Jak używać AI do obsługi klienta (wskazówki dla małych firm)

We wczesnych dniach naszej działalności nasz zespół wsparcia musiał radzić sobie z górą powtarzających się pytań. Często pracowaliśmy po godzinach, tylko po to, by nadążyć, martwiąc się, że powolne odpowiedzi kosztują nas klientów.

Jeśli to brzmi znajomo, wiesz, jak trudna może być obsługa klienta dla małej firmy. Na szczęście właśnie tutaj sztuczna inteligencja może być ogromną pomocą. 🤖

Widzieliśmy na własne oczy, jak narzędzia AI mogą automatyzować odpowiedzi, oferować wsparcie 24/7 i odciążać Twój zespół w przypadku złożonych problemów, które naprawdę wymagają ludzkiego dotyku.

Na przykład nasze chatboty AI natychmiast odpowiadają na często zadawane pytania, co pozwala naszemu zespołowi skupić się na bardziej skomplikowanych potrzebach klientów.

W tym przewodniku omówimy praktyczne sposoby wykorzystania sztucznej inteligencji do obsługi klienta, dzieląc się najlepszymi narzędziami i wskazówkami, których nauczyliśmy się po drodze.

Znaczenie sztucznej inteligencji w obsłudze klienta

Doskonała obsługa klienta sprawia, że ludzie wracają. Ale jako właściciel małej firmy, nie możesz być wszędzie naraz. Odpowiadanie na e-maile, czaty i telefony może się sumować. Właśnie tutaj może pomóc sztuczna inteligencja.

Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą odpowiadać na często zadawane pytania, pomagać klientom 24/7, a nawet personalizować odpowiedzi. Oznacza to mniej opóźnień, szczęśliwszych klientów i mniej stresu dla Ciebie.

Oto kilka powodów, dla których sztuczna inteligencja może być tak pomocna w obsłudze klienta:

• ✅ Natychmiastowe odpowiedzi: Nikt nie lubi czekać. Chatboty AI mogą obsługiwać FAQ od razu, dzięki czemu klienci szybko uzyskają odpowiedzi.
• ✅ Dostępny zawsze: AI nie potrzebuje przerw. Działa przez całą dobę, pomagając klientom nawet wtedy, gdy jesteś offline.
• ✅ Oszczędza czas i pieniądze: Może obsłużyć dużą liczbę zapytań, co oznacza, że nie będziesz musiał zatrudniać dodatkowego personelu. Według najnowszych statystyk, AI może zaoszczędzić Ci 2,5 godziny dziennie.
• ✅ Odciąża Twój zespół: Zamiast odpowiadać na te same pytania w kółko, Twój zespół może skupić się na ważniejszych zadaniach.
• ✅ Poprawia doświadczenie klienta: Sztuczna inteligencja może personalizować odpowiedzi na podstawie wcześniejszych interakcji, dzięki czemu wsparcie wydaje się bardziej dopasowane do każdego klienta.

Pamiętaj jednak, że AI nie jest doskonałe i najlepiej działa w połączeniu ze wsparciem ludzkim.

Może obsłużyć szybkie sprawy, odciążając Twój zespół w rozwiązywaniu złożonych lub wrażliwych problemów. Razem tworzą płynne i wydajne doświadczenie obsługi klienta.

Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się kilku wskazówkom dotyczącym wykorzystania AI w obsłudze klienta w Twojej małej firmie.

Oto przegląd tego, co omówimy:

• Wskazówka 1. Używaj chatbotów opartych na AI do natychmiastowego wsparcia
• Wskazówka 2. Wypróbuj AI do automatyzacji poczty e-mail i zgłoszeń
• Wskazówka 3. Twórz agentów głosowych AI i wirtualnych asystentów
• Wskazówka 4. Używaj AI do analizy sentymentu i opinii klientów
• Wskazówka 5. Używaj AI do zapobiegania oszustwom i zapewnienia bezpieczeństwa
• Wskazówka 6. Używaj AI do płynnej obsługi wielokanałowej
• Wskazówka 7. Używaj AI do analizy danych o klientach
• Najlepsze praktyki dotyczące wykorzystania AI w obsłudze klienta
• Typowe błędy, których należy unikać podczas korzystania z AI
• Często zadawane pytania dotyczące korzystania z AI w obsłudze klienta
• Powiązane przewodniki: Korzystanie z AI dla Twojej małej firmy

Wskazówka 1. Używaj chatbotów opartych na AI do natychmiastowego wsparcia

Klienci oczekują szybkich odpowiedzi. Jeśli będą musieli czekać zbyt długo, mogą opuścić Twoją stronę internetową i nigdy nie wrócić. Dlatego polecamy korzystanie z chatbotów AI.

Te boty zapewniają natychmiastowe wsparcie, odpowiadając na często zadawane pytania, kierując użytkowników, a nawet pomagając w zakupach. Działają 24/7, dzięki czemu klienci mogą uzyskać pomoc w dowolnym momencie.

Możesz użyć narzędzi takich jak ChatBot.com do stworzenia łatwego w użyciu chatbota, który łatwo integruje się ze stronami internetowymi. Tymczasem boty oparte na ChatGPT to kolejna mocna opcja dla bardziej naturalnych i szczegółowych rozmów.

Aby uzyskać więcej przykładów, zapoznaj się z naszą listą najlepszego oprogramowania do tworzenia chatbotów AI dla Twojej strony internetowej.

Należy jednak pamiętać, że konfiguracja chatbota wymaga starannego planowania, aby zapewnić, że pomoże on klientom, a nie ich sfrustruje.

Na przykład, zalecamy stworzenie chatbota, który używa przyjaznego, naturalnego tonu, aby interakcje były bardziej ludzkie.

Wskazówka 2. Wypróbuj AI do automatyzacji poczty e-mail i zgłoszeń

Odkryliśmy, że AI może pomóc poprzez automatyzację odpowiedzi, organizację zgłoszeń i zapewnienie szybkiego rozwiązywania pilnych problemów za pośrednictwem Twojego helpdesku klienta.

Zamiast ręcznie odpowiadać na te same często zadawane pytania, AI może generować dokładne odpowiedzi na podstawie przeszłych interakcji i baz wiedzy. Pozwala to klientom uzyskać szybkie odpowiedzi bez czekania na agenta wsparcia.

AI pomaga również w zarządzaniu zgłoszeniami poprzez automatyczne kategoryzowanie i priorytetyzację zgłoszeń wsparcia. Gdy pojawia się nowe zgłoszenie, AI analizuje jego treść i przypisuje je do odpowiedniego działu lub agenta.

Może nawet oznaczać pilne problemy wymagające natychmiastowej uwagi, zapewniając, że zgłoszenia o wysokim priorytecie nie zginą w kolejce. Ułatwia to zespołom wsparcia efektywne zarządzanie obciążeniem pracą i skupienie się na złożonych przypadkach wymagających ludzkiej interwencji.

Aby rozpocząć, możesz skorzystać z narzędzi pomocy technicznej opartych na sztucznej inteligencji, takich jak HelpScout, Freshdesk lub HelpDesk, aby usprawnić odpowiedzi e-mailowe, zachowując jednocześnie osobisty i trafny charakter interakcji.

Wskazówka 3. Twórz agentów głosowych AI i wirtualnych asystentów

Asystenci głosowi opierający się na sztucznej inteligencji zmieniają sposób, w jaki firmy obsługują rozmowy z klientami. Zamiast czekać na linii lub nawigować po skomplikowanych menu telefonicznych, klienci mogą uzyskać natychmiastowe odpowiedzi dzięki wsparciu telefonicznemu opartemu na sztucznej inteligencji.

Narzędzia takie jak Google Dialogflow (platforma konwersacyjnej sztucznej inteligencji do tworzenia chatbotów i aplikacji głosowych) oraz Amazon Lex (usługa do tworzenia interfejsów konwersacyjnych za pomocą głosu i tekstu) pozwalają firmom tworzyć inteligentnych asystentów głosowych.

Chociaż te platformy są potężne, mogą być dość techniczne. Dla większości małych firm łatwiejszym punktem wyjścia jest biznesowy system telefoniczny z już wbudowanymi funkcjami AI.

Narzędzia te potrafią rozumieć język naturalny, odpowiadać na zapytania klientów, a nawet wykonywać zadania takie jak rezerwowanie wizyt czy przetwarzanie prostych zamówień. Dzięki temu wsparcie telefoniczne jest szybsze i dostępne 24/7.

Oprócz obsługi połączeń, asystenci głosowi AI mogą również usprawnić opcje samoobsługi. Systemy głosowe oparte na AI mogą prowadzić klientów przez kroki rozwiązywania problemów lub odpowiadać na często zadawane pytania bez interwencji człowieka.

Zalecamy korzystanie z Nextiva, jeśli szukasz systemu telefonicznego opartego na sztucznej inteligencji. Może on automatyzować kierowanie rozmów, odpowiadać na często zadawane pytania i umawiać spotkania dla Twoich klientów.

Aby uzyskać więcej rekomendacji, zapoznaj się z naszą listą najlepszych usług telefonicznych dla firm.

Wskazówka 4. Używaj AI do analizy sentymentu i opinii klientów

Analiza sentymentu oparta na sztucznej inteligencji jest kluczowym narzędziem do zrozumienia emocji klientów. Działa poprzez analizę wiadomości e-mail, czatów, komentarzy w mediach społecznościowych i zgłoszeń do pomocy technicznej.

Pozwala to szybko zidentyfikować niezadowolonych klientów, proaktywnie rozwiązywać problemy i poprawić ogólną satysfakcję. Sztuczna inteligencja może również pomóc w dopracowaniu odpowiedzi, dostosowując ton i język w oparciu o sentyment klienta.

Jeśli klient brzmi na sfrustrowanego, sztuczna inteligencja może zasugerować bardziej empatyczną odpowiedź. Jeśli opinia jest pozytywna, sztuczna inteligencja może pomóc w dalszym zaangażowaniu i wzmocnieniu relacji.

Zamiast ręcznie przeprowadzać analizę sentymentu, zalecamy użycie Uncanny Automator z OpenAI do wykrywania, czy wiadomość jest pozytywna, neutralna czy negatywna.

Po prostu połącz wtyczkę z OpenAI, skonfiguruj wyzwalacze dla wiadomości e-mail lub czatów i zautomatyzuj tagowanie sentymentu, aby podejmować działania na podstawie opinii.

Na przykład możesz utworzyć przepływ pracy, który automatycznie wysyła powiadomienie Slack do menedżera wsparcia, gdy zgłoszenie formularza zostanie oznaczone sentymentem „Negatywny”.

Szczegółowe informacje znajdziesz w naszym przewodniku na temat najlepszych sposobów wykorzystania OpenAI w WordPressie.

Wskazówka 5. Używaj AI do zapobiegania oszustwom i zapewnienia bezpieczeństwa

W przypadku transakcji online lub kont klientów oszustwa mogą stanowić poważne zmartwienie dla małych firm.

Narzędzia bezpieczeństwa AI wykrywają podejrzane działania, analizując wzorce i oznaczając nietypowe zachowania. Na przykład, jeśli wystąpi wiele nieudanych prób logowania lub nagłe transakcje o wysokiej wartości, AI może natychmiast rozpoznać je jako potencjalne ryzyko oszustwa.

Możesz użyć systemów wykrywania oszustw opartych na AI, aby zmniejszyć liczbę obciążeń zwrotnych, zapobiegać nieautoryzowanym transakcjom i zapewnić bezpieczeństwo platform.

Dlatego tak wiele firm polega teraz na AI, aby zwiększyć bezpieczeństwo i poprawić doświadczenie klienta.

Aby skorzystać z tej technologii, zalecamy korzystanie z procesorów płatności, takich jak Stripe i PayPal. W przypadku witryn WordPress, wtyczka taka jak WP Simple Pay ułatwia integrację potężnego systemu wykrywania oszustw AI firmy Stripe.

Aby rozpocząć pracę ze Stripe, zapoznaj się z naszym samouczkiem jak akceptować płatności Stripe w WordPress. Możesz również zapoznać się z naszym przewodnikiem na temat dodawania formularza płatności PayPal.

Wskazówka 6. Używaj AI do płynnej obsługi wielokanałowej

Obecnie klienci kontaktują się w celu uzyskania wsparcia na wiele sposobów, w tym za pośrednictwem czatu na żywo, poczty elektronicznej, mediów społecznościowych i telefonu.

Zamiast obsługiwać każdą platformę osobno, narzędzia AI mogą śledzić rozmowy przez wiele punktów kontaktu. Może to pomóc zapewnić, że klienci otrzymają potrzebną pomoc, nie powtarzając się.

Tworzy to płynniejsze doświadczenie i pozwala małym firmom szybciej reagować, niezależnie od tego, gdzie klient się kontaktuje.

Jeśli potrzebujesz sztucznej inteligencji do obsługi wielokanałowej, polecamy skorzystać z Help Scout. Łatwo integruje się z czatem na żywo, pocztą e-mail i mediami społecznościowymi, dzięki czemu wszystkie wiadomości od klientów pojawiają się w jednej skrzynce odbiorczej.

Alternatywnie, możesz sprawdzić nasze najlepsze propozycje oprogramowania do obsługi zgłoszeń. Narzędzia te zapewniają spójną komunikację, dzięki czemu klienci otrzymują jasne i dokładne odpowiedzi niezależnie od używanego kanału.

Wskazówka 7. Używaj AI do analizy danych o klientach

Jako właściciele firm, wykorzystujemy sztuczną inteligencję do zrozumienia zachowań klientów poprzez analizę danych z interakcji, zakupów i historii przeglądania.

Te narzędzia mogą identyfikować wzorce, przewidywać potrzeby klientów i podkreślać trendy, które w przeciwnym razie moglibyśmy przeoczyć. Mogą również ujawnić, które produkty lub usługi najbardziej interesują klientów, co pozwala nam dostosować nasze podejście i poprawić zaangażowanie.

Na początek zalecamy użycie narzędzia analitycznego opartego na sztucznej inteligencji, takiego jak MonsterInsights. Używamy go w naszej firmie, ponieważ sprawia, że złożone dane są łatwe do zrozumienia. Ponadto jego chatbot oparty na sztucznej inteligencji pozwala nam uzyskać natychmiastowe odpowiedzi na nasze pytania dotyczące analizy danych.

Szczegółowe informacje znajdziesz w naszym przewodniku na temat instalacji Google Analytics w WordPress.

Dodatkowo, systemy CRM oparte na sztucznej inteligencji, takie jak HubSpot, umożliwiają dostarczanie spersonalizowanych rekomendacji i odpowiedzi w oparciu o preferencje klientów. Sztuczna inteligencja może sugerować odpowiednie produkty, automatyzować e-maile z przypomnieniami, a nawet przewidywać, kiedy klient może potrzebować pomocy.

Najlepsze praktyki dotyczące wykorzystania AI w obsłudze klienta

Sztuczna inteligencja może zrewolucjonizować obsługę klienta, ale działa najlepiej, gdy jest używana w przemyślany sposób. Samo dodanie narzędzi AI bez strategii może prowadzić do frustrujących doświadczeń klientów, zamiast poprawiać wsparcie.

Aby w pełni wykorzystać potencjał AI, musisz wybrać odpowiednie narzędzia, skutecznie je przeszkolić i zapewnić płynne przejście między agentami AI a ludzkimi.

Poniżej przedstawiamy kilka najlepszych praktyk, o których warto pamiętać:

Najlepsza praktyka	Szczegóły implementacji
Wybierz odpowiednie narzędzia AI	Nie wszystkie rozwiązania AI są takie same. Wybierz narzędzia AI dopasowane do Twojego budżetu, celów i potrzeb obsługi klienta. Małe firmy mogą skorzystać z lekkich chatbotów, podczas gdy większe firmy mogą potrzebować zaawansowanych systemów CRM opartych na AI.
Skutecznie trenuj modele AI	AI uczy się na podstawie przeszłych interakcji, FAQ i baz wiedzy. Często oznacza to, że będziesz musiał przesłać istniejące dokumenty wsparcia lub stworzyć wyczerpującą listę często zadawanych pytań i odpowiedzi, z których AI będzie mogła korzystać.
Monitoruj wydajność AI	Zalecamy regularne śledzenie wydajności AI. Musisz sprawdzić, czy klienci otrzymują szybkie i dokładne odpowiedzi, i wykorzystać te informacje do udoskonalenia wiedzy AI.
Utrzymuj spersonalizowane interakcje AI	AI powinna poprawiać doświadczenia klienta, a nie sprawiać, że będzie on czuł się jak robot. Używaj platform AI, które potrafią dostosowywać odpowiedzi w oparciu o historię klienta, jego preferencje i ton głosu.
Zachowaj przejrzystość	Poinformuj klientów, kiedy wchodzą w interakcję z AI. Zawsze zapewnij im jasną i łatwą opcję rozmowy z prawdziwą osobą, jeśli tego potrzebują. Przejrzystość buduje zaufanie.

Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, możesz z powodzeniem zintegrować AI z obsługą klienta, nie poświęcając jakości ani osobistego kontaktu.

Typowe błędy, których należy unikać podczas korzystania z AI

Chociaż AI może automatyzować odpowiedzi i usprawniać procesy, powinna być używana jako narzędzie wspomagające, a nie całkowicie zastępujące interakcję międzyludzką.

Oto kilka kluczowych błędów, na które należy uważać podczas korzystania z AI w obsłudze klienta:

• Nadmierne poleganie na AI – AI nie poradzi sobie w każdej sytuacji, zwłaszcza w przypadku złożonych lub emocjonalnych problemów klientów. Zalecamy, aby agenci ludzcy byli zawsze gotowi, gdy AI osiągnie swoje granice.
• Słabe skryptowanie chatbotów – Jeśli chatboty nie są odpowiednio przeszkolone, mogą udzielać sztucznych lub nieprzydatnych odpowiedzi, pozostawiając klientów sfrustrowanych. Ważne jest zainwestowanie czasu w tworzenie naturalnych, pomocnych odpowiedzi.
• Brak prywatności danych – Systemy AI zbierają i analizują ogromne ilości danych klientów. Musisz upewnić się, że przestrzegają one przepisów o ochronie danych, takich jak RODO lub CCPA, zapewniając bezpieczeństwo i prywatność informacji o klientach.
• Nieregularne aktualizowanie modeli AI – AI uczy się na podstawie przeszłych interakcji, ale jeśli firmy nie aktualizują swojej bazy wiedzy, może ona stać się przestarzała. Regularne szkolenie AI z nowymi często zadawanymi pytaniami, informacjami zwrotnymi od klientów i aktualizacjami produktów pomaga utrzymać trafność odpowiedzi.
• Ignorowanie opinii klientów na temat AI – Klienci poinformują Cię, kiedy AI działa dobrze, a kiedy nie. Jeśli nie będziesz śledzić opinii i wprowadzać ulepszeń, możesz skończyć z narzędziami AI, które frustrują klientów.

Unikając tych błędów, Twoja firma może stworzyć system wsparcia oparty na AI, który usprawni obsługę klienta zamiast tworzyć więcej problemów.

Często zadawane pytania dotyczące korzystania z AI w obsłudze klienta

Jak małe firmy mogą zacząć integrować AI w swojej obsłudze klienta?

Integracja AI zaczyna się od identyfikacji powtarzalnych zadań, które zajmują dużo czasu, takich jak odpowiadanie na często zadawane pytania lub przetwarzanie prostych zamówień. Chatboty AI mogą zautomatyzować te zadania, zapewniając natychmiastowe odpowiedzi klientom i odciążając ludzkich agentów w bardziej złożonych sprawach. Ponadto AI może pomóc w analizie danych klientów, aby oferować spersonalizowane doświadczenia, co może poprawić satysfakcję klientów.

Jak AI może pomóc w personalizacji doświadczeń klientów?

AI analizuje dane z poprzednich interakcji z klientami, zakupów i zachowań podczas przeglądania, aby zidentyfikować wzorce i preferencje. Dzięki tym informacjom możesz oferować spersonalizowane rekomendacje produktów, tworzyć wiadomości marketingowe i przewidywać potrzeby klientów. Aby dowiedzieć się więcej wskazówek, zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat jak wykorzystać AI do wzmocnienia marketingu.

Co powinny wziąć pod uwagę małe firmy w zakresie prywatności danych podczas korzystania z AI?

Jako właściciel małej firmy musisz upewnić się, że narzędzia AI są zgodne z odpowiednimi przepisami o ochronie danych, takimi jak RODO lub CCPA. Obejmuje to uzyskanie wyraźnej zgody klientów przed zebraniem ich danych i przejrzystość w zakresie sposobu wykorzystania danych. Zalecamy użycie WPConsent do tworzenia banerów cookie i zarządzania potrzebami zgodności z prywatnością WordPress w jednym miejscu.

Powiązane przewodniki: Korzystanie z AI dla Twojej małej firmy

Szukasz dodatkowych zasobów na temat wykorzystania AI dla Twojej małej firmy? Sprawdź te przyjazne dla początkujących przewodniki:

• Jak pisać treści za pomocą generatora treści AI w WordPressie
• Najlepsze prompty ChatGPT dla blogerów, marketerów i mediów społecznościowych
• Jak wykorzystać AI do rozwoju Twojego marketingu (porady ekspertów)
• Jak zarabiać pieniądze dzięki AI (łatwe pomysły)
• Najlepsze narzędzia do automatyzacji AI dla WordPress
• Czy kreatory stron internetowych AI są warte szumu? (Szczera recenzja)

Jeśli podobał Ci się ten artykuł, zasubskrybuj nasz kanał YouTube po samouczki wideo WordPress. Możesz nas również znaleźć na Twitterze i Facebooku.