーシーズン中。

留守/ビジー中のボイスメール挨拶の例

忙しい、外出中、または人員不足で、すぐにお客様の電話に出られない場合は、これらの挨拶を例として使用できます。

「[ビジネス名]にお電話いただきありがとうございます。ただいまお電話に出ることができません。できるだけ早く折り返しお電話させていただきますので、恐れ入りますが、ピーという発信音の後に、お名前とお電話番号を残してください。」

「こんにちは、ただいま電話に出ることができません。あまり緊急でない場合は、（メールアドレス）までメールにてご連絡ください。それ以外の場合は、ビープ音の後にご氏名と電話番号を残してください。すぐに折り返しお電話いたします。」

着信に応答するのがあなた一人であれば、個人的なボイスメールの挨拶にすることができます。

「こんにちは、（あなたの名前）です。ただいま電話に出ることができません。メール（メールアドレス）にメッセージを送っていただくか、ピーという音が鳴った後にご用件とお名前、お電話番号を残していただければ、できるだけ早く折り返しお電話いたします。」

ボイスメールの挨拶文をテストして改善する

プロフェッショナルな電話サービスを使用するもう一つの大きな理由は、すべての通話を追跡し、それらに関する詳細なレポートを表示できることです。たとえば、これはNextivaの通話分析ページの様子です。

各ボイスメールの挨拶を何人のユーザーが聞き、どのように応答したかを追跡する必要があります。メッセージを残した顧客のスコアが高いボイスメールの挨拶は効率的に機能しています。

全く聞かれないボイスメールメッセージは失敗です。

完璧なバランスを見つけるために、さまざまなボイスメールの挨拶を試すことをお勧めします。ボイスメールの挨拶を定期的に更新することも、存在すら知らなかったコミュニケーションのギャップを埋めるのに役立ちます。

ボイスメールメッセージのフォローアップ

バランスが取れていて、情報量が多く、フレンドリーな留守番電話の応答メッセージを設定したところで、次のステップはさらに重要です。

顧客がボイスメッセージを残した後、どうなりますか？

プロフェッショナルなビジネス用電話システムを使用している場合、それらのメッセージを簡単に追跡して応答できます。

あなたとあなたのスタッフが、迅速なフォローアップのために同様に十分に準備ができていることを確認してください。迅速な折り返しは、ビジネス関係の強化と販売の促進に大いに役立ちます。

ビジネスコミュニケーションに関する専門家ガイド

完璧なボイスメールの挨拶を設定する方法がわかったので、ビジネスコミュニケーションに関連する他のガイドもご覧ください。

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• ウェブサイトの自動応答電話システムを設定する方法
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この記事が、オンラインビジネスのボイスメールの挨拶を設定する方法を学ぶのに役立ったことを願っています。また、無料のビジネスメールアドレスを作成する方法に関するガイドや、中小企業向けの最高のメールマーケティングサービスの専門家のおすすめもご覧ください。

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