Come Assumere Assistenti Virtuali per il Tuo Sito WordPress (Consigli Esperti)

Ogni settimana, vediamo altri proprietari di siti web lottare con compiti infiniti: dall'aggiornamento dei contenuti e la gestione dei commenti, alla gestione degli aggiornamenti tecnici e del supporto clienti. È esattamente il motivo per cui molti di loro si sono rivolti a noi per chiedere consigli sull'assunzione di assistenti virtuali.

La buona notizia? Trovare e assumere l'assistente virtuale giusto non deve essere complicato.

In questa guida, condivideremo consigli comprovati che abbiamo raccolto aiutando decine di proprietari di siti WordPress a delegare con successo il loro lavoro. Imparerai esattamente quali compiti esternalizzare, dove trovare VA affidabili e come evitare errori comuni nell'assunzione.

Sia che tu stia annegando in compiti di WordPress o che tu voglia semplicemente scalare le operazioni del tuo sito web, questa guida passo passo ti mostrerà come trovare, assumere e lavorare con assistenti virtuali che possono davvero aiutare il tuo sito a crescere.

Cos'è un Assistente Virtuale?

Un assistente virtuale (VA) è un appaltatore indipendente che aiuta a supportare la tua attività da remoto.

Gestiscono tutti i compiti ripetitivi o che richiedono tempo per i quali non hai tempo o per i quali potresti usare una mano. Questi potrebbero essere compiti come la pianificazione di appuntamenti, la gestione del tuo calendario o persino l'invio di e-mail.

A differenza di un office manager o di un assistente esecutivo, un assistente virtuale svolge il proprio lavoro completamente da remoto. Inoltre, i VA sono generalmente utilizzati per compiti più semplici, mentre gli assistenti esecutivi sono incaricati di svolgere attività più complesse che richiedono maggiore esperienza.

Perché devi assumere assistenti virtuali per il tuo sito WordPress?

Gestire un sito web WordPress significa mantenere i backup del sito, aggiornare plugin e temi e aggiornare WordPress core.

Se non mantieni il tuo sito, questo potrebbe essere a rischio di attacchi hacker, subire interruzioni o persino avere tempi di caricamento lenti. Questi problemi possono causare direttamente la perdita di visitatori e persino di clienti.

Se non hai il tempo di mantenere il tuo sito o non sai come fare, potresti voler assumere un assistente virtuale.

Il tuo assistente virtuale sarà responsabile di aiutare con le attività relative a WordPress da remoto. Possono svolgere una vasta gamma di attività che vanno oltre la manutenzione, come:

• Supporto tecnico: Esegui backup regolari del sito, mantieni aggiornati i tuoi plugin e temi WordPress, ottimizza le prestazioni del sito e altro ancora.
• Gestione dei contenuti: Esegui aggiornamenti dei contenuti per la SEO, pianifica post e gestisci commenti.
• Supporto clienti: Rispondi ai commenti dei post del blog e dei social media, interagisci con il tuo pubblico e pianifica appuntamenti.
• Supporto e-commerce: Se possiedi un negozio online, puoi far elaborare gli ordini dal tuo VA, gestire le schede prodotto e gestire le richieste dei clienti. Oppure possono svolgere attività di inserimento dati come l'aggiornamento dei livelli di inventario o dei prezzi.
• Design: Se hanno competenze di design o di codifica, i VA possono apportare modifiche al layout, regolare gli stili o persino creare elementi visivi.

I VA possono alleggerire il tuo carico di lavoro in modo che tu possa concentrarti su attività a più alta priorità che generano entrate per la tua attività.

Per metterla in prospettiva, diciamo che il tuo tempo vale $50 all'ora. Molti compiti amministrativi possono essere esternalizzati ai VA per $5-$25 all'ora. Di conseguenza, le ore extra che hai recuperato ti permetteranno di guadagnare di più.

Assumere VA potrebbe essere la mossa migliore che puoi fare nella tua attività. Ecco una rapida panoramica di tutti i passaggi che discuteremo in questo articolo:

1. Decidi quali attività esternalizzare e documenta il tuo processo
2. Scrivi un annuncio di lavoro accurato
3. Sapere dove trovare i migliori assistenti virtuali
4. Intervista candidati qualificati
5. Assumi e integra nuovi assistenti virtuali

Tenendo presente questo, ecco come costruire un team affidabile di VA.

1. Decidi quali attività esternalizzare e documenta il tuo processo

Il primo passo è creare un elenco di attività che vorresti che il tuo assistente virtuale WordPress svolgesse.

Questo ti aiuterà a filtrare i VA solo per quelli che soddisfano le tue esigenze. Come accennato in precedenza, ci sono dozzine di attività che un assistente può gestire per te.

Supponendo che questi siano tutti compiti che svolgi attualmente da solo, dovresti documentare l'intero processo e creare delle linee guida da seguire. Ci sono molti modi efficienti per documentare il processo:

• Puoi usare Snagit per registrare il tuo schermo e catturare ogni clic che fai per ogni attività.
• In alternativa, puoi creare una checklist o un hub di risorse in Notion. Quando lo fai, puoi includere tutorial, script e modelli da seguire.

Questo non solo rende più facile l'inserimento dei nuovi membri del tuo team, ma ti aiuta anche a scrivere una descrizione del lavoro più accurata e a trovare i candidati giusti per il ruolo.

Ecco un esempio di come potrebbe apparire un hub di risorse su Notion:

Puoi taggare ogni documento in base al tipo di attività che è.

Abbiamo incluso istruzioni passo-passo e screenshot all'interno di ogni documento per aiutare a guidare gli assistenti virtuali nell'esecuzione di un compito.

2. Scrivi un annuncio di lavoro accurato

Se vuoi trovare l'assistente virtuale WordPress giusto, allora dovrai scrivere una descrizione del lavoro avvincente che attiri qualcuno con le qualità e le competenze di cui hai bisogno.

Questo serve come filtro per identificare il candidato giusto. Un post di lavoro efficace per assistente virtuale dovrebbe includere:

• Ambito del lavoro: Descrivi i compiti e le responsabilità che l'assistente virtuale gestirà. Dovresti indicare chiaramente la disponibilità prevista e se desideri ricoprire un ruolo a tempo pieno o part-time.
• Competenze richieste: Specifica le competenze e le qualifiche che stai cercando. Inoltre, elenca gli strumenti e i software che l'assistente virtuale dovrebbe saper utilizzare, come il WordPress CMS.
• Esperienza: Indica il livello di esperienza che stai cercando, se si tratta di un livello base o di qualcuno con anni di esperienza specifici.
• Budget: Stabilisci un budget e indica la tua preferenza per tariffe orarie o contratti a prezzo fisso.

Più dettagli puoi fornire, meglio è. Ad esempio, ecco come potrebbe apparire un annuncio di lavoro.

3. Sapere dove trovare i migliori assistenti virtuali

Una volta che hai la documentazione a posto e hai scritto il tuo annuncio di lavoro, sei pronto per iniziare a cercare assistenti virtuali.

I siti web freelance sono un ottimo punto di partenza per trovare un VA dedicato, specialmente quando hai esigenze specifiche in mente.

Mentre potresti seguire la strada tradizionale di assumere assistenti virtuali tramite bacheche di lavoro, le piattaforme freelance presentano alcuni vantaggi, come:

• Un sistema di recensioni per vedere come hanno lavorato con i clienti precedenti
• Pagamenti globali e fatturazione semplice
• Una funzione di chat per discutere i dettagli del progetto e condividere file
• I pagamenti avvengono tramite un servizio di deposito a garanzia, quindi pagherai solo per il lavoro completato

Tenendo conto di ciò, consigliamo queste piattaforme freelance per iniziare:

Codeable

Codeable è una piattaforma freelance WordPress affidabile che ti aiuta a trovare esperti WordPress. Puoi trovare esperti in quasi tutte le aree di WordPress, tra cui:

• Sviluppo e personalizzazione di temi e plugin
• Sviluppo e-commerce
• Sviluppo web WordPress personalizzato
• Web design
• API e integrazione
• Risoluzione dei problemi e manutenzione
• Sicurezza e prestazioni

In sostanza, se hai problemi con il lato tecnico di WordPress e desideri che esperti qualificati se ne occupino per te, allora Codeable è un'ottima opzione. E poiché la piattaforma accetta solo il 2% dei candidati migliori, puoi essere sicuro che stai lavorando con professionisti WordPress competenti.

Upwork

Upwork è uno dei più grandi marketplace di freelance, con oltre 12 milioni di freelance registrati.

A differenza di Codeable, puoi trovare assistenti virtuali con una gamma più ampia di competenze. Ciò ti consente di trovare professionisti per varie attività oltre a WordPress.

Poiché ci sono più utenti sulla piattaforma, è molto probabile che tu possa trovare un assistente virtuale nel tuo budget.

Upwork mostra anche testimonianze e punteggi di successo dei lavori sul profilo di ogni freelance per vedere il loro track record. Inoltre, Upwork ti consente di sfogliare i talenti, inviare loro messaggi direttamente e persino invitarli a candidarsi.

Mentre potresti scegliere un sito come Fiverr invece, potrebbe essere più adatto per progetti una tantum piuttosto che per un ruolo ricorrente come un VA.

Toptal

Toptal è una piattaforma freelance nota per il suo rigoroso processo di selezione, accettando solo il 3% dei candidati migliori.

I freelance devono superare cinque fasi del processo di selezione, inclusa una valutazione completa dell'inglese e una valutazione del progetto.

A differenza di altre piattaforme, Toptal adotta un approccio più personalizzato. Un membro del team si metterà in contatto con te per raccogliere i requisiti e le preferenze di talento. Da lì, ti presenteranno la corrispondenza giusta per il tuo lavoro dalla loro rete di talenti verificati da esperti.

Questo processo di abbinamento personalizzato garantisce che tu lavori con assistenti virtuali con le giuste competenze ed esperienze per le tue attività WordPress. E ti evita di dover esaminare migliaia di curriculum e coordinare tu stesso i colloqui.

Toptal dispone anche di una funzionalità dedicata per la fatturazione e il monitoraggio del tempo chiamata TopTracker. Con questo servizio, puoi facilmente monitorare le ore e effettuare pagamenti tramite PayPal, Payoneer o bonifico bancario diretto. Tuttavia, potresti anche utilizzare uno strumento dedicato per il monitoraggio del tempo come TimeDoctor.

4. Colloquia i candidati qualificati

Una volta che il tuo annuncio di lavoro è stato pubblicato per alcuni giorni, dovresti vedere le candidature arrivare a fiumi. Esaminare i candidati può essere un lavoro noioso, ma è necessario se vuoi trovare la persona giusta.

Devi restringere la tua lista di candidati a quelli che soddisfano le tue qualifiche. Da lì, puoi scegliere di far sottoporre i candidati a un test di competenze. Questo esclude i candidati che semplicemente non hanno le competenze necessarie per svolgere il lavoro.

Ad esempio, puoi creare un sito WordPress di prova e chiedere loro di eseguire un backup completo del sito, risolvere un problema comune o ottimizzare un post del blog per la SEO. L'elenco dei compiti che hai già preparato ti aiuterà a decidere come valutare i tuoi candidati.

Dopodiché, puoi scegliere i pochi candidati che hanno ottenuto i punteggi più alti e sono più qualificati per il lavoro. Dovrai colloquiare questi potenziali assunti tramite Google Meet o Zoom.

A questo punto, sai che i candidati sono in grado di svolgere il ruolo.

Tuttavia, vorrai anche sapere se si adattano bene alla cultura della tua azienda. Pertanto, dovrai valutare come preferiscono lavorare in team, risolvere situazioni sconosciute o dare priorità ai compiti, specialmente quando gestiscono più responsabilità.

5. Assumi e integra nuovi assistenti virtuali

In generale, assumerai il candidato che ha fatto la migliore impressione. Quindi, assicuriamoci che i nuovi assunti firmino un Contratto di Lavoro Autonomo. Questo contratto delinea i termini, inclusi l'ambito del lavoro e i termini di pagamento.

Inoltre, dettaglia i diritti di proprietà intellettuale, che è importante chiarire, specialmente quando si tratta di contenuti di siti web, design o altri elementi creativi.

Con software come signNow, puoi creare accordi in formato PDF e invitare i tuoi nuovi assunti a firmare il contratto.

Ma prima che il tuo nuovo AV inizi, dovresti anche avere un processo di onboarding in atto.

Tutto quello che devi fare è usare uno strumento di gestione progetti per creare una serie di attività di onboarding che devono essere completate per mettere al passo il VA.

Puoi usare Asana per assegnare una checklist di attività che aiuti all'onboarding dei tuoi nuovi assistenti virtuali. Ogni nuovo membro del team seguirà una serie di azioni per familiarizzare con la tua azienda e il tuo modo di operare. Nella checklist, dovrebbero essere delineate cose come:

• La missione e i valori fondamentali della tua azienda
• Accesso al login del sito WordPress e ad altri strumenti
• Documentazione e formazione su come svolgere le attività
• Accesso agli strumenti di comunicazione del team per la collaborazione. Ad esempio, usare Slack è un ottimo modo per chattare con i VA 1 a 1, oppure puoi creare un canale dedicato per fare annunci a tutto il tuo team.

Puoi semplicemente aggiungere link all'hub di risorse che hai creato in precedenza con Notion o software simili.

Quando aggiungi permessi e ruoli a WordPress e ad altri software, è fondamentale che tu utilizzi un gestore di password come 1Password.

Questo software genererà e memorizzerà password forti e uniche per ogni account, il che può aiutare a impedire a chiunque di hackerare il tuo sito WordPress.

Alternativa: Utilizza i Servizi di Manutenzione WP

Potresti decidere di non essere ancora pronto ad assumere un VA, sia perché non hai abbastanza compiti da delegare, sia perché non ha senso dal punto di vista finanziario.

In tal caso, potresti preferire scegliere invece i servizi di manutenzione WordPress. Possono aiutarti a semplificare e automatizzare tutti i compiti che devi eseguire per mantenere il tuo sito sano e aggiornato, tra cui:

• Trovare e correggere link interrotti
• Aggiornare temi e plugin
• Eseguire il backup del tuo sito WordPress
• Eliminare commenti di spam
• Aggiornare automaticamente il core di WordPress alla versione più recente

WordPress.org raccomanda di eseguire questi compiti di manutenzione circa ogni tre o sei mesi.

Sebbene potresti assumere un VA per eseguire questi compiti, è molto più economico pagare semplicemente un fornitore di servizi per svolgere il lavoro per te.

Se stai cercando raccomandazioni, dai un'occhiata alle nostre scelte dei migliori servizi di manutenzione WordPress sul mercato. Queste agenzie possono gestire servizi di backup, aggiornamenti del core, aggiornamenti di temi e plugin, ottimizzazione degli asset, rimozione di malware, monitoraggio dell'uptime e molto altro.

Un'altra alternativa è utilizzare un'azienda di hosting WordPress gestito, che può occuparsi della maggior parte dei servizi di manutenzione. I provider di hosting gestito si occupano di tutte le attività di gestione del server, come la configurazione del server, la sicurezza e la manutenzione.

Domande frequenti

I nostri lettori ci chiedono spesso come assumere assistenti virtuali WordPress. Ecco le risposte alle domande più comuni:

Quanto costa un assistente virtuale?

I prezzi per gli assistenti virtuali variano, ma in genere costeranno tra i $5 e i $50 all'ora, con assistenti virtuali specializzati e con sede negli Stati Uniti che costano più di quelli focalizzati sull'amministrazione e all'estero.

Mentre molti addebitano per ora, alcuni potrebbero prezzare le loro tariffe come un compenso mensile da $500 a $4.000 per un numero fisso di ore.

Quando dovresti assumere un assistente virtuale?

Come imprenditori, è difficile sapere quando è il momento di assumere un assistente virtuale. Ma ecco alcuni segnali che è ora di iniziare a delegare:

• Stai dedicando troppo tempo a compiti di basso valore. È meglio dedicare il tuo tempo ad aggiungere valore alla tua azienda in un modo che solo tu puoi fare.
• Stai perdendo clienti perché non riesci a rispondere alle email di supporto. Una scarsa esperienza del cliente porterà a una cattiva reputazione, che può influire sulla crescita della tua attività.
• Non sei bravo con WordPress. Un VA con competenze tecniche può gestire la risoluzione degli errori di WordPress ed eseguire backup, garantendo che il tuo sito rimanga sicuro e aggiornato.
• Stai lottando per gestire i contenuti del tuo sito WordPress. Un assistente virtuale WordPress può aiutare a scrivere post del blog, creare grafiche e pianificare gli aggiornamenti dei contenuti.

L'outsourcing può sembrare innaturale per gli imprenditori che amano avere il controllo. Ma parte della crescita di un'azienda è riporre fiducia negli altri in modo che la tua azienda possa funzionare senza la tua piena attenzione.

Detto questo, se hai solo bisogno di aiuto per la manutenzione del tuo sito WordPress, allora i servizi di manutenzione WordPress sono la soluzione più affidabile e conveniente.

Speriamo che questo articolo ti abbia aiutato a imparare come assumere assistenti virtuali per il tuo sito WordPress. Successivamente, potresti anche voler consultare la nostra guida su come chiedere correttamente supporto per WordPress e ottenerlo, o le nostre scelte di esperti dei migliori servizi di contabilità per la tua attività online.

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