Kiedy dzwonisz na firmowy numer telefonu, często słyszysz automatyczne powitanie poczty głosowej, które przeprowadza Cię przez katalog telefoniczny i kolejne kroki. Podobnie jak przyjazna recepcjonistka, powitanie poczty głosowej dostarcza niezbędnych informacji i wzmacnia wizerunek Twojej marki.
Powitanie dzwoniących jasnym i zwięzłym pozdrowieniem sprawia, że czują się oni docenieni i poinformowani, co poprawia satysfakcję klienta, nawet gdy nie możesz odebrać ich połączeń bezpośrednio.
W WPBeginner rozumiemy, że może to zwiększyć wiarygodność marki i zbudować zaufanie wśród potencjalnych klientów. Używamy Nextiva do VoIP i poczty głosowej i zbadaliśmy wysokiej jakości alternatywy, aby pomóc Ci dokonać najlepszego wyboru dla Twojej firmy.
W tym artykule pokażemy Ci, jak skonfigurować powitanie poczty głosowej dla Twojego sklepu internetowego, firmy lub bloga. Dostarczymy również przykłady powitań poczty głosowej do wykorzystania jako szablon.
Dlaczego powitanie poczty głosowej jest ważne dla Twojej firmy?
Ponad 88% lokalnych wyszukiwań na urządzeniach mobilnych kończy się połączeniem telefonicznym. Dzieje się tak głównie dzięki sprytnym przyciskom kliknij, aby zadzwonić, które pojawiają się w lokalnych wynikach wyszukiwania Google.
Wiele małych firm nie jest w stanie od razu odebrać wszystkich połączeń. Czasami klienci mogą dzwonić po godzinach pracy, a Ty możesz być zajęty lub nie mieć wtedy dostępnego personelu.
W tym właśnie pomaga powitanie Twojej poczty głosowej.
Dla wielu klientów będzie to pierwszy kontakt z Twoją firmą. Brak skonfigurowanej poczty głosowej firmy może spowodować utratę klienta na rzecz konkurencji.
Z drugiej strony, niewłaściwe nagranie powitalne na poczcie głosowej również może mieć poważne konsekwencje. Klienci mogą się rozłączyć, nie dokończyć połączenia lub po prostu skontaktować się z konkurencją.
Biorąc to pod uwagę, przyjrzyjmy się, jak prawidłowo skonfigurować profesjonalne powitania poczty głosowej dla Twojej firmy online, które robią pozytywne wrażenie na dzwoniących.
Najlepszy sposób na skonfigurowanie powitania poczty głosowej
Zazwyczaj właściciele małych firm używają telefonu stacjonarnego lub komórkowego do zarządzania połączeniami. Chociaż może to wystarczyć, nie pozwala na właściwe zarządzanie połączeniami biznesowymi ani na skonfigurowanie skutecznego, zautomatyzowanego powitania na poczcie głosowej.
Najlepszym sposobem na zarządzanie połączeniami biznesowymi jest korzystanie z firmowej usługi telefonicznej. Wiele małych firm korzysta z wirtualnego numeru telefonu biznesowego, ponieważ pozwala im to skutecznie zarządzać połączeniami biznesowymi bez poświęcania swojej prywatności.
W przeciwieństwie do numeru stacjonarnego lub komórkowego, wykorzystuje Internet do zarządzania połączeniami. Oficjalna nazwa tej technologii to biznesowa usługa telefoniczna VoIP (Voice over Internet Protocol).
Korzystanie z firmowej usługi telefonicznej daje następujące korzyści w porównaniu z linią stacjonarną i telefonem komórkowym:
- Możesz ustawić godziny pracy firmy i nagrać różne powitania głosowe, które będą odtwarzane w zależności od pory dnia.
- Możesz skonfigurować automatyczną sekretarkę, dodać numery wewnętrzne do kierowania połączeń, pozwolić użytkownikom zostawiać wiadomości głosowe i wiele więcej.
- Działa na Twoim komputerze, tablecie, telefonie stacjonarnym, a nawet na telefonie komórkowym za pomocą aplikacji.
- Wielu użytkowników może korzystać z tego samego numeru telefonu niezależnie od swojej lokalizacji.
- Możesz łatwo nadać dostęp nowym pracownikom bez wzywania technika ani kupowania nowego sprzętu.
Polecamy używać Nextiva, ponieważ są oni najlepszym dostawcą usług telefonicznych dla firm na rynku. Oferują kompleksowy zestaw funkcji z łatwym w obsłudze panelem administracyjnym opartym na sieci i aplikacjami na telefon.
Używamy Nextiva w naszej firmie do zarządzania połączeniami dla WPBeginner i innych własności Awesome Motive.
Jeśli szukasz alternatywnego rozwiązania, możesz przyjrzeć się RingCentral lub Ooma. Oba są świetnymi usługami telefonicznymi dla firm i oferują niezwykle bogatą w funkcje platformę z wieloma narzędziami do zarządzania powitaniami głosowymi, automatycznymi sekretarkami, wiadomościami głosowymi, transkrypcjami rozmów i nie tylko.
Po skonfigurowaniu firmowej usługi telefonicznej możesz ustawić powitania głosowe, korzystając z ich łatwych do zrozumienia ustawień.
Przykłady powitań głosowych dla firm
Istnieje kilka podstawowych zasad, których należy przestrzegać, aby stworzyć najskuteczniejsze powitania poczty głosowej:
- Unikaj frazesów typu „Twój telefon jest dla nas ważny”. Są one nadużywane i nie brzmią już szczerze.
- Upewnij się, że Twoje nagranie poczty głosowej brzmi przyjaźnie i osobiście.
- Staraj się nie brzmieć, jakbyś czytał ze skryptu.
- Jeśli możesz, zatrudnij artystę głosowego, który pomoże Ci nagrać powitania poczty głosowej. Możesz nawet znaleźć kogoś na Fiverr.
- Upewnij się, że Twoja poczta głosowa zawiera ważne informacje, takie jak nazwa firmy, godziny otwarcia i dane kontaktowe.
Oto kilka przykładowych skryptów powitań poczty głosowej dla Twojej firmy, których możesz użyć.
Przykłady powitań poczty głosowej poza godzinami pracy
Ten komunikat poczty głosowej zostanie odtworzony, gdy klienci zadzwonią do Ciebie po godzinach pracy lub w weekendy. Upewnij się, że ten komunikat poczty głosowej informuje użytkowników o godzinach pracy biura i alternatywnych sposobach kontaktu z obsługą klienta lub lokalizacją sklepu.
„Cześć, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Jesteśmy dostępni telefonicznie od [9:00] do [18:00] [PST] od poniedziałku do piątku. Możesz również skorzystać z formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej [www.example.com], aby zostawić nam wiadomość, a my skontaktujemy się z Tobą e-mailowo. Jeśli chcesz, abyśmy oddzwonili, zostaw swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu wraz z krótką wiadomością, a nasz zespół skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.”
„Witaj, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Obecnie nie możemy odebrać telefonu. Nasze godziny pracy to [godziny pracy firmy] od poniedziałku do piątku. Nasz sklep pod adresem [lokalizacja sklepu] pozostaje otwarty dla klientów w weekendy. Możesz również skontaktować się z nami za pośrednictwem czatu na żywo na naszej stronie internetowej [www.example.com] [24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu]. Jeśli nie jest to pilne i chciałbyś, abyśmy oddzwonili, prosimy o pozostawienie swojego imienia i numeru po sygnale.”
Jak widać, oba szablony powitań na poczcie głosowej dostarczają ważnych informacji i oferują klientom alternatywne sposoby kontaktu za pośrednictwem czatu na żywo lub formularza kontaktowego.
Przykłady powitań poczty głosowej na czas urlopu
Te wiadomości powitalne można nagrywać podczas świąt.
„Witaj, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Nasz zespół jest obecnie poza biurem, aby spędzić święta z przyjaciółmi i rodziną. Wrócimy do pracy [dzień i godzina]. Proszę zostawić nam swoje imię i numer, a my oddzwonimy tak szybko, jak to możliwe. [Wesołych Świąt (lub odpowiednie pozdrowienie na dane święto)]”.
„Wesołych świąt! Nasz zespół w [nazwa firmy] jest nieobecny do [data]. Jeśli jesteś obecnym klientem, nadal możesz otworzyć zgłoszenie serwisowe na naszej stronie internetowej, postaramy się odpowiedzieć w ciągu najbliższych 24 godzin. Możesz również skontaktować się z nami za pomocą czatu na żywo lub formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej [www.example.com]. Jeśli nie jest to pilne, możesz zostawić nam swoje imię i numer po sygnale. Oddzwonimy tak szybko, jak to możliwe.”
„Witaj, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Jesteśmy zamknięci z powodu (nazwa święta) i wrócimy do pracy [data i godzina]. Jeśli potrzebujesz pilnej odpowiedzi, możesz wysłać nam e-mail na adres (adres e-mail), a my postaramy się odpowiedzieć na wszystkie e-maile w ciągu 24 godzin. Możesz również zostawić nam wiadomość, a my skontaktujemy się z Tobą po świętach (Szczęśliwego Nowego Roku / Wesołych Świąt)”.
Jak widać, te profesjonalne powitania poczty głosowej dostarczają klientom jak najwięcej informacji. Powitania te zapewniają również, że klienci wiedzą, jak uzyskać szybszą odpowiedź, korzystając z alternatywnych metod kontaktu w okresie świątecznym.
Przykłady powitań poczty głosowej na czas nieobecności / zajętości
Jeśli jesteś zajęty, nieobecny lub masz za mało personelu i nie możesz od razu odebrać połączeń od klientów, możesz użyć tych powitań jako przykładu.
„Witaj, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Obecnie nie możemy odebrać telefonu, ale chętnie oddzwonimy tak szybko, jak to możliwe. Prosimy o pozostawienie swojego imienia i numeru po sygnale.”
„Witaj, jesteśmy obecnie niedostępni przy telefonie. Jeśli nie jest to zbyt pilne, możesz wysłać nam e-mail na adres (adres e-mail). W przeciwnym razie prosimy o pozostawienie imienia i numeru po sygnale, a my oddzwonimy od razu.”
Jeśli jesteś jedyną osobą odbierającą telefony, możesz ustawić osobistą wiadomość powitalną.
„Cześć, dodzwoniłeś się do (Twoje Imię). Obecnie nie mogę odebrać telefonu. Możesz wysłać mi e-mail na adres (adres e-mail) lub zostawić swoje imię i numer po sygnale, a oddzwonię tak szybko, jak to możliwe.”
Przetestuj i ulepsz swoje powitania poczty głosowej
Innym świetnym powodem do korzystania z profesjonalnej usługi telefonicznej jest to, że możesz śledzić wszystkie swoje połączenia i przeglądać szczegółowe raporty na ich temat. Na przykład, tak wygląda strona analityki połączeń Nextiva.
Będziesz musiał śledzić, ilu użytkowników usłyszało każdy komunikat poczty głosowej i jak zareagowali. Komunikaty poczty głosowej z wyższym wynikiem pozostawionych wiadomości przez klientów działają efektywnie.
Wiadomości głosowe, których nawet nie odsłuchano w całości, są porażką.
Zalecamy wypróbowanie różnych powitań poczty głosowej, aby znaleźć idealną równowagę. Okresowe aktualizowanie powitania poczty głosowej może również pomóc w wypełnieniu luk komunikacyjnych, o których istnieniu nawet nie wiedziałeś.
Odpowiadaj na wiadomości poczty głosowej
Teraz, gdy masz już zbalansowane, informacyjne i przyjazne powitanie poczty głosowej, kolejny krok jest jeszcze ważniejszy.
Co się dzieje po tym, jak klient zostawi Ci wiadomość głosową?
Jeśli korzystasz z profesjonalnego systemu telefonicznego dla firm, będziesz w stanie łatwo śledzić te wiadomości i odpowiadać na nie.
Upewnij się, że Ty i Twój personel jesteście równie dobrze przygotowani do szybkiego kontaktu. Szybki oddzwonienie ma ogromne znaczenie w budowaniu relacji biznesowych i finalizowaniu sprzedaży.
Eksperckie poradniki dotyczące komunikacji biznesowej
Teraz, gdy wiesz, jak ustawić idealne powitanie poczty głosowej, możesz chcieć zapoznać się z innymi poradnikami dotyczącymi komunikacji biznesowej:
- Najlepsze usługi telefoniczne dla małych firm
- Najlepsze aplikacje do wirtualnych numerów telefonów biznesowych (z opcjami darmowymi)
- Przewodnik dla początkujących: Czym jest VoIP i jak działa? (Wyjaśnienie)
- Jak skonfigurować system telefonu z automatyczną sekretarką dla Twojej witryny
- Najlepsze wtyczki do wiadomości głosowych dla WordPress
- Najlepsze oprogramowanie do automatycznego wybierania numerów dla małych firm (porównanie)
- Nextiva vs RingCentral vs Ooma: Który jest lepszy? (Porównanie)
- Najlepsze narzędzia do komunikacji zespołowej dla małych firm
- Najlepsze usługi faksu online dla małych firm
- Google Meet vs Zoom: Który jest lepszy dla Twojej firmy?
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci dowiedzieć się, jak ustawić powitania poczty głosowej dla Twojej firmy online. Możesz również zapoznać się z naszym przewodnikiem na temat jak utworzyć darmowy firmowy adres e-mail oraz naszymi rekomendacjami najlepszych usług marketingu e-mailowego dla małych firm.
Jeśli podobał Ci się ten artykuł, zasubskrybuj nasz kanał YouTube po samouczki wideo WordPress. Możesz nas również znaleźć na Twitterze i Facebooku.
kzain
Skonfigurowanie profesjonalnego powitania poczty głosowej jest ważne dla budowania wiarygodności firmy, a ten artykuł sprawia, że jest to bardzo łatwe! Uwielbiam podane przykłady – pomagają zorientować się, co działa dobrze. Odkładałem skonfigurowanie własnego powitania poczty głosowej, ponieważ nie wiedziałem, od czego zacząć, ale ten tutorial dał mi pewność siebie, aby to zrobić. Dziękuję za jasne instrukcje.