Hur man skapar fakturor för kunder med WordPress

Om du driver ett företag/en byrå eller arbetar som frilansare, behöver du ett enkelt sätt att skicka fakturor till dina kunder.

Att generera dessa fakturor direkt i WordPress kan hjälpa dig att spara tid och pengar och få betalt snabbare.

Vi erbjuder egna WordPress-tjänster, så vi har gjort mycket forskning om de bästa sätten att erbjuda kundfakturor.

Även om vi inte personligen genererar fakturor inom WordPress, har vi upptäckt att FreshBooks och Sliced Invoices båda är utmärkta alternativ för småföretag.

I den här artikeln visar vi dig hur du skapar fakturor för kunder i WordPress, steg för steg. 

Varför skapa fakturor för kunder i WordPress?

När du är frilansare eller ägare av ett litet företag, kan användningen av rätt WordPress-faktureringssystem göra ditt liv mycket enklare samtidigt som det blir lättare att få betalt.

När du använder rätt faktureringsverktyg behöver du inte förlita dig på kalkylblad och föråldrade metoder eller betala höga prenumerationsavgifter för komplicerad redovisningsprogramvara.

Rätt verktyg kan hjälpa till att förenkla fakturering, spårning och betalning för klienter. Du kan skicka snygga fakturor till klienter med inbyggda betalningsalternativ och få betalt omedelbart. 

Med det sagt, låt oss visa dig hur du skapar fakturor för dina kunder i WordPress. Du kan använda snabblänkarna nedan för att hoppa direkt till den metod du vill använda:

• Metod 1: Skapa fakturor för kunder med FreshBooks
• Metod 2: Skapa fakturor för kunder i WordPress med Sliced Invoices
• Vanliga frågor: Skapa fakturor i WordPress

Metod 1: Skapa fakturor för kunder med FreshBooks

Det enklaste och mest professionella bokföringsverktyget för frilansare och småföretagare är FreshBooks.

Det är ett bokföringsverktyg utformat för icke-revisorer och är ett av våra bästa fakturaprogram för WordPress.

Även om det inte är direkt inbyggt i din WordPress-webbplats, gör användningen av ett tredjepartsverktyg det enkelt att fakturera kunder, hantera ekonomi och konton samt ta emot betalningar på ett och samma ställe. 

Det finns en 30-dagars gratis provperiod, så du kan testa verktyget och se om det passar dina behov. Pro-planer börjar för närvarande från så lite som $6 per månad.

Att registrera ett konto är mycket enkelt. Gå först till FreshBooks webbplats och klicka på knappen 'Prova gratis'. 

Detta tar dig till sidan för kontoregistrering.

Du måste ange ditt namn och din e-postadress och klicka på knappen 'Prova gratis'.

Därefter måste du verifiera din e-postadress, vilket tar dig till en sida för att ställa in ditt konto.

Du måste ange ditt namn, din plats och ditt telefonnummer och sedan klicka på knappen 'Nästa'.

Sedan kommer du att bli ombedd att ange mer information om ditt företag. Detta inkluderar din bloggnisch, årsintäkter och mer.

När du är klar, klickar du bara på knappen 'Spara och avsluta'.

Detta tar dig till din kontopanels skärm, där du kan skapa din första faktura.

Klicka helt enkelt på knappen 'Skapa ny' och välj 'Faktura' från rullgardinsmenyn.

Detta öppnar den anpassningsbara fakturageneratorn. 

Du kan ladda upp din logotyp, ändra förfallodatum och lägga till mer information om ditt företag. Klicka helt enkelt på något av fakturaområdena för att göra ändringar.

Därefter kan du lägga till dina specificerade rader. För varje objekt kan du lägga till ett namn och en beskrivning, ange priset och välja kvantitet.

Klicka på knappen 'Lägg till en rad' för att lägga till flera radobjekt i din faktura. Priserna uppdateras automatiskt. 

När du är klar med att anpassa din faktura klickar du på alternativet 'Acceptera onlinebetalningar'.

Detta gör att du enkelt kan lägga till Stripe-betalningar till din faktura. Stripe är en av världens ledande betalningshanterare och gör det enkelt att skapa ett handelskonto.

Sedan måste du klicka på knappen 'Anslut'. 

Detta öppnar ett nytt fönster för att skapa ett Stripe-konto.

Här måste du ange din e-postadress och klicka på knappen 'Fortsätt'.

Om du redan har ett Stripe-konto kan du använda samma e-postadress, och det kommer att länka ditt konto till FreshBooks.

Därefter behöver du ange ett lösenord för ditt konto.

Klicka sedan på knappen ‘Continue’.

Du kommer att bli ombedd att ange och bekräfta ditt telefonnummer och sedan klicka på 'Nästa' en gång till. 

På följande skärmar behöver du ange information om ditt företag, bankkonto och personliga uppgifter för att bekräfta din identitet.

När du är klar får du ett meddelande om att du har anslutit till Stripe. Klicka bara på knappen 'Stäng detta fönster' för att återgå till din faktura.

Klicka nu på knappen 'Skicka till' högst upp på din faktura. 

Detta öppnar en rullgardinsmeny där du automatiskt kan skicka din faktura till din kund via e-post.

Du kan ändra kontaktmejlet, ämnet och meddelandet som skickas med din faktura. Klicka sedan på knappen 'Skicka faktura'.

Dina kunder kommer automatiskt att få din faktura, som de kan betala online med kreditkort.

Alternativt kan du dela din faktura med kunden via en länk eller ladda ner den som en PDF-faktura och skicka den direkt till dem.

Hantera kundfakturor i FreshBooks

Om du vill se alla dina kundfakturor, klickar du helt enkelt på menyalternativet 'Fakturor' från din kontopanel.

Den här skärmen ger dig en översikt över det totala beloppet för förfallna, utestående och utkastfakturor. 

Du kan också se alla fakturor du har skickat från den här skärmen också. 

Tidspårning och utgifter med FreshBooks

En annan bra funktion i FreshBooks är möjligheten att spåra tid. Om du är frilansare kan du behöva spåra fakturerbara timmar för dina kunder.

Klicka helt enkelt på menyalternativet 'Tidrapportering' och klicka sedan på knappen 'Ny post'. 

Detta öppnar en rullgardinsmeny där du kan ange dina projektdetaljer och timmar.

Klicka sedan på den gröna 'Bock'-knappen.

När du har sparat timmarna kan du enkelt lägga till dem som en radpost på dina fakturor. När du fyller i dina fakturor, börjar du bara skriva, så kommer de fakturerbara timmarna att visas i fältet för radpost.

Du kan också spåra dina utgifter för att bättre förstå din företagsfinansiering. För att göra detta, klicka helt enkelt på fliken 'Utgifter' i din kontopanel.

Detta ger dig en skärm där du kan se alla dina företagsutgifter, leverantörsbetalningar och mer.

För att lägga till en ny affärskostnad, klicka helt enkelt på alternativet 'Ny kostnad'. 

Detta tar dig till en skärm där du kan lägga till din handlarinformation. Du kan också tilldela utgifter till ett projekt, göra det återkommande, och mer. När du är klar klickar du på knappen 'Spara'.

FreshBooks utgiftsfunktioner låter dig också importera dina affärsutgifter från ditt bankkonto och kreditkort. Du kan till och med spara affärskvitton genom att ta en ögonblicksbild direkt från din telefon. 

Att organisera kundfakturering, betalningar och företagets utgifter på ett ställe gör det lättare att fatta sunda ekonomiska beslut om ditt företag. 

Metod 2: Skapa fakturor för kunder i WordPress med Sliced Invoices

Ett annat sätt att hantera fakturor är att använda pluginet Sliced Invoices. Detta plugin låter dig enkelt skicka och hantera kundfakturor direkt från din WordPress-instrumentpanel.

Den innehåller också fakturamallar som kan anpassas med ditt företagsnamn, anpassad logotyp och mer. 

Det första du behöver göra är att installera och aktivera pluginet Sliced Invoices. För mer information, se vår guide om hur man installerar ett WordPress-plugin.

Efter aktivering, navigera till Sliced Invoices » Inställningar för att konfigurera plugin-programmet. 

Först måste du ställa in dina datum för 'Årets början' och 'Årets slut' för ditt räkenskapsår och eventuellt ange några radobjekt som du regelbundet fakturerar alla kunder för. Klicka sedan på knappen 'Spara'.

Klicka sedan på fliken 'Företag' för att ange mer information om ditt företag.

Du kan ladda upp en logotyp och lägga till ditt företagsnamn, adress och mer. 

Klicka sedan på knappen 'Spara' längst ner på skärmen.

Klicka sedan på fliken 'Betalningar'.

Först kan du ställa in valutasymbolen och betalningspositionen på dina fakturor. 

Rulla sedan ner till avsnittet 'Betalningsmetoder'.

Här måste du konfigurera dina betalningsgatewayer för att acceptera kundbetalningar. 

Standardbetalningsalternativen är PayPal och ett bankkonto. Pluginet stöder dock även flera andra PayPal-alternativ som Stripe, 2Checkout och mer. 

Varje betalningsgateway har olika inställningar, som du kan konfigurera genom att logga in på ditt konto hos den gatewayen och hämta dina API-nycklar.

Efter att ha konfigurerat dina betalningsgateways, klicka på knappen 'Spara' längst ner på skärmen.

Skapa en faktura med WordPress

När du har ställt in plugin- och betalningsinställningarna kan du skicka din första faktura. Plugin-programmet skapar fakturor som anpassade inläggstyper på din webbplats.

För att skapa en faktura, navigera till Fakturor » Lägg till ny faktura, och ge din faktura ett namn och en beskrivning för att hjälpa dig att komma ihåg syftet med fakturan.

Sedan kan du lägga till produktposter till fakturan.

För att lägga till flera rader, klicka helt enkelt på knappen 'Lägg till en till post'.

När du är klar klickar du på knappen ‘Lägg till ny kund’ i avsnittet ‘Faktureringsdetaljer’ i det övre högra hörnet.

Sliced Invoices använder det inbyggda WordPress användarhanteringssystem för kundhantering. Så du skapar en ny WordPress-användare som tilldelas din kund. 

Därefter klickar du på alternativknappen 'Skapa ny användare' och anger deras klientuppgifter.

Klicka sedan på knappen 'Lägg till ny kund' längst ner på skärmen.

Det kommer automatiskt att tilldela den nya klient du just skapade till fakturan. 

Därefter erbjuder avsnittet 'Status' några fler valfria funktionsinställningar, inklusive möjligheten att ändra fakturanummer, ordernummer, förfallodatum och mer.

Sedan kan du ändra din valuta och betalningsmetod i avsnittet ‘Betalningsinställningar’.

Du vill se till att din föredragna betalningsmetod är markerad. 

Det finns också ett alternativ för att automatiskt ställa in dina fakturaskattesatser.

Du kan automatiskt lägga till en momssats och ställa in din momssats i procent.

När du är klar med att anpassa din faktura klickar du på knappen 'Publicera' för att göra den live.

Efter att fakturan har publicerats kommer dina kunder att få ett e-postmeddelande med en länk till fakturasidan på din WordPress-blogg.

När de klickar på detta kommer de att tas till fakturasidan, där de kan se, skriva ut och göra en betalning på fakturan.

Om dina kunder inte får e-postmeddelanden bör du titta på vår guide om hur du åtgärdar problemet med att WordPress inte skickar e-post.

Visa din fakturadashbord i WordPress

Du kan se alla fakturor du har skapat och skickat genom att gå till Fakturor » Fakturor i din WordPress-adminpanel.

Här visas när fakturan skapades, priset, om några fakturor är avbrutna eller förfallna, och mer. 

Du kan också skicka om fakturor från den här skärmen och ladda ner fakturafiler i PDF-format.

Vanliga frågor: Skapa fakturor i WordPress

Här är några frågor som våra läsare ofta ställer om att skapa fakturor i WordPress:

1. Kan jag anpassa utseendet på fakturan för att matcha mitt varumärke?

Absolut. De flesta plugins tillåter någon form av anpassning:

• Ladda upp din logotyp, justera typsnitt och färger, och lägg till sidfotsanteckningar (som betalningsvillkor).
• Vissa verktyg stöder också anpassade mallar eller CSS-justeringar om du vill ha mer kontroll.
• Om du använder WooCommerce PDF-faktureringsplugins, leta efter sådana som stöder mallredigering eller kommer med flera stilalternativ.

En polerad faktura som återspeglar ditt varumärke bygger förtroende och får ditt företag att se mer professionellt ut.

2. Kommer klienter att få fakturamejl automatiskt?

Ja, men du måste se till att e-postaviseringar är aktiverade.

• De flesta plugins som Sliced Invoices låter dig skicka fakturor som e-postbilagor eller länkar automatiskt.
• Om du använder WooCommerce, skickas fakturamejl vanligtvis ut när en beställning läggs, bearbetas eller slutförs, beroende på dina inställningar.

Se till att din WordPress-webbplats är konfigurerad med ett korrekt SMTP-plugin (som WP Mail SMTP) för att säkerställa att fakturamejl inte hamnar i skräppostmappar.

3. Vad är skillnaden mellan att använda ett plugin jämfört med att ansluta en extern faktureringstjänst?

Båda alternativen fungerar, men de tjänar något olika användningsfall:

• Att använda ett WordPress-plugin håller allt inom din webbplats. Det är utmärkt om du vill ha full kontroll, snabbare arbetsflöden och inte vill förlita dig på tredjeparts faktureringsplattformar.
• Att ansluta ett externt verktyg (som FreshBooks eller QuickBooks) är bättre om du redan använder dessa plattformar för redovisning. Det är också ett säkrare alternativ för användare som vill ha fakturalagring utanför webbplatsen, skatterapporter eller mer avancerade funktioner.

Om du fakturerar ibland och vill ha enkelhet, kommer ett plugin troligen att räcka. Men om fakturering är en stor del av din verksamhet, kan ett professionellt verktyg skala bättre.

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att lära dig hur du skapar fakturor för kunder med WordPress. Du kanske också vill se vår guide om de bästa frilanswebbplatserna för att hitta arbete eller hur man tjänar pengar med AI.

Om du gillade den här artikeln, prenumerera då på vår YouTube-kanal för WordPress-videoguider. Du kan också hitta oss på Twitter och Facebook.