Cum să creați facturi pentru clienți folosind WordPress

Dacă aveți o afacere/agenție sau lucrați ca freelancer, atunci veți avea nevoie de o modalitate ușoară de a trimite facturi clienților dvs.

Generarea acestor facturi direct în WordPress vă poate ajuta să economisiți timp și bani și să fiți plătit mai repede.

Oferim propriile noastre servicii WordPress, așa că am făcut o mulțime de cercetări cu privire la cele mai bune modalități de a oferi facturi clienților.

Deși nu generăm personal facturi în WordPress, am descoperit că FreshBooks și Sliced Invoices sunt ambele opțiuni excelente pentru afacerile mici.

În acest articol, vă vom arăta cum să creați facturi pentru clienți în WordPress, pas cu pas. 

De ce să creați facturi pentru clienți în WordPress?

Când sunteți freelancer sau proprietar de afacere mică, utilizarea sistemului de facturare WordPress potrivit vă poate simplifica viața, făcând în același timp mai ușor să fiți plătit.

Când folosești instrumentele potrivite pentru facturare, nu trebuie să te bazezi pe foi de calcul și metode învechite sau să plătești taxe mari de abonament pentru software-uri contabile complicate.

Instrumentele potrivite vă pot ajuta să simplificați facturarea clienților, urmărirea și plata. Puteți trimite facturi cu aspect plăcut clienților cu opțiuni de plată integrate și puteți fi plătit imediat. 

Acestea fiind spuse, haideți să vă arătăm cum să creați facturi pentru clienții dvs. în WordPress. Puteți folosi linkurile rapide de mai jos pentru a sări direct la metoda pe care doriți să o utilizați:

• Metoda 1: Crearea facturilor pentru clienți folosind FreshBooks
• Metoda 2: Crearea facturilor pentru clienți în WordPress folosind Sliced Invoices
• Întrebări frecvente: Crearea facturilor în WordPress

Metoda 1: Crearea facturilor pentru clienți folosind FreshBooks

Cel mai ușor și mai profesionist instrument de contabilitate pentru freelanceri și proprietarii de afaceri mici este FreshBooks.

Este un instrument de contabilitate conceput pentru non-contabili și este unul dintre cele mai bune pluginuri de facturare pentru WordPress.

Deși nu este integrat direct în site-ul dvs. WordPress, utilizarea unui instrument terț facilitează facturarea clienților, gestionarea finanțelor și a conturilor și primirea plăților într-un singur loc. 

Există o perioadă de probă gratuită de 30 de zile, astfel încât să puteți testa instrumentul și să vedeți dacă este potrivit pentru nevoile dvs. Planurile Pro încep în prezent de la doar 6 USD pe lună.

Înregistrarea unui cont este foarte ușoară. Mai întâi, accesați site-ul web FreshBooks și faceți clic pe butonul „Încercați gratuit”. 

Acest lucru vă duce la pagina de înregistrare a contului.

Trebuie să introduceți numele și e-mailul dvs. și să faceți clic pe butonul „Încercați gratuit”.

După aceea, va trebui să vă verificați adresa de e-mail, ceea ce vă va duce la o pagină pentru configurarea contului dumneavoastră.

Trebuie să introduceți numele, locația și numărul de telefon, apoi să faceți clic pe butonul „Următorul”.

Apoi, vi se va cere să introduceți mai multe informații despre afacerea dvs. Aceasta include nișa dvs. de blogging, veniturile anuale și multe altele.

Odată ce ați terminat, faceți clic pe butonul „Salvare și finalizare”.

Acest lucru vă va aduce la ecranul tabloului de bord al contului dvs., unde puteți crea prima factură.

Pur și simplu faceți clic pe butonul „Creare nouă” și selectați „Factură” din lista derulantă.

Aceasta deschide generatorul personalizabil de facturi. 

Puteți încărca logo-ul, puteți schimba data scadenței și puteți adăuga mai multe informații despre afacerea dvs. Pur și simplu faceți clic pe oricare dintre zonele facturii pentru a face modificări.

Apoi, puteți adăuga articolele dvs. detaliate. Pentru fiecare articol, puteți adăuga un nume și o descriere, puteți seta rata și puteți alege cantitatea.

Faceți clic pe butonul „Adăugați o linie” pentru a adăuga mai multe elemente la factură. Totalurile prețurilor se vor actualiza automat. 

Odată ce ați terminat de personalizat factura, faceți clic pe opțiunea „Accept Online Payments”.

Acest lucru vă permite să adăugați cu ușurință plăți Stripe la factura dvs. Stripe este unul dintre cei mai importanți procesatori de plăți din lume și face ușor crearea unui cont de comerciant.

Apoi, trebuie să faceți clic pe butonul „Conectare”. 

Aceasta va deschide o nouă fereastră pentru a crea un cont Stripe.

Aici, trebuie să introduceți e-mailul dvs. și să faceți clic pe butonul „Continuare”.

Dacă aveți deja un cont Stripe, atunci puteți folosi același e-mail, iar acesta va lega contul dvs. de FreshBooks.

Apoi, trebuie să introduceți o parolă pentru contul dumneavoastră.

Apoi, faceți clic pe butonul „Continuă”.

Vi se va cere să introduceți și să confirmați numărul de telefon și apoi să faceți clic pe „Următorul” încă o dată. 

Pe ecranele următoare, va trebui să introduceți informații despre afacerea dvs., contul bancar și informațiile personale pentru a vă confirma identitatea.

Odată ce ați terminat, veți primi o notificare că v-ați conectat cu succes la Stripe. Pur și simplu faceți clic pe butonul „Închideți această fereastră” pentru a reveni la factura dvs.

Acum, faceți clic pe butonul „Trimite către” din partea de sus a facturii. 

Acest lucru deschide un meniu derulant unde puteți trimite automat factura prin e-mail clientului dvs.

Puteți modifica e-mailul de contact, subiectul și mesajul care vor fi trimise odată cu factura. Apoi, faceți clic pe butonul „Trimiteți factura”.

Clienții dumneavoastră vor primi automat factura, pe care o pot plăti online cu un card de credit.

Alternativ, puteți partaja factura cu clientul printr-un link sau o puteți descărca ca factură PDF și o puteți trimite direct.

Gestionarea facturilor clienților în FreshBooks

Dacă doriți să vizualizați toate facturile clienților dvs., pur și simplu faceți clic pe opțiunea de meniu „Facturi” din tabloul de bord al contului dvs.

Acest ecran vă va oferi o defalcare a sumei totale a facturilor restante, neachitate și în stadiu de schiță. 

De asemenea, puteți vizualiza toate facturile pe care le-ați trimis de pe acest ecran. 

Urmărirea timpului și cheltuielilor cu FreshBooks

O altă caracteristică excelentă a FreshBooks este capacitatea de a urmări timpul. Dacă sunteți freelancer, atunci poate fi necesar să urmăriți orele facturabile pentru clienții dvs.

Pur și simplu faceți clic pe opțiunea de meniu „Urmărirea timpului” și apoi faceți clic pe butonul „Intrare nouă”. 

Aceasta deschide un meniu derulant unde puteți introduce detaliile proiectului și orele.

Apoi, faceți clic pe butonul verde „Bifă”.

Odată ce salvați orele, le puteți adăuga cu ușurință ca element pe linie la facturile dvs. Când completați facturile, pur și simplu începeți să tastați, iar orele facturabile vor apărea în caseta elementului pe linie.

De asemenea, puteți urmări cheltuielile pentru a înțelege mai bine finanțele afacerii dvs. Pentru a face acest lucru, pur și simplu faceți clic pe fila „Cheltuieli” din tabloul de bord al contului dvs.

Acest lucru vă aduce un ecran unde puteți vizualiza toate cheltuielile afacerii dvs., puteți vedea plățile către furnizori și multe altele.

Pentru a adăuga o nouă cheltuială de afaceri, pur și simplu faceți clic pe opțiunea „Cheltuială nouă”. 

Acest lucru vă va duce la un ecran pentru a adăuga informațiile comerciantului. Puteți, de asemenea, să atribuiți cheltuieli unui proiect, să îl faceți recurent și multe altele. După ce ați terminat, faceți clic pe butonul „Salvează”.

Funcțiile de cheltuieli FreshBooks vă permit, de asemenea, să importați cheltuielile afacerii dvs. din contul bancar și cardurile de credit. Puteți chiar salva chitanțele afacerii făcând o fotografie direct de pe telefon. 

Organizarea facturării clienților, a plăților și a cheltuielilor de afaceri într-un singur loc facilitează luarea unor decizii financiare solide cu privire la afacerea dvs. 

Metoda 2: Crearea facturilor pentru clienți în WordPress folosind Sliced Invoices

O altă modalitate de a gestiona facturile este prin utilizarea pluginului Sliced Invoices. Acest plugin vă permite să trimiteți și să gestionați cu ușurință facturile clienților direct din tabloul de bord WordPress.

Include, de asemenea, șabloane de facturi care pot fi personalizate cu numele afacerii dvs., logo personalizat și multe altele. 

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să instalați și să activați pluginul Sliced Invoices. Pentru mai multe detalii, consultați ghidul nostru despre cum se instalează un plugin WordPress.

După activare, navigați la Sliced Invoices » Setări pentru a configura pluginul. 

Mai întâi, trebuie să setați datele de început și sfârșit de an pentru anul fiscal și, opțional, să introduceți orice articole pe care le facturați în mod obișnuit tuturor clienților. Apoi, faceți clic pe butonul „Salvare”.

Apoi, faceți clic pe fila „Business” pentru a introduce mai multe informații despre afacerea dvs.

Puteți încărca un logo și puteți adăuga numele afacerii dvs., adresa și multe altele. 

Apoi, faceți clic pe butonul „Save” din partea de jos a ecranului.

După aceea, faceți clic pe fila „Plăți”.

Mai întâi, puteți seta simbolul monedei și poziția de plată pe facturile dvs. 

Apoi, derulați în jos la secțiunea „Metode de plată”.

Aici, trebuie să configurați gateway-urile de plată pentru a accepta plățile clienților. 

Opțiunile de plată implicite sunt PayPal și un cont bancar. Cu toate acestea, pluginul acceptă și multiple alternative PayPal precum Stripe, 2Checkout și altele. 

Fiecare poartă de plată are setări diferite, pe care le puteți configura conectându-vă la contul dvs. pe acea poartă și obținând cheile API.

După configurarea gateway-urilor de plată, faceți clic pe butonul „Salvare” din partea de jos a ecranului.

Crearea unei facturi folosind WordPress

Odată ce ați configurat pluginul și setările de plată, puteți trimite prima factură. Pluginul creează facturi ca tipuri de postări personalizate pe site-ul dvs.

Pentru a crea o factură, navighează la Facturi » Adaugă Factură Nouă și dă facturii tale un nume și o descriere pentru a te ajuta să-ți amintești scopul facturii.

Apoi, puteți adăuga articole la factură.

Pentru a adăuga mai multe elemente pe linie, pur și simplu faceți clic pe butonul „Adăugați un alt element”.

Odată ce ați terminat, faceți clic pe butonul „Adăugați un client nou” din secțiunea „Detalii factură” din colțul din dreapta.

Sliced Invoices folosește sistemul încorporat de gestionare a utilizatorilor WordPress pentru gestionarea clienților. Așadar, veți crea un nou utilizator WordPress care va fi alocat clientului dumneavoastră. 

După aceea, faceți clic pe butonul de opțiune „Creare utilizator nou” și introduceți detaliile clientului.

Apoi, faceți clic pe butonul „Add New Client” din partea de jos a ecranului.

Acesta va atribui automat noul client pe care tocmai l-ați creat facturii. 

Apoi, secțiunea „Status” oferă câteva setări suplimentare opționale de funcționalitate, inclusiv posibilitatea de a schimba numărul facturii, numărul comenzii, data scadenței și multe altele.

Apoi, puteți schimba moneda și metoda de plată în secțiunea „Setări de plată”.

Doriți să vă asigurați că metoda de plată preferată este bifată. 

Există, de asemenea, o opțiune pentru a seta automat setările de impozitare ale facturii.

Puteți adăuga automat o rată de impozitare și puteți seta procentul ratei de impozitare.

Odată ce ați terminat de personalizat factura, faceți clic pe butonul „Publicați” pentru a o face activă.

După publicarea facturii, clienții dvs. vor primi o notificare prin e-mail cu un link către pagina facturii pe blogul dvs. WordPress.

Când fac clic pe aceasta, vor fi direcționați către pagina facturii, unde pot vizualiza, imprima și efectua o plată pentru factură.

Dacă clienții dvs. nu primesc notificări prin e-mail, atunci ar trebui să consultați ghidul nostru despre cum să remediați problema WordPress de ne-trimitere a e-mailurilor.

Vizualizarea tabloului de bord al facturilor în WordPress

Puteți vizualiza toate facturile pe care le-ați creat și trimis accesând Facturi » Facturi în panoul de administrare WordPress.

Aici, va arăta când a fost creată factura, prețul, dacă facturile sunt anulate sau restante și multe altele. 

De asemenea, puteți retrimite facturile de pe acest ecran și descărca PDF-uri ale facturilor.

Întrebări frecvente: Crearea facturilor în WordPress

Iată câteva întrebări adresate frecvent de cititorii noștri despre crearea facturilor în WordPress:

1. Pot personaliza aspectul facturii pentru a se potrivi brandului meu?

Absolut. Majoritatea plugin-urilor permit o formă de personalizare:

• Încărcați logo-ul, ajustați fonturile și culorile și adăugați note în subsol (cum ar fi termenii de plată).
• Unele instrumente suportă, de asemenea, șabloane personalizate sau ajustări CSS dacă doriți mai mult control.
• Dacă utilizați pluginuri pentru facturi PDF WooCommerce, căutați-le pe cele care acceptă editarea șabloanelor sau vin cu mai multe opțiuni de stil.

O factură finisată care reflectă brandul dvs. construiește încredere și face afacerea dvs. să pară mai profesionistă.

2. Clienții vor primi e-mailuri cu facturi automat?

Da, dar va trebui să vă asigurați că notificările prin e-mail sunt activate.

• Majoritatea pluginurilor precum Sliced Invoices vă permit să trimiteți facturi ca atașamente de e-mail sau linkuri automat.
• Dacă utilizați WooCommerce, e-mailurile de facturare sunt de obicei trimise atunci când o comandă este plasată, procesată sau finalizată, în funcție de setările dvs.

Asigurați-vă că site-ul dvs. WordPress este configurat cu un plugin SMTP corespunzător (cum ar fi WP Mail SMTP) pentru a vă asigura că e-mailurile cu facturi nu ajung în dosarele de spam.

3. Care este diferența dintre utilizarea unui plugin și conectarea unui serviciu extern de facturare?

Ambele opțiuni funcționează, dar servesc cazuri de utilizare ușor diferite:

• Utilizarea unui plugin WordPress păstrează totul în cadrul site-ului dvs. Este excelent dacă doriți control complet, fluxuri de lucru mai rapide și nu doriți să vă bazați pe platforme de facturare terțe.
• Conectarea unui instrument extern (cum ar fi FreshBooks sau QuickBooks) este mai bună dacă folosiți deja acele platforme pentru contabilitate. Este, de asemenea, o opțiune mai sigură pentru utilizatorii care doresc stocare off-site a facturilor, rapoarte fiscale sau funcții mai avansate.

Dacă facturați ocazional și doriți simplitate, un plugin va fi probabil suficient. Dar dacă facturarea este o parte importantă a afacerii dvs., un instrument profesional s-ar putea scala mai bine.

Sperăm că acest articol v-a ajutat să învățați cum să creați facturi pentru clienți folosind WordPress. De asemenea, ați putea dori să consultați ghidul nostru despre cele mai bune site-uri web pentru freelanceri pentru a găsi de lucru sau cum să câștigi bani folosind inteligența artificială.

Dacă ți-a plăcut acest articol, te rugăm să te abonezi la canalul nostru de YouTube pentru tutoriale video WordPress. Ne poți găsi, de asemenea, pe Twitter și Facebook.