WordPressサイトのバーチャルアシスタントの雇い方（専門家のアドバイス）

毎週、私たちはウェブサイトのオーナー仲間が、コンテンツの更新、コメントの管理、技術的なアップデートの処理、カスタマーサポートなど、終わりのないタスクに苦労しているのを見てきました。だからこそ、多くの人がバーチャルアシスタントの雇用について私たちにアドバイスを求めてくるのです。

良いニュースは？適切なバーチャルアシスタントを見つけて雇用することは、複雑である必要はありません。

このガイドでは、数十人のWordPressサイトオーナーが仕事をうまく委任するのを支援してきた経験から得た、実績のあるヒントを共有します。アウトソースすべきタスク、信頼できるVAを見つける場所、そして一般的な雇用ミスを避ける方法を正確に学びます。

WordPressのタスクに追われている場合でも、単にウェブサイトの運営を拡大したい場合でも、このステップバイステップガイドは、あなたのサイトの成長を真に支援できるバーチャルアシスタントを見つけ、雇用し、一緒に仕事をする方法を示します。

バーチャルアシスタントとは？

バーチャルアシスタント（VA）とは、あなたのビジネスをリモートでサポートする独立した請負業者です。

繰り返し作業や時間のかかる作業を、時間がない場合や手助けが必要な場合に代行してもらえます。例えば、アポイントメントのスケジュール設定、カレンダー管理、メール送信などが挙げられます。

オフィス管理者やエグゼクティブアシスタントとは異なり、バーチャルアシスタントは完全にリモートで作業を行います。また、VAは一般的に簡単なタスクに使用されるのに対し、エグゼクティブアシスタントはより多くの経験を必要とする複雑な活動を実行するために信頼されます。

WordPressサイトにバーチャルアシスタントを雇用する必要があるのはなぜですか？

WordPressウェブサイトの管理には、ウェブサイトのバックアップ、プラグインやテーマの更新、WordPressコアの更新が含まれます。

サイトを維持しないと、ハッキングのリスクにさらされたり、ダウンタイムが発生したり、読み込み速度が遅くなったりする可能性があります。これらの問題は、直接的に訪問者や顧客を失う原因となります。

サイトを維持する時間がない場合や、方法がわからない場合は、バーチャルアシスタントを雇うことを検討してください。

バーチャルアシスタントは、WordPress関連のタスクをリモートで支援する責任を負います。メンテナンスを超えた幅広いタスクを実行できます。例えば：

• テクニカルサポート：定期的なサイトバックアップの実行、WordPressプラグインとテーマの最新化、サイトパフォーマンスの最適化などを行います。
• コンテンツ管理：SEOのためのコンテンツ更新、投稿のスケジュール設定、コメント管理を行います。
• カスタマーサポート：ブログ投稿やソーシャルメディアのコメントへの返信、オーディエンスとのエンゲージメント、アポイントメントのスケジュール設定を行います。
• Eコマースサポート：オンラインストアを所有している場合、VAに注文処理、商品リスト管理、顧客からの問い合わせ対応を依頼できます。また、在庫レベルや価格の更新などのデータ入力作業を依頼することもできます。
• デザイン：デザインまたはコーディングスキルがある場合、VAはレイアウトの変更、スタイルの調整、さらにはビジュアルの作成を行うことができます。

VA（バーチャルアシスタント）は、あなたの仕事の負担を軽減し、ビジネスの収益を向上させる、より優先度の高い活動に集中できるようにします。

わかりやすくするために、あなたの時間給が50ドルだとしましょう。多くの事務作業は、VAに時給5ドルから25ドルでアウトソースできます。その結果、取り戻した余分な時間は、より多くのお金を稼ぐことを可能にします。

VAを雇うことは、あなたのビジネスにとって最善の策かもしれません。この記事で説明するすべてのステップの簡単な概要を以下に示します。

これを踏まえて、信頼できるVAチームを構築する方法を説明します。

1. アウトソースするタスクを決定し、プロセスを文書化する

最初のステップは、WordPressのバーチャルアシスタントに実行してほしいタスクのリストを作成することです。

これにより、ニーズに合ったVAのみを絞り込むことができます。前述したように、アシスタントが処理できるタスクは数多くあります。

これらすべてを現在ご自身で行っているタスクと仮定すると、プロセス全体を文書化し、従うべきガイドラインを作成する必要があります。プロセスを文書化するには、多くの効率的な方法があります。

• 各タスクのクリック操作をすべて記録するために、Snagitを使用して画面を録画できます。
• または、Notionでチェックリストやリソースハブを作成することもできます。その際、チュートリアル、スクリプト、テンプレートを含めることができます。

これは新しいチームメンバーのオンボーディングを容易にするだけでなく、より正確な職務記述書を作成し、その役割に適した候補者を見つけるのにも役立ちます。

Notionでのリソースハブの一例を以下に示します。

各ドキュメントをタスクの種類でタグ付けできます。

VAsがタスクを実行するのを支援するために、各ドキュメント内に段階的な指示とスクリーンショットを含めました。

2. 正確な求人リストを作成する

適切なWordPressのバーチャルアシスタントを見つけたいのであれば、必要な資質とスキルを持つ人材を引き付ける魅力的な職務記述書を作成する必要があります。

これは、適切な候補者を特定するためのフィルターとして機能します。効果的なバーチャルアシスタントの求人投稿には、以下を含めるべきです。

• 業務範囲: VAが担当するタスクと責任を概説します。期待される稼働時間と、フルタイムまたはパートタイムの役割を希望するかどうかを明確に述べる必要があります。
• 必要なスキル：探しているスキルと資格を指定します。また、VAが使用できることが期待されるツールやソフトウェア（例：WordPress CMS）をリストアップします。
• 経験: エントリーレベルか、特定の年数の経験を持つ人材かなど、求めている経験レベルを記載してください。
• 予算: 予算を設定し、時給または固定価格契約のどちらを希望するかを示してください。

具体的に記述するほど、より良い結果が得られます。例えば、求人投稿は以下のようになります。

3. 優秀なバーチャルアシスタントを見つける場所を知る

書類を整備し、求人広告を作成したら、バーチャルアシスタントを探し始める準備が整いました。

特定のニーズがある場合、専任のVAを見つけるための出発点としてフリーランスウェブサイトは非常に役立ちます。

求人掲示板を通じてバーチャルアシスタントを雇用するという従来のルートも考えられますが、フリーランスプラットフォームには次のような利点があります。

• 以前のクライアントとの仕事ぶりを確認できるレビューシステム
• グローバルな支払いと簡単な請求
• プロジェクトの詳細を話し合ったり、ファイルを共有したりするためのチャット機能
• 支払いはエスクローサービスを通じて行われるため、完了した仕事に対してのみ支払いが発生します

これらを念頭に置いて、始めるためにおすすめのフリーランスプラットフォームは以下の通りです。

Codeable

Codeableは、WordPressの専門家とあなたを結びつける信頼できるWordPressフリーランスプラットフォームです。以下を含む、ほぼすべてのWordPress分野の専門家を見つけることができます。

• テーマおよびプラグインの開発とカスタマイズ
• Eコマース開発
• カスタムWordPressウェブ開発
• ウェブデザイン
• APIおよび統合
• トラブルシューティングとメンテナンス
• セキュリティとパフォーマンス

基本的に、WordPressの技術的な側面に問題があり、資格のある専門家に処理してもらいたい場合は、Codeableは優れた選択肢です。プラットフォームは応募者の上位2％しか受け入れていないため、熟練したWordPressの専門家と協力していることが保証されます。

アップワーク

Upworkは、1200万人以上の登録フリーランサーを擁する、世界最大級のフリーランスマーケットプレイスです。

Codeableとは異なり、より幅広いスキルを持つバーチャルアシスタントを見つけることができます。これにより、WordPress以外のさまざまなタスクの専門家を見つけることができます。

プラットフォームのユーザーが多いので、予算内でバーチャルアシスタントを見つけられる可能性が高いです。

Upworkでは、各フリーランサーのプロフィールに証言とジョブ成功スコアが表示されるため、実績を確認できます。さらに、Upworkでは、才能を閲覧したり、直接メッセージを送信したり、応募を招待したりすることもできます。

Fiverrのようなサイトを選ぶこともできますが、VAのような継続的な役割よりも、単発のプロジェクトに適しているかもしれません。

トプタルト

Toptalは、厳格な審査プロセスで知られるフリーランスプラットフォームであり、応募者の上位3％しか受け入れていません。

フリーランサーは、包括的な英語評価とプロジェクト評価を含む5段階の審査プロセスを通過する必要があります。

他のプラットフォームとは異なり、Toptalはよりカスタマイズされたアプローチを取ります。チームメンバーがお客様と通話し、要件と人材の好みを収集します。そこから、専門家が審査した人材ネットワークから、お客様の仕事に最適な人材を紹介します。

このパーソナライズされたマッチングプロセスにより、WordPressタスクに最適なスキルと経験を持つバーチャルアシスタントと協力できます。また、何千もの履歴書をふるい分けたり、自分で面接を調整したりする手間も省けます。

Toptalには、TopTrackerという専用の請求および時間追跡機能さえあります。このサービスを使用すると、時間を簡単に追跡し、PayPal、Payoneer、または銀行振込で支払いを行うことができます。ただし、 TimeDoctorのような専用の時間追跡ツールを使用することもできます。

4. 適格な候補者に面接する

求人投稿を数日間公開すると、応募が殺到するはずです。応募者をふるい分けるのは大変な作業ですが、適切な人材を見つけるためには必要です。

資格を満たす候補者のリストを絞り込む必要があります。そこから、応募者にスキルテストを受けさせることを選択できます。これにより、単に仕事をするスキルセットを持っていない候補者をふるいにかけることができます。

例えば、ダミーのWordPressサイトを作成し、サイト全体のバックアップ、一般的な問題のトラブルシューティング、またはSEOのためにブログ記事を最適化することができます。すでに作成した職務リストは、候補者をどのように審査するかを決定するのに役立ちます。

その後、最もスコアが高く、仕事に最も適格な数人の候補者を選ぶことができます。これらの潜在的な採用候補者には、Google MeetまたはZoomで面接を行う必要があります。

これで、候補者がその役割を遂行できる能力があることがわかります。

しかし、彼らがあなたの会社に文化的に適合するかどうかも知りたいはずです。そのため、チームでの働き方、未知の状況での問題解決、または複数の責任を負いながらタスクを優先する方法などを評価したいと思うでしょう。

5. 新しいバーチャルアシスタントを雇用し、オンボーディングする

一般的に、最も良い印象を与えた候補者を雇用することになります。そのため、新規雇用者には独立請負業者契約書に署名してもらうようにしましょう。この契約書には、業務範囲や支払い条件などの条件が記載されています。

また、知的財産権についても詳述されており、特にウェブサイトのコンテンツ、デザイン、その他のクリエイティブな要素を扱う際には明確にしておくことが重要です。

signNowのようなソフトウェアを使用すると、PDF形式で契約を作成し、新規採用者に契約への署名を依頼できます。

しかし、新しいVAが開始する前に、オンボーディングプロセスも整備しておくべきです。

プロジェクト管理ツールを使用して、仮想アシスタントを迅速に追いつかせるために完了する必要のある一連のオンボーディングタスクを作成するだけです。

Asanaを使用して、新しい仮想アシスタントのオンボーディングを支援するタスクのチェックリストを割り当てることができます。新しいチームメンバーは、会社と業務の運営方法に慣れるために、一連のアクションアイテムを通過します。チェックリストには、次のような項目を記載する必要があります。

• あなたの会社のミッションとコアバリュー
• WordPressサイトのログイン情報やその他のツールへのアクセス
• タスクの実行方法に関するドキュメントとトレーニング
• コラボレーションのためのチームコミュニケーションツールへのアクセス。たとえば、Slackを使用すると、仮想アシスタントと1対1でチャットしたり、チーム全体にアナウンスを行うための専用チャネルを作成したりできます。

Notionなどのソフトウェアで作成したリソースハブへのリンクを追加するだけです。

WordPressやその他のソフトウェアに権限と役割を追加する場合、1Passwordのようなパスワードマネージャーを使用することが不可欠です。

このソフトウェアは、各アカウントに強力でユニークなパスワードを生成して保存するため、誰かがWordPressサイトにハッキングするのを防ぐのに役立ちます。

代替案：WPメンテナンスサービスを利用する

委任するタスクが十分にない、または経済的に見合わないという理由で、まだVA（バーチャルアシスタント）を雇う準備ができていないと判断する場合があります。

その場合、代わりにWordPressメンテナンスサービスを選択することをお勧めします。これらのサービスは、サイトを健全に保ち、最新の状態に保つために実行する必要のあるすべてのタスクを合理化および自動化するのに役立ちます。これには以下が含まれます：

• 壊れたリンクを見つけて修正する
• テーマとプラグインの更新
• WordPressサイトのバックアップ
• スパムコメントの削除
• WordPressコアを最新バージョンに自動更新する

WordPress.orgは、これらのハウスキーピングタスクを約3〜6ヶ月ごとに実行することを推奨しています。

これらのタスクを実行するためにVAを雇うこともできますが、単にサービスプロバイダーにその仕事を任せる方がはるかに安価です。

推奨事項を探している場合は、市場で最高のWordPressメンテナンスサービスの選択肢をご覧ください。これらのエージェンシーは、バックアップサービス、コアアップデート、テーマとプラグインのアップデート、アセットの最適化、マルウェアの削除、稼働監視などを処理できます。

別の選択肢として、ほとんどのメンテナンスサービスを処理できるマネージドWordPressホスティング会社を使用することです。マネージドホスティングプロバイダーは、サーバーのセットアップ、セキュリティ、メンテナンスなどのすべてのサーバー管理タスクを処理します。

よくある質問

当社の読者から、WordPressのバーチャルアシスタントをどのように雇うかという質問をよく受けます。ここでは、最も一般的な質問への回答を紹介します。

バーチャルアシスタントの費用はいくらですか？

バーチャルアシスタントの料金は様々ですが、一般的に時給5ドルから50ドル程度です。専門性の高い米国在住のVAは、管理業務中心の海外のVAよりも高価になります。

多くの人が時間単位で料金を請求しますが、一部の人は、設定された時間数に対して月額500ドルから4,000ドルのリテイナー契約で料金を設定する場合があります。

バーチャルアシスタントを雇うべき時期はいつですか？

ビジネスオーナーとして、バーチャルアシスタントを雇うべき時期を知るのは難しいものです。しかし、委任を始めるべき時期を示すいくつかの兆候があります。

• 価値の低いタスクに時間をかけすぎている。 あなただけができる方法で、会社に付加価値を与えることに時間を使うのが最善です。
• サポートメールに返信できないため、顧客を失っている。 顧客体験の悪さは評判の悪化につながり、ビジネスの成長に影響を与える可能性があります。
• WordPressが得意ではない。技術的なスキルを持つ仮想アシスタントは、WordPressのエラー修正を処理し、バックアップを実行して、サイトを安全かつ最新の状態に保つことができます。
• WordPressサイトのコンテンツ管理に苦労している。 WordPressのバーチャルアシスタントは、ブログ記事の作成、グラフィックの作成、コンテンツ更新のスケジュール設定を支援できます。

コントロールを好む起業家にとって、アウトソーシングは不自然に感じるかもしれません。しかし、ビジネスを成長させることの一部は、会社があなたの注意をすべて必要とせずに運営できるように、他者を信頼することです。

とはいえ、WordPressサイトのメンテナンスだけが必要な場合は、WordPressメンテナンスサービスの方がより信頼性が高く、手頃な価格のソリューションです。

この記事がWordPressサイトの仮想アシスタントの雇用方法を学ぶのに役立ったことを願っています。次に、WordPressサポートを適切に依頼して取得する方法に関するガイド、またはオンラインビジネス向けの最高の簿記サービスの専門家による選択肢も確認してください。

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