WordPress ile Müşteriler İçin Ücretsiz Fatura Oluşturma

Serbest çalışan veya ajans işletiyorsanız, her ay muhasebe yazılımı için ödeme yapmadan müşterilere fatura kesmenin ve ödeme almanın basit bir yoluna ihtiyacınız vardır.

İyi haber şu ki, bunu WordPress içinde ücretsiz olarak yapabilirsiniz. Faturayı kontrol panelinizde oluşturacak, müşteri kayıtlarınızı kendi sitenizde tutacak ve müşterileri kendi alan adınızdaki bir ödeme sayfasına yönlendireceksiniz.

Bu kılavuzda, WordPress'te müşteriler için adım adım nasıl fatura oluşturacağınızı göstereceğiz.

WordPress'te Müşteriler İçin Neden Fatura Oluşturulur?

Çoğu serbest çalışan, bir elektronik tablo veya Word dosyasıyla faturalama yapmaya başlar. Bu, beş müşteriyi aynı anda kovalarken kimin ödediğini ve kimin ödemediğini hatırlayamadığınız zamana kadar işe yarar.

Sliced Invoices eklentisi, aylık fatura eklemeden bunu çözer.

Ayrıca faturalamayı zaten çalıştığınız yere koyar. Bir müşteri üç ay önceki bir fatura hakkında sorduğunda, her gün giriş yaptığınız aynı WordPress kontrol panelinde duruyor.

Faturalama, muhasebenizin yalnızca bir parçasıysa ve gider takibi ile vergi raporlarına ihtiyacınız varsa, ücretli bir muhasebe hizmeti daha uygun olacaktır. Diğer her şey için WordPress bunu halledebilir.

Başlamadan önce bir şey. Bu öğretici, bireysel müşteriler için benzersiz faturalar oluşturmayı kapsar. Ziyaretçilerin sitenizden sipariş vermelerine ve hemen ödeme yapmalarına izin vermek istiyorsanız, WordPress'te çevrimiçi sipariş formu nasıl oluşturulur kılavuzumuza bakın.

Başlayalım.

Adım 1: Sliced Invoices'i Yükleyin ve Kurun

Öncelikle, Sliced Invoices eklentisini kurmanız ve etkinleştirmeniz gerekir. Daha fazla ayrıntı için, bir WordPress eklentisinin nasıl kurulacağına ilişkin adım adım kılavuzumuza bakın.

Etkinleştirdikten sonra, eklentiyi ayarlamak için Sliced Invoices » Ayarlar bölümüne gidin.

‘Genel’ ayarlarında, ilk alanlar Yıl Başlangıcı ve Yıl Sonu’dur. Yıllık toplamlarınızın aslında beyan ettiğinizle uyumlu olması için bunları vergi yılınıza uyacak şekilde ayarlamanız gerekir.

Bir sonraki bölüm Önceden Tanımlanmış Satır Öğeleri’dir. Burası, her seferinde tekrar tekrar faturalandırdığınız işleri, örneğin aylık sabit ücret veya saatlik ücretinizi kaydettiğiniz yerdir, böylece her seferinde yazmak zorunda kalmazsınız.

Fiyatı para birimi simgesi olmadan düz bir sayı olarak girin. Burada kaydettiğiniz her öğe, yeni bir fatura eklerken seçilmeye hazır olacaktır.

Ardından, ‘Kaydet’ düğmesine tıklayın.

Adım 2: İşletme Bilgilerinizi Ekleyin

Aynı sayfada, ‘İşletme’ sekmesine tıklayın. Buraya eklediğiniz bilgiler, gönderdiğiniz her faturanın başında yazdırılır.

Logo yükleyerek başlamalısınız. Bu seçeneği atarsanız, eklenti faturalarınıza İşletme Adınızı yazdırır.

Ardından, Adresinizi girmeniz gerekir. Eklenti yazdığınızı tam olarak yazdırır, bu nedenle ülkenizde adreslerin yazılma şekline göre biçimlendirmelisiniz.

Ek İşletme Bilgileri bölümünde, bir vergi veya KDV numarası, bir işletme kayıt numarası veya bir telefon numarası girebilirsiniz. Müşterinizin kendi tarafında faturayı kaydetmesi için gereken her şey buraya aittir.

Son seçenek web sitenizin URL’sidir. URL’yi buraya girerseniz, logonuz ve işletme adınız sitenize geri bağlantı haline gelir.

Ardından ‘Kaydet’ düğmesine tıklayın.

Adım 3: Fatura Varsayılanlarınızı Ayarlayın

Şimdi ‘Faturalar’ sekmesini açın. Buradaki her şey, bundan sonra oluşturacağınız her fatura için geçerlidir, bu nedenle burayı bir kez ayarlamak, her faturada işi tekrarlamaktan sizi kurtarır.

Her yeni faturanın otomatik olarak bir sonraki numarayı alması için Otomatik Artırma seçeneğini işaretleyerek başlayın. Ardından, dizinin başlamasını istediğiniz yere Sonraki Numarayı ayarlayın.

Sonraki Numara alanı başında sıfırları kabul eder, bu nedenle 0001 sorun olmaz. Önek ve Sonek alanları bu sayının etrafına metin sarar. INV- öneki size INV-0001 verir ve -2026 soneki size 0001-2026 verir.

Sıradaki, müşterinin ödeme yapmak için kaç günü olduğunu belirttiğiniz Vade Tarihi alanıdır.

14 girin ve her fatura, oluşturduğunuz günden 14 gün sonra vadesi dolacaktır. Yine de herhangi bir tekil faturadaki tarihi geçersiz kılabilirsiniz.

Şartlar ve Koşullar her faturada yazdırılır. Ödemenin ne zaman vadesi olduğunu ve geç kalırsa ne olacağını açıklamak için kullanabilirsiniz.

Altbilgi alanı, her faturanın altındaki son satırdır. Kısa bir teşekkür ve e-posta adresinizi ekleyebilirsiniz.

Bu sayfanın altında, bir fatura şablon tasarımı da seçebilirsiniz. Altında, şablonun sunduğunun ötesinde renkleri veya yazı tiplerini değiştirmek isterseniz Özel CSS alanı bulunur.

Devam etmek için ‘Kaydet’ düğmesine tıklayın.

Adım 4: Ödeme Yöntemlerinizi Ayarlayın

Şimdi ‘Ödemeler’ sekmesine tıklamalısınız. Burası, faturalarınızda paranın nasıl görüneceğini ve müşterilerin size nasıl ödeme yapacağını ayarladığınız yerdir.

Para Birimi Simgesi ekleyerek başlayın, Para Birimi Konumu'nda sol veya sağda mı oturacağını seçin, ardından Binlik Ayırıcı, Ondalık Ayırıcı ve Ondalık Sayısını ayarlayın.

Bu ayarların yalnızca para birimi gösterimi için olduğunu ve eklentinin para birimleri arasında dönüştürme yapmadığını unutmamalısınız.

Sliced Invoices, eklentiyi etkinleştirdiğinizde Ödeme adlı boş bir sayfa oluşturur. Müşterilerinizin çevrimiçi ödeme yaptıklarında indikleri sayfa budur.

Kendi ödeme sayfanızı oluşturmadığınız sürece seçili bırakın.

Şimdi aşağıdaki Ödeme Yöntemleri bölümüne gidin. Ücretsiz sürüm, faturalarınız karşılığında ödeme toplamak için size üç seçenek sunar.

Doğrudan transferler için banka hesabı bilgilerinizi ekleyebilir veya çekle ödeme gibi diğer düzenlemeler için Genel Ödeme kutusunu kullanabilirsiniz. Her ikisi de doğrudan faturaya basılır.

Çevrimiçi ödeme toplamak istiyorsanız, PayPal Gateway seçeneğinin yanındaki oka tıklayın ve etkinleştirin.

PayPal için, PayPal hesabınızda Hesap Ayarları » API erişimi » NVP/SOAP API entegrasyonu » API kimlik bilgilerini yönet altında bulabileceğiniz PayPal API kimlik bilgilerine ihtiyacınız olacaktır. Her birini eşleşen alana kopyalayın.

Bunun yerine Stripe aracılığıyla kart ödemeleri almayı veya Authorize.Net veya 2Checkout kullanmayı tercih ederseniz, bunlar Sliced Invoices eklentisinin ücretli uzantılarıdır.

‘Kaydet’ düğmesine tıklayın ve bir sonraki adımda ilk faturanızı oluşturmanız için her şey hazır.

Adım 5: İlk Faturanızı Oluşturun

İlk gerçek faturanızı oluşturalım. Faturalar » Yeni Fatura Ekle sayfasına gitmeniz gerekiyor.

En üstteki başlıkla başlayın. Bu, sizin içindir, müşteriniz için değil, bu yüzden daha sonra listede tanıyacağınız bir şey kullanın, örneğin “Acme A.Ş., Ekim peşinatı”.

Sıradaki Satır Kalemleri bölümü. Her satır Adet, Öğe Başlığı, Ayarla (%), Oran ($) ve Açıklama alır.

Birden fazla öğe için fatura kesiyorsanız, Başka Bir Öğe Ekle düğmesine tıklayabilirsiniz. Fatura toplamları, fiyat ve vergi yüzdesi gibi ayrıntıları ekledikçe güncellenir.

Sağ taraftaki Fatura Detayları kutusunda, Yeni İstemci Ekle düğmesine tıklamalısınız ve istemci ayrıntılarını eklemek için bir açılır pencere açılacaktır.

Sliced Invoices, istemcileri WordPress kullanıcıları olarak depolar, bu nedenle bu adım sitenizde bir kullanıcı hesabı oluşturur. Eklenti, istemcinize giriş bilgilerini e-posta ile göndermez, bu nedenle bir sonraki adımda faturayı gönderene kadar hiçbir şey duymazlar.

Yeni Kullanıcı Oluştur seçeneğini seçin ve istemciniz için gerekli tüm ayrıntıları doldurun. Şimdi ‘Yeni İstemci Ekle’ düğmesine tıklayın.

İstemcinin sitenizde zaten bir hesabı varsa, mevcut bir kullanıcıyı da seçebilirsiniz. Her iki durumda da, bir istemci otomatik olarak faturaya eklenir.

Fatura numarası ve son ödeme tarihi gibi diğer ayrıntılar önceki fatura ayarlarından zaten doldurulmuştur. Bu ayarlardan herhangi birini burada değiştirebilirsiniz ve bu fatura için genel ayarları geçersiz kılacaktır.

Her şey doğru göründüğünde, ‘Yayınla’ düğmesine tıklayın ve faturanız hazır.

Adım 6: Faturayı Müşterinize Gönderin

Faturayı yayınladığınızda, sağ üst köşedeki Yayınla kutusunda yeni bir Sliced Invoices satırı göründüğünü fark edeceksiniz.

Müşteriye E-posta gönderen zarf simgesine tıklayın.

Gönderilecek alan, müşterinizin kaydından doldurulmuş olarak açılan bir açılır pencerede, Konu ve E-postalar ayarlarınızdan gelen içerikle birlikte görünür.

E-postadaki herhangi bir şeyi düzenleyebilirsiniz ve birden fazla kişiyi kopyalamak için adresleri virgülle ayırın.

Ardından 'E-postayı Gönder' düğmesine tıklayın.

Müşteriniz, sitenizdeki faturaya bir bağlantı içeren bir e-posta alır. Faturayı okuyabilir ve eklediğiniz ödeme yöntemlerini kullanarak ödeyebilirler.

Müşteriniz e-postanın hiç gelmediğini söylerse, sorun neredeyse her zaman eklenti yerine WordPress e-posta kurulumunuzdadır.

E-postalarınızı uygun bir posta hizmeti aracılığıyla gönderen ve spam klasörüne düşmesini engelleyen WP Mail SMTP'yi öneririz. Daha fazla ayrıntı için, WordPress'in e-posta gönderme sorununu nasıl düzelteceğine ilişkin kılavuzumuza bakın.

Adım 7: Faturalarınızı Görüntüleyin ve Yönetin

Şimdi oluşturduğunuz her faturayı tek bir listede görmek için WordPress kontrol panelinizdeki 'Faturalar' menüsüne tıklayın.

Her satırda aynı e-posta düğmesine sahip bir eylemler sütunu bulunur, bu nedenle bir faturayı yeniden göndermek tek bir tıklamayla gerçekleşir. Ayrıca o faturaya en son ne zaman e-posta gönderildiğini de gösterir.

Faturalar beş durumdan birini taşır: Taslak, Ödenmemiş, Ödenmiş, Gecikmiş ve İptal Edilmiş.

Sliced Invoices, son ödeme tarihi geçtiğinde ödenmemiş bir faturayı otomatik olarak Gecikmiş durumuna taşır, böylece tarihleri takip etmek zorunda kalmazsınız.

Tüm durumları görüntüle açılır menüsünü kullanabilir ve ödenmemiş tüm faturaları görmek için Filtre düğmesine tıklayabilirsiniz. Muhasebeciniz yılın faturalarını istediğinde CSV olarak dışa aktar düğmesine tıklayın.

Otomatik Ödeme Hatırlatıcıları Gönderin

Geciken ödemeler için alıcılara ödeme hatırlatıcıları da gönderebilirsiniz. Sliced Invoices » Ayarlar'a gidin, E-postalar sekmesini açın ve Ödeme Hatırlatıcısı seçeneğine doğru aşağı kaydırın.

Otomatik ödeme hatırlatıcıları ayarlamak için bir veya daha fazla hatırlatıcı seçeneği seçebilirsiniz. Ödeme son tarihinden bir gün önce bir hatırlatıcı eklemenizi öneririz, çünkü son tarihten önce bir dürtme, birçok faturanın hiç gecikmesini önler.

Aklınızda bulundurmanız gereken bir şey: hatırlatıcılar hala Ödenmemiş veya Gecikmiş olan her faturaya gönderilir ve eklenti yalnızca kendi aracılığıyla işlediği ödemeleri kaydeder. Müşteri banka havalesi veya çek ile ödeme yaptığında, o faturayı açın, Fatura Detayları kutusundaki Durumu Ödenmiş olarak ayarlayın ve 'Güncelle' düğmesine tıklayın. Aksi takdirde hatırlatıcılar zaten ödeme yapmış bir müşteriye gönderilmeye devam edecektir.

Sıkça Sorulan Sorular: WordPress'te Fatura Oluşturma

WordPress'te fatura oluşturma hakkında okuyucularımızın sıkça sorduğu bazı sorular şunlardır:

Müşteriler otomatik olarak fatura e-postaları alacak mı?

Hayır. Bir faturayı yayınlamak hiçbir şey göndermez. Önce mesajı kontrol etme şansı veren Müşteriye E-posta gönder düğmesine tıklayarak kendiniz gönderirsiniz.

Kendi kendine çıkan tek şey, ayarladıktan sonra gönderilen ödeme hatırlatıcısıdır. E-postalarınız hiç gelmiyorsa, sitenizin spam'e düşmek yerine uygun bir posta hizmeti aracılığıyla gönderilmesi için WP Mail SMTP'yi yükleyin.

WordPress'te ücretsiz bir PDF fatura oluşturabilir miyim?

Otomatik olarak değil. Sliced Invoices eklentisinin ücretsiz sürümü, müşterinize sitenizdeki faturaya bir bağlantı e-postası gönderir ve siz veya müşteriniz bu sayfayı tarayıcının yazdırma iletişim kutusundan PDF olarak kaydedebilirsiniz. Her fatura e-postasına eklenmiş bir PDF istiyorsanız, Sliced Invoices ücretli paketlerinde bir PDF uzantısı satmaktadır.

WordPress faturalarımı QuickBooks'e bağlayabilir miyim?

Hayır. Sliced Invoices'ın QuickBooks entegrasyonu yoktur. Faturalar listenizdeki CSV Olarak Dışa Aktar düğmesini kullanabilir ve bu dosyayı QuickBooks'a aktarabilirsiniz, bu genellikle yeterlidir.

Umarız bu makale, WordPress kullanarak müşteriler için fatura oluşturmayı öğrenmenize yardımcı olmuştur. Ayrıca en iyi WordPress fatura eklentileri hakkındaki kılavuzumuza bakmak isteyebilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, lütfen WordPress video eğitimleri için YouTube Kanalımıza abone olun. Bizi ayrıca Twitter ve Facebook'ta da bulabilirsiniz.