Cum să creați facturi pentru clienți folosind WordPress (Gratuit)

Dacă sunteți freelancer sau conduceți o agenție, aveți nevoie de o modalitate simplă de a factura clienții și de a fi plătit fără a plăti lunar pentru software de contabilitate.

Vestea bună este că puteți face acest lucru în WordPress gratuit. Veți crea factura în panoul dvs. de control, veți păstra înregistrările clienților pe propriul site și veți trimite clienții către o pagină de plată de pe propriul domeniu.

În acest ghid, vă vom arăta cum să creați facturi pentru clienți în WordPress, pas cu pas.

De ce să creați facturi pentru clienți în WordPress?

Majoritatea freelancerilor încep prin a factura dintr-un fișier de calcul tabelar sau Word. Acest lucru funcționează până când urmăriți cinci clienți simultan și nu vă puteți aminti cine a plătit și cine nu.

Pluginul Sliced Invoices rezolvă acest lucru fără a adăuga o factură lunară.

De asemenea, păstrează facturarea acolo unde lucrați deja. Când un client întreabă despre o factură trimisă acum trei luni, aceasta se află în același panou de control WordPress în care vă conectați zilnic.

Dacă facturarea este doar o parte din contabilitatea dvs. și aveți nevoie de urmărirea cheltuielilor și rapoarte fiscale, atunci un serviciu de contabilitate plătit este o opțiune mai bună. Pentru tot restul, WordPress se poate ocupa.

Un lucru înainte de a începe. Acest tutorial acoperă crearea de facturi unice pentru clienți individuali. Dacă ați prefera să permiteți vizitatorilor să comande de pe site-ul dvs. și să plătească imediat, consultați ghidul nostru despre cum să creați un formular de comandă online în WordPress.

Să începem.

Pasul 1: Instalați și configurați Sliced Invoices

Mai întâi, trebuie să instalați și să activați pluginul Sliced Invoices. Pentru mai multe detalii, consultați ghidul nostru pas cu pas despre cum să instalați un plugin WordPress.

La activare, accesați Sliced Invoices » Setări pentru a configura pluginul.

În setările „ Generale”, primele câmpuri sunt Începutul Anului și Sfârșitul Anului. Trebuie să le setați pentru a corespunde anului fiscal, astfel încât totalurile anuale să se alinieze cu ceea ce declarați de fapt.

Următoarea secțiune este Elemente de Linie Predefinite. Aici salvați munca pentru care facturați iar și iar, cum ar fi o reținere lunară sau rata dvs. orară, pentru a nu o tasta de fiecare dată.

Introduceți prețul ca un număr simplu, fără simbolul monedei. Fiecare element pe care îl salvați aici este gata de selectat atunci când adăugați o factură nouă.

După aceea, faceți clic pe butonul „Salvați”.

Pasul 2: Adăugați Detaliile Afacerii Dvs.

Pe aceeași pagină, faceți clic pe fila „Afacere”. Informațiile pe care le adăugați aici se tipăresc în partea de sus a fiecărei facturi pe care o trimiteți.

Ar trebui să începeți prin încărcarea Logo-ului Dvs. Dacă omiteți această opțiune, pluginul tipărește Numele Afacerii Dvs. pe facturi.

Apoi, trebuie să introduceți Adresa Dvs. Pluginul tipărește exact ceea ce tastați, așa că ar trebui să o formatați așa cum sunt scrise adresele în țara dvs.

În secțiunea Informații Suplimentare Afacere, puteți introduce un număr de TVA sau impozit, un număr de înregistrare a afacerii sau un număr de telefon. Tot ceea ce clientul dvs. are nevoie pentru a înregistra factura pe partea sa aparține aici.

Ultima opțiune este URL-ul site-ului dvs. web. Dacă introduceți URL-ul aici, logo-ul și numele afacerii dvs. devin un link către site-ul dvs.

Apoi faceți clic pe butonul „Salvare”.

Pasul 3: Setați Valorile Implicite ale Facturilor Dvs.

Acum deschideți fila „Facturi”. Totul aici se aplică fiecărei facturi pe care o creați de acum înainte, așa că setarea o singură dată vă scutește de repetarea muncii la fiecare factură.

Începeți prin a bifa opțiunea Incrementare Automată, astfel încât fiecare factură nouă să preia automat următorul număr. Apoi setați Următorul Număr la locul de unde doriți să înceapă secvența.

Câmpul Următorul Număr acceptă zerouri la început, deci 0001 funcționează bine. Câmpurile Prefix și Sufix încadrează textul în jurul acelui număr. Un prefix INV- vă oferă INV-0001, iar un sufix -2026 vă oferă 0001-2026.

Următorul este câmpul Data Scadenței, unde introduceți câte zile are clientul la dispoziție pentru a plăti.

Introduceți 14 și fiecare factură va fi scadentă la 14 zile după ziua în care o creați. Puteți suprascrie data pe orice factură individuală.

Termenii și Condițiile se tipăresc pe fiecare factură. Le puteți folosi pentru a specifica când este scadentă plata și ce se întâmplă dacă este întârziată.

Câmpul Subsol este ultima linie din partea de jos a fiecărei facturi. Puteți adăuga un scurt mulțumesc și adresa dvs. de e-mail.

În partea de jos a acestei pagini, puteți selecta și un design de șablon de factură. Sub acesta, există un câmp CSS Personalizat dacă doriți să schimbați culorile sau fonturile dincolo de ceea ce oferă șablonul.

Faceți clic pe butonul „Salvare” pentru a continua.

Pasul 4: Configurați Metodele de Plată

Acum ar trebui să faceți clic pe fila „Plăți”. Aici setați cum apar banii pe facturile dvs. și cum vă plătesc clienții de fapt.

Începeți prin a adăuga Simbolul Monedei, alegeți dacă acesta se află în stânga sau în dreapta în Poziția Monedei, apoi setați separatorul de mii, separatorul zecimal și numărul de zecimale.

Țineți cont că aceste setări sunt doar pentru afișarea monedei, iar pluginul nu convertește între monede.

Sliced Invoices creează o pagină goală numită Plată atunci când activați pluginul. Aceasta este pagina pe care clienții dvs. ajung atunci când plătesc online.

Lăsați-o selectată, cu excepția cazului în care v-ați creat propria pagină de plată.

Acum derulați în jos la secțiunea Metode de Plată. Versiunea gratuită vă oferă trei opțiuni pentru a colecta plăți pentru facturile dvs.

Puteți adăuga detaliile contului dvs. bancar pentru transferuri directe sau puteți utiliza caseta de Plată Generică pentru alte aranjamente, cum ar fi plata prin cec. Ambele se imprimă direct pe factură.

Dacă doriți să colectați plăți online, faceți clic pe săgeata de lângă opțiunea PayPal Gateway și activați-o.

Pentru PayPal, veți avea nevoie de credențialele API PayPal, pe care le puteți găsi în contul dvs. PayPal la Setări Cont » Acces API » Integrare API NVP/SOAP » Gestionare credențiale API. Copiați fiecare în câmpul corespunzător.

Dacă preferați să acceptați plăți cu cardul prin Stripe, sau să utilizați Authorize.Net sau 2Checkout, acestea sunt extensii plătite ale pluginului Sliced Invoices.

Faceți clic pe butonul „Salvare” și totul este gata pentru a crea prima factură în pasul următor.

Pasul 5: Creați Prima Factură

Să creăm prima dvs. factură reală. Trebuie să accesați pagina Facturi » Adăugare Factură Nouă.

Începeți cu titlul din partea de sus. Acesta este pentru dvs., nu pentru clientul dvs., așa că folosiți ceva ce veți recunoaște mai târziu într-o listă, cum ar fi „Acme Co, reținere octombrie”.

Următoarea este secțiunea Articole. Fiecare rând preia Cantitate, Titlu Articol, Ajustare (%), Rată ($) și Descriere.

Dacă facturați mai mult de un articol, puteți face clic pe butonul Adăugare Alt Articol. Totalurile facturii se actualizează pe măsură ce adăugați detalii, cum ar fi prețul și procentul de impozit.

În caseta Detalii Factură din partea dreaptă, ar trebui să faceți clic pe butonul Adăugare Client Nou și se va deschide o fereastră pop-up pentru a adăuga detaliile clientului.

Sliced Invoices stochează clienții ca utilizatori WordPress, deci acest pas creează un cont de utilizator pe site-ul dvs. Pluginul nu trimite prin e-mail clientului dvs. detaliile de conectare, așa că acesta nu va auzi nimic până când nu trimiteți factura în pasul următor.

Alegeți opțiunea Creare Utilizator Nou și completați toate detaliile necesare pentru clientul dvs. Acum faceți clic pe butonul „Adăugare Client Nou”.

Puteți, de asemenea, să alegeți un utilizator existent dacă clientul are deja un cont pe site-ul dvs. Oricum ar fi, un client este atașat automat la factură.

Alte detalii, cum ar fi numărul facturii și data scadenței, sunt deja completate din setările facturii anterioare. Puteți modifica oricare dintre aceste setări aici și acestea vor suprascrie setările generale pentru această factură.

Când totul arată corect, faceți clic pe butonul „Publicare” și factura dvs. este gata.

Pasul 6: Trimiteți Factura Clientului Dvs.

La publicarea facturii, veți observa o nouă linie Sliced Invoices care apare în caseta Publish din colțul din dreapta sus.

Faceți clic pe pictograma plic care spune Email către client.

Se deschide o fereastră pop-up cu Către deja completat din înregistrarea clientului dvs., împreună cu Subiectul și conținutul din setările de E-mail.

Puteți edita orice doriți în e-mail și puteți separa adresele cu o virgulă pentru a copia mai multe persoane.

Apoi faceți clic pe butonul „Trimite E-mailul”.

Clientul dvs. primește un e-mail cu un link către factură pe site-ul dvs. Îl pot citi și plăti factura folosind metodele de plată pe care le-ați adăugat.

Dacă clientul dvs. spune că e-mailul nu a ajuns niciodată, problema este aproape întotdeauna configurarea e-mailului WordPress, mai degrabă decât pluginul.

Recomandăm WP Mail SMTP, care trimite e-mailurile dvs. printr-un serviciu de poștă adecvat, astfel încât să nu mai ajungă în folderul spam. Pentru mai multe detalii, consultați ghidul nostru despre cum să remediați problema WordPress de ne-trimitere a e-mailurilor.

Pasul 7: Vizualizați și gestionați facturile dvs.

Acum faceți clic pe meniul „Facturi” din tabloul de bord WordPress pentru a vedea fiecare factură pe care ați creat-o într-o singură listă.

Fiecare rând are o coloană de acțiuni cu același buton de e-mail, astfel încât re-trimiterea unei facturi necesită un singur clic. De asemenea, arată când ați trimis ultima dată e-mail pentru acea factură.

Facturile au unul dintre cele cinci stări: Ciornă, Neplătită, Plătită, Scadentă și Anulată.

Sliced Invoices mută automat o factură neplătită la Scadentă odată ce data scadenței a trecut, astfel încât să nu fie nevoie să urmăriți datele.

Puteți utiliza meniul derulant Vizualizați toate stările și faceți clic pe butonul Filtrare pentru a vedea fiecare factură neplătită. Faceți clic pe butonul Exportați ca CSV atunci când contabilul dvs. are nevoie de facturile anului.

Trimiteți memento-uri automate de plată

Puteți, de asemenea, să trimiteți memento-uri de plată către plătitorii întârziați. Accesați Sliced Invoices » Setări, deschideți fila E-mailuri și derulați în jos la opțiunea Memento de plată.

Puteți selecta una sau mai multe opțiuni de memento pentru a configura memento-uri automate de plată. Recomandăm adăugarea unui memento cu o zi înainte de scadența plății, deoarece un îndemn înainte de termen oprește multe facturi să nu întârzie deloc.

Un lucru de reținut: memento-urile sunt trimise pentru fiecare factură care este încă Neplătită sau Scadentă, iar pluginul înregistrează doar plățile pe care le gestionează singur prin PayPal. Când un client plătește prin transfer bancar sau cec, deschideți acea factură, setați Starea în caseta Detalii factură la Plătită și faceți clic pe butonul „Actualizare”. Altfel, memento-urile vor continua să fie trimise unui client care a plătit deja.

Întrebări frecvente: Crearea facturilor în WordPress

Iată câteva întrebări adresate frecvent de cititorii noștri despre crearea facturilor în WordPress:

Clienții vor primi e-mailuri cu facturi automat?

Nu. Publicarea unei facturi nu trimite nimic. O trimiteți dvs. înșivă făcând clic pe butonul Trimiteți clientului prin e-mail, ceea ce vă oferă șansa de a verifica mesajul mai întâi.

Singurul lucru care pleacă de la sine este memento-ul de plată, odată ce l-ați configurat. Dacă e-mailurile dvs. nu ajung deloc, instalați WP Mail SMTP, astfel încât site-ul dvs. să trimită prin intermediul unui serviciu de poștă adecvat în loc să ajungă în spam.

Pot crea o factură PDF gratuită în WordPress?

Nu automat. Versiunea gratuită a pluginului Sliced Invoices îi trimite clientului prin e-mail un link către factură pe site-ul dvs., iar dvs. sau clientul dvs. puteți salva acea pagină ca PDF din dialogul de imprimare al browserului. Dacă doriți un PDF atașat la fiecare e-mail de factură, Sliced Invoices vinde o extensie PDF în pachetele sale plătite.

Pot conecta facturile mele WordPress la QuickBooks?

Nu. Sliced Invoices nu are integrare cu QuickBooks. Puteți utiliza butonul Exportă ca CSV din lista dvs. de facturi și puteți importa acel fișier în QuickBooks, ceea ce este de obicei suficient.

Sperăm că acest articol v-a ajutat să învățați cum să creați facturi pentru clienți folosind WordPress. De asemenea, ați putea dori să consultați ghidul nostru despre cele mai bune pluginuri de facturare WordPress.

Dacă v-a plăcut acest articol, atunci vă rugăm să vă abonați la Canalul nostru de YouTube pentru tutoriale video despre WordPress. Ne puteți găsi, de asemenea, pe Twitter și Facebook.