Nybörjarguide: Vad är VoIP och hur fungerar det? (Förklarat)

Vi får ofta frågan av nybörjare: vad är VoIP och hur fungerar VoIP? Om du är en icke-teknisk användare kanske du har hört att du kan använda VoIP för att lägga till ett företags telefonnummer för din webbplats.

VoIP är ett mer kostnadseffektivt sätt att skaffa ett företags telefonnummer för din webbplats jämfört med en traditionell telefonlinje. Även här på WPBeginner förlitar vi oss på VoIP för våra kommunikationsbehov.

Men innan du fattar några beslut måste du helt förstå vad tekniken handlar om.

I den här nybörjarguide svarar vi på vad VoIP är och hur VoIP fungerar bakom kulisserna. Målet är att hjälpa dig att förstå hur VoIP kan spara pengar och hjälpa dig att växa ditt företag.

Här är en översikt över vad vi kommer att täcka i den här guiden. Du kan klicka på dessa länkar för att hoppa direkt till olika avsnitt.

• Vad är VoIP?
• Hur fungerar VoIP egentligen? (En titt bakom kulisserna)
• What are the Advantages and Disadvantages of VoIP?
• Vilken är den bästa VoIP-telefontjänsten?
• Hur man ringer ett samtal med VoIP
• Vanliga frågor om VoIP-telefon (VoIP FAQ)

Till skillnad från fasta telefonsystem som är begränsade till en enda kontorsdator, låter VoIP dig ringa och ta emot affärssamtal från din bärbara dator, surfplatta, vanliga smartphone (med en app) och till och med VoIP-kompatibla kontorstelefoner.

Eftersom alla samtal görs via internet är det extremt kostnadseffektivt för både nationella och långväga (internationella) samtal. De flesta affärs-VoIP-leverantörer erbjuder obegränsade minuter utan extra kostnad.

Förutom kostnadsbesparingarna får du också alla avancerade telefonfunktioner som samtal väntar, samtalsdirigering, ringsignaler, automatisk operatör, flera telefonnummer, direktmeddelanden och mer.

Detta är anledningen till att de flesta småföretag och även stora företag byter bort från traditionella telefonleverantörer till en affärs-VoIP-leverantör.

På WPBeginner använder vi Nextiva, ett ledande VoIP-baserat telefonsystem för företag.

Hur fungerar VoIP egentligen? (En titt bakom kulisserna)

För att förstå hur VoIP faktiskt fungerar, kommer vi att titta på vad som händer när du ringer eller tar emot ett telefonsamtal på en VoIP-telefon.

När du ringer ett telefonsamtal med VoIP tar deras app för företagsnummer eller VoIP-adapter den analoga röstsignalen och omvandlar den till en digital signal.

Denna digitala röstdata skickas sedan till företagets telefonleverantör via din internettjänst. Sedan, slutligen, dirigeras meddelandet till din kunds telefon.

Denna process sker nästan omedelbart, vilket är anledningen till att VoIP-ljudkvaliteten ibland är ännu bättre än vanliga telefonsamtal.

Hur skiljer sig VoIP från traditionella telefonsystem?

VoIP fungerar annorlunda bakom kulisserna jämfört med ett vanligt fast telefonsystem.

Traditionella telefonsystem använder kretskoppling för att koppla samtal. När du ringer via det publika telenätet (PSTN) kopplas du till personen i andra änden, och de kopplas till dig i en krets.

'Kretskopplingstekniken' har använts i mer än 100 år nu. Den är pålitlig och fungerar fortfarande, men är inte den mest effektiva eller kostnadseffektiva.

VoIP använder metoden 'paketväxling' istället. Det innebär att data bara skickas när det behövs. En kort, omedelbar anslutning skapas varje gång du talar. Anslutningen behöver inte gå åt båda håll hela tiden. Du och personen du pratar med kommer normalt sett inte att prata samtidigt.

Dessutom skickas datapaket effektivt. De kan använda många olika vägar genom internet. Paketen sätts sedan ihop igen när de når sin destination.

Datapaketen kan också komprimeras för att spara utrymme. Detta gör att de kan färdas ännu snabbare genom internet.

Allt detta sker mycket snabbt. Om det inte finns något problem med din internetanslutning kommer du inte att märka någon fördröjning under samtalet.

Även om VoIP kan låta ganska tekniskt och komplicerat, är det viktigaste att förstå att VoIP är en mer effektiv metod för att överföra data under telefonsamtal.

Du har förmodligen redan använt VoIP tidigare utan att veta om det, via en app som Skype eller Google Voice.

Fördelar och nackdelar med VoIP jämförda

Eftersom vi har använt en VoIP företagstelefontjänst i vårt företag i flera år, är det rimligt att säga att vi vet en sak eller två om för- och nackdelar.

Här är vår detaljerade analys av för- och nackdelar med VoIP.

VoIP-fördelar – Fördelar med att använda VoIP

Att byta från ett traditionellt telekombolags tjänst till ett molnbaserat VoIP-telefonsystem har många fördelar.

Lägre månadskostnad

En av de största fördelarna med VoIP är att du har lägre månadskostnad för både nationella och internationella samtal.

De flesta VoIP-telefontjänstleverantörer inkluderar ofta obegränsade nationella samtal gratis. Internationella samtal är normalt också mycket billiga.

Förutom det kommer du också att spara pengar på reparations- och underhållskostnader som du för närvarande betalar din fasta telefonleverantör.

Ta emot samtal var som helst – Helt portabelt

Med VoIP behöver du inte vara på kontoret, på plats, sittande vid din skrivbordstelefon för att ta telefonsamtal. Du kan ta emot inkommande samtal var du än befinner dig med hjälp av en app på din telefon, surfplatta eller bärbara dator.

Detta är en stor fördel för distansarbete och team som arbetar ute på fältet. Det är också bra om du reser.

Avancerade funktioner för företagstelefoni

VoIP-lösningar inkluderar normalt många extra funktioner för företagstelefoni. Du kan till exempel enkelt sätta upp konferenssamtal med VoIP.

Dessutom erbjuder de flesta VoIP-tjänsteleverantörer en virtuell receptionist, väntmusik, samtal väntar, automatisk uppringning, röstbrevlådetranskription till e-post eller text, och mycket mer. Du kan till och med få avancerad telekommunikationsfunktionalitet som videokonferenser.

Detta kan också ge dig ytterligare kostnadsbesparingar eftersom traditionella telefontjänstleverantörer ofta tar ut återkommande avgifter för dessa tillägg och integrationer.

Förbättrad skalbarhet och flexibilitet

En annan fördel med VoIP är högre skalbarhet. Oavsett om du anställer mer personal eller öppnar ett nytt filialkontor i en ny stad, gör VoIP det enkelt att växa.

Till skillnad från en traditionell telefontjänst som skulle kräva att du spenderar pengar på dyr hårdvara och dedikerade linjer, låter VoIP dig lägga till dina teammedlemmar med bara några få klick i ditt kontopanel.

Eftersom VoIP fungerar på alla smartphones kan du till och med minska kostnaderna för ytterligare utrustning och frigöra skrivbordsutrymme genom att låta dina teammedlemmar installera appen på sina privata telefoner.

VoIP-nackdelar – Nackdelar med att använda VoIP

Även om VoIP är en fantastisk teknik, kanske den inte är perfekt för alla. Det finns ett par VoIP-nackdelar som du bör vara medveten om.

Du behöver en bra internetanslutning för att ringa telefonsamtal

Som vi förklarade i avsnittet om hur VoIP fungerar, behöver du en pålitlig internetanslutning för att ringa telefonsamtal.

Om ditt internet är långsamt kan samtalskvaliteten påverkas. Du kan till exempel uppleva förlorat ljud eller latens (fördröjningar).

Det bra är att VoIP-teknik inte använder så mycket bandbredd som man kan tro. En bra anslutning med mindre än 70 ms ping och minst 500 kbps uppladdningshastighet är tillräckligt bra för VoIP-samtal.

Men om du har många teammedlemmar på ditt kontor kan du behöva se över dina bandbreddsbehov för antalet samtidiga samtal som ditt företag kommer att göra samtidigt.

Du måste ta hänsyn till strömavbrott

Vanlig telefontjänst fungerar under strömavbrott. Men du kan inte ringa VoIP-samtal om du inte har ström eller internetåtkomst.

Vanligtvis har de flesta kontor trådlöst internet som drivs av Wi-Fi-routrar. Dessa routrar behöver elektricitet, så om din byggnad upplever ett strömavbrott, kan ditt internet också sluta fungera vilket påverkar din VoIP-tjänst.

Sättet vi mildrar detta på vårt kontor är genom att använda ett batteribackupsystem för vår internetrouter. Eftersom vårt internet tillhandahålls av ett annat företag än vår el, har vi aldrig båda avbrotten samtidigt.

Dessutom, eftersom våra teammedlemmar använder VoIP-appen på sina telefoner, kan de alltid använda sina mobildata för att ringa affärssamtal.

Du kommer att behöva omskola din personal på det nya systemet

Att byta till ett nytt telefonsystem innebär att du behöver utbilda din personal i hur man använder det.

Lyckligtvis är de flesta VoIP-tjänster utformade för att vara så enkla och intuitiva som möjligt. Detta innebär att det bör vara lätt att utbilda teammedlemmar i hur man använder molnbaserade telefonsystem, även om dina anställda arbetar på distans.

Vilken är den bästa VoIP-telefontjänsten?

Här på WPBeginner använder och rekommenderar vi Nextiva som den bästa VoIP-telefontjänsten. De erbjuder ett gratis lokalt eller avgiftsfritt nummer med alla sina abonnemang.

Nextiva levereras med alla nödvändiga funktioner du behöver, inklusive samtalsdirigering, obegränsade inhemska röstsamtal, obegränsad SMS-meddelanden för företag, röstmeddelanden till e-post/texttranskription, nummeröverföring, nummerpresentation, vidarekoppling, anpassade hälsningar, automatisk operatör, pausmusik, samtalsinspelning, online VoIP-fax, telefonförlängning för teammedlemmar och mer.

De har en lättanvänd smartphone-app för Android / iPhone (iOS) och en mjukvarutelefon-app för din dator.

För företagskunder kan de till och med låta dig konvertera ditt befintliga PBX-system (private branch exchange) till ett molnbaserat telefonsystem med hjälp av SIP-trunking (session initiation protocol). Detta innebär att du enkelt kan överföra samtal till olika avdelningar och anställda med ditt befintliga system och lokala nätverk.

Nextiva har också flera användbara avancerade funktioner. Du kan till exempel ansluta ditt VoIP-telefonsystem med realtids livechatt och med ditt CRM-system för att hjälpa dig att skapa ett enhetligt kommunikationssystem.

Dessutom är deras prissättning överkomlig och supportteamet är extremt hjälpsamt, vilket gör det väldigt enkelt för dig att komma igång. Det är därför vi använder Nextiva för vårt företag.

Vi har till och med en komplett Nextiva-recension om du vill ha mer information om tjänsten.

Andra bra VoIP-alternativ till Nextiva inkluderar:

• RingCentral – ett stort, välkänt VoIP-företag som kostar lite mer än Nextiva. De har alla affärskommunikationsfunktioner du behöver, och de erbjuder även skärmdelning och konferensverktyg.
• Ooma – ett lättinstallerat alternativ som erbjuder kostnadsfria nummer plus alla funktioner du kan förvänta dig. Du får 500 minuter inkluderade gratis, men måste betala extra för mer.
• Zoom Phone – en prisvärd företagstelefontjänst som erbjuder avancerade samtalsfunktioner med det välbekanta Zoom-videomötesgränssnittet.
• Grasshopper – en annan utmärkt företagstelefontjänst för soloprenörer och småföretag som erbjuder alla nödvändiga funktioner.
• Phone.com – en bra IP-telefoni för företag som arbetar med Kanada och många EU-länder, eftersom dessa platser täcks som lokala samtal.

Hur man ringer ett samtal med VoIP

För att ringa ett samtal med VoIP behöver du först en VoIP-telefontjänst för företag som Nextiva. Du behöver också en internetanslutning med bra bandbredd. Detta innebär normalt att använda en höghastighets bredbandsanslutning.

Sedan kan du ringa ett samtal med VoIP med någon av följande enheter:

• Din befintliga telefonlur. Denna kan anslutas till VoIP-systemet med hjälp av en ATA (analog telefonadapter) som ger den en IP-adress. I princip ansluter du bara din telefon till ATA:n istället för direkt till ditt vägguttag.
• En speciell IP-telefon. Den ser ut och fungerar som en vanlig analog telefon. Den har en handenhet med knappar som sätts i en laddningsstation. Men istället för en RJ-11 telefonkontakt har IP-telefonen en RJ-45-kontakt. Det betyder att den ansluts till en ethernetport på din router, inte till en telefonkontakt. Beroende på säsong kan vissa VoIP-företag ge dig en gratis telefonhandenhet.
• Din dator. Du behöver en app som låter dig ringa samtal via VoIP. Detta kallas ibland för en 'mjukvarutelefon'. Självklart behöver du också ett ljudkort plus ett headset, eller en mikrofon och högtalare. Du behöver också internetuppkoppling, antingen via ethernet eller WiFi. De flesta välkända VoIP-företag har appar för både Windows och Mac.
• Din mobiltelefon. Återigen behöver du rätt app och en wifi-anslutning. Du kan också använda en mobil dataplan med 4G eller högre hastigheter. De flesta VoIP-appar fungerar på alla smarta telefoner som Android-mobila enheter och Apple iPhone (iOS).

Vanliga frågor om VoIP-telefon (VoIP FAQ)

Det finns många olika VoIP-leverantörer för företag, och det kan vara svårt att veta vilken som är bäst för dina behov.

Under åren har vi hjälpt tusentals nybörjare att välja den bästa VoIP-telefonplattformen. Vi har hört nästan alla möjliga frågor om VoIP som du kan tänka dig.

Nedan följer svaren på några av de vanligaste frågorna om VoIP (Voice over IP).

Hur mycket kostar nationella respektive internationella samtal via VoIP?

De flesta VoIP-tjänster inkluderar obegränsade nationella samtal utan extra kostnad. Vissa billigare VoIP-tjänster debiterar dock baserat på antalet minuter du använder.

De internationella samtalspriserna varierar beroende på vilken VoIP-leverantör du använder, men dessa priser kommer nästan alltid att vara mer prisvärda än traditionella fasta telefonpriser för internationella samtal.

Kan du behålla ditt befintliga telefonnummer vid VoIP?

Ja, när du byter från traditionell fast telefoni till affärs-VoIP-telefoni kan du begära nummerportering, vilket gör att du kan behålla ditt befintliga företags telefonnummer.

De flesta bra VoIP-tjänster låter dig göra detta, men kontrollera med dem innan du registrerar dig.

Finns det en VoIP-backup om din internetanslutning går ner?

Vissa VoIP-tjänster har en backup om din bredbandsanslutning går ner eller om strömmen går. Till exempel kan Nextiva automatiskt vidarebefordra samtal till en mobiltelefon.

Erbjuder VoIP samtalsdirigering eller anknytningar för teammedlemmar?

Ja, de flesta bra VoIP-telefontjänstleverantörer inkluderar samtalsdirigering, telefonförlängningar, samtalskö och automatisk operatör utan extra kostnad.

Regleras VoIP av FCC?

Federal Communications Commission (FCC) kräver att VoIP-leverantörer följer Communications Assistance for Law Enforcement Act från 1994 (CALEA) och bidrar till Universal Service Fund, som hjälper kunder med låg inkomst med månatliga telefonkostnader.

År 2005 började FCC också kräva att VoIP-leverantörer tillät 911-nödsamtalsfunktioner. Nödsamtal hanteras dock något annorlunda med VoIP-leverantörer än med traditionella telefonitjänster.

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte till att besvara frågorna om vad VoIP är och hur det fungerar bakom kulisserna. Du kanske också gillar vår jämförelse av de bästa plattformarna för webbplatsbyggare, och bästa e-postmarknadsföringstjänsterna för att växa ditt företag.

Om du gillade den här artikeln, prenumerera då på vår YouTube-kanal för WordPress-videoguider. Du kan också hitta oss på Twitter och Facebook.