Cum să configurezi un mesaj vocal de afaceri (cu exemple)

Când sunați la un număr de telefon de afaceri, veți auzi adesea un mesaj vocal automat de întâmpinare care vă ghidează prin directorul telefonic și pașii următori. Ca o recepționeră prietenoasă, mesajul dvs. vocal de întâmpinare oferă informații esențiale și îmbunătățește imaginea mărcii dvs.

Întâmpinarea apelurilor dvs. cu un salut clar și concis îi face să se simtă valorizați și informați, îmbunătățind satisfacția clienților chiar și atunci când nu sunteți disponibil să răspundeți direct apelurilor lor.

La WPBeginner, înțelegem că acest lucru poate spori credibilitatea mărcii și poate construi încredere cu potențialii clienți. Folosim Nextiva pentru VoIP și mesagerie vocală și am cercetat alternative de calitate pentru a vă ajuta să faceți cea mai bună alegere pentru afacerea dvs.

În acest articol, vă vom arăta cum să configurați un mesaj vocal de afaceri pentru magazinul dvs. online, afacerea sau blogul. De asemenea, vom oferi exemple de mesaje vocale pe care să le folosiți ca șablon.

De ce este important un mesaj vocal de întâmpinare pentru afacerea dvs.?

Peste 88% dintre căutările locale pe dispozitive mobile se finalizează cu un apel telefonic. Acest lucru se datorează în principal butoanelor utile click-to-call care apar în rezultatele căutării locale Google.

Pentru multe afaceri mici, s-ar putea să nu fie posibil să răspundeți imediat la toate apelurile. Uneori, clienții pot suna după programul de lucru, iar dvs. puteți fi ocupat sau să nu aveți personal disponibil la acel moment.

Aici intervine mesajul dvs. vocal de întâmpinare.

Pentru mulți clienți, acesta va fi primul contact cu afacerea dvs. Nepunerea în aplicare a unui mesaj vocal de afaceri vă poate face să pierdeți un client în favoarea concurenței.

Pe de altă parte, o formulare incorectă a mesajului vocal poate avea, de asemenea, consecințe grave. Clienții pot închide telefonul, nu vor urmări sau pur și simplu vor contacta concurenții dvs.

Acestea fiind spuse, să vedem cum să configurați corect saluturi vocale profesionale pentru afacerea dvs. online, care lasă o impresie pozitivă asupra apelanților.

Cea mai bună modalitate de a configura un mesaj vocal

În mod normal, proprietarii de afaceri mici folosesc un număr de telefon fix sau mobil pentru a gestiona apelurile. Deși poate rezolva problema, acestea nu vă permit să gestionați corect apelurile de afaceri sau să configurați un mesaj vocal automat eficient.

Cel mai bun mod de a gestiona apelurile de afaceri este prin utilizarea unui serviciu telefonic pentru afaceri. Multe afaceri mici folosesc un număr de telefon virtual pentru afaceri, deoarece le permite să gestioneze eficient apelurile de afaceri fără a le sacrifica confidențialitatea.

Spre deosebire de un număr fix sau mobil, acesta utilizează internetul pentru a gestiona apelurile. Termenul oficial pentru această tehnologie este numit serviciu telefonic VoIP pentru afaceri (Voice over Internet Protocol).

Utilizarea unui serviciu telefonic de afaceri vă oferă următoarele avantaje față de telefonul fix și mobil:

• Puteți seta programul de lucru și puteți înregistra diferite mesaje vocale de întâmpinare care vor fi redate în funcție de ora din zi.
• Puteți configura un sistem automat de răspuns, puteți adăuga extensii pentru a direcționa apelurile, puteți permite utilizatorilor să lase un mesaj vocal și multe altele.
• Funcționează pe computerul dvs., tabletă, telefon fix și chiar pe telefonul mobil folosind aplicații.
• Mai mulți utilizatori pot folosi același număr de telefon, indiferent de locația lor.
• Puteți oferi cu ușurință acces noilor angajați fără a apela la un tehnician sau a cumpăra echipament nou.

Recomandăm utilizarea Nextiva deoarece sunt cel mai bun furnizor de servicii telefonice pentru afaceri de pe piață. Aceștia oferă un set cuprinzător de funcționalități cu un panou de administrare web ușor de utilizat și aplicații pentru telefonul dvs.

Folosim Nextiva în afacerea noastră pentru a gestiona apelurile pentru WPBeginner și alte proprietăți Awesome Motive.

Dacă doriți o soluție alternativă, puteți arunca o privire la RingCentral sau Ooma. Ambele sunt servicii excelente de telefonie pentru afaceri și oferă o platformă incredibil de bogată în funcționalități, cu multe instrumente pentru gestionarea saluturilor vocale, a centralelor automate, a mesajelor vocale, a transcrierilor apelurilor și multe altele.

Odată ce ați configurat un serviciu telefonic de afaceri, puteți configura mesaje vocale utilizând setările lor ușor de urmărit.

Exemple de saluturi vocale pentru afaceri

Există câteva reguli de bază pe care trebuie să le urmați pentru a crea cele mai eficiente mesaje vocale de întâmpinare:

• Evitați clișeele precum „Apelul dumneavoastră este important pentru noi”. Sunt suprasolicitate și nu mai par sincere.
• Asigurați-vă că înregistrarea dvs. vocală sună prietenos și personal.
• Încercați să nu sunați ca și cum ați citi de pe un scenariu.
• Dacă puteți, angajați un artist vocal pentru a vă ajuta să înregistrați mesaje vocale. Puteți chiar găsi pe cineva pe Fiverr.
• Asigurați-vă că mesajul dvs. vocal oferă informații importante, cum ar fi numele companiei, programul de lucru și informațiile de contact.

Iată câteva scripturi pentru saluturi vocale de afaceri pe care le puteți utiliza pentru afacerea dvs.

Exemple de mesaje vocale în afara programului

Acest mesaj vocal va fi redat atunci când clienții vă sună după programul de lucru sau în weekend. Asigurați-vă că acest mesaj vocal informează utilizatorii despre programul de lucru și despre modalitățile alternative de a contacta serviciul clienți sau locația magazinului.

„Bună, ați ajuns la [numele companiei]. Suntem disponibili telefonic între orele [9:00] și [18:00] [PST] de luni până vineri. Puteți, de asemenea, să folosiți formularul de contact de pe site-ul nostru, [www.example.com], pentru a ne lăsa un mesaj, iar noi vă vom contacta prin e-mail. Dacă doriți să vă sunăm înapoi, vă rugăm să ne lăsați numele și numărul dvs., împreună cu un scurt mesaj, iar echipa noastră vă va contacta cât mai curând posibil.”

„Bună, ați ajuns la [numele afacerii]. În prezent, nu putem răspunde apelului dumneavoastră. Programul nostru de lucru este [programul afacerii] de luni până vineri. Magazinul nostru de la [locația magazinului] rămâne deschis pentru clienți în weekend. Ne puteți contacta, de asemenea, prin chat live pe site-ul nostru [www.example.com] [24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână]. Dacă nu este urgent și doriți să vă sunăm înapoi, vă rugăm să lăsați numele și numărul dumneavoastră după semnal.”

După cum puteți vedea, ambele șabloane de mesaj vocal transmit informații importante și oferă clienților modalități alternative de contact prin chat live sau formular de contact.

Exemple de mesaje vocale pentru vacanță

Aceste mesaje de salut pot fi înregistrate în timpul sărbătorilor.

„Bună ziua, ați ajuns la [numele afacerii]. Echipa noastră este în prezent în afara biroului pentru a petrece sărbătorile cu prietenii și familia. Ne vom întoarce la muncă pe [ziua și ora]. Vă rugăm să ne lăsați numele și numărul dumneavoastră, iar noi vă vom răspunde cât mai curând posibil. [Sărbători fericite (sau un salut potrivit pentru acea sărbătoare)]”.

„Sărbători fericite! Echipa noastră de la [numele afacerii] este plecată până la [data]. Dacă sunteți un client existent, puteți deschide în continuare un tichet de suport pe site-ul nostru, vom încerca să vă răspundem în următoarele 24 de ore. Puteți, de asemenea, să ne contactați prin chat live sau prin formularul de contact de pe site-ul nostru [www.example.com]. Dacă nu este urgent, atunci ne puteți lăsa numele și numărul dumneavoastră după semnalul sonor. Vă vom returna apelul cât mai curând posibil.”

„Bună ziua, ați ajuns la [numele companiei]. Suntem închiși de (numele sărbătorii) și ne vom întoarce la muncă pe [data și ora]. Dacă aveți nevoie de un răspuns urgent, ne puteți trimite un e-mail la (adresa de e-mail) și vom încerca să răspundem tuturor e-mailurilor în termen de 24 de ore. De asemenea, ne puteți lăsa un mesaj și vă vom răspunde după sărbători (La mulți ani / Sărbători fericite)”.

După cum puteți vedea, aceste mesaje vocale profesionale oferă clienților cât mai multe informații posibil. Aceste mesaje asigură, de asemenea, că clienții știu cum să obțină un răspuns mai rapid folosind metode alternative de contact în timpul sărbătorilor.

Exemple de mesaje vocale pentru absență / ocupat

Dacă sunteți ocupat, plecat sau aveți personal insuficient și nu puteți răspunde imediat la apelurile clienților, puteți folosi aceste mesaje de întâmpinare ca exemplu.

„Bună, ați ajuns la [numele companiei]. Nu putem prelua apelul dvs. chiar acum, dar ne-ar plăcea să vă sunăm înapoi cât mai curând posibil. Vă rugăm să ne lăsați numele și numărul dvs. după semnal.”

„Bună, suntem plecați de la telefon în acest moment. Dacă nu este prea urgent, ne puteți trimite un e-mail la (adresa de e-mail). Altfel, vă rugăm să lăsați numele și numărul dvs. după semnalul sonor, iar noi vă vom suna imediat înapoi.”

Dacă sunteți singura persoană care răspunde la apeluri, atunci puteți face un mesaj vocal personal.

„Bună, ați ajuns la (Numele dvs.). În acest moment nu pot răspunde la telefon. Îmi puteți trimite un e-mail la (adresa de e-mail) sau puteți lăsa numele și numărul dvs. după semnalul sonor, iar eu vă voi suna înapoi cât mai curând posibil.”

Testați și îmbunătățiți-vă mesajele vocale

Un alt motiv excelent pentru a utiliza un serviciu telefonic profesional este că puteți urmări toate apelurile dvs. și puteți vizualiza rapoarte detaliate despre acestea. De exemplu, așa arată pagina de analiză a apelurilor Nextiva.

Va trebui să urmăriți câți utilizatori au ascultat fiecare mesaj vocal și cum au răspuns. Mesajele vocale cu un scor mai mare de clienți care lasă un mesaj funcționează eficient.

Mesajele vocale care nici măcar nu sunt auzite complet sunt un eșec.

Vă recomandăm să încercați diferite mesaje vocale pentru a găsi echilibrul perfect. Actualizarea periodică a mesajului vocal vă poate ajuta, de asemenea, să umpleți golurile de comunicare despre care nici măcar nu știați că există.

Urmărirea mesajelor dvs. vocale

Acum că ați configurat un mesaj vocal echilibrat, informativ și prietenos, următorul pas este și mai crucial.

Ce se întâmplă după ce un client vă lasă un mesaj vocal?

Dacă folosiți un sistem telefonic profesional pentru afaceri, veți putea urmări și răspunde cu ușurință la aceste mesaje.

Asigurați-vă că dumneavoastră și personalul dumneavoastră sunteți la fel de bine pregătiți pentru o urmărire rapidă. Un apel de retur prompt contribuie mult la consolidarea relațiilor de afaceri și la încheierea vânzărilor.

Ghiduri experte despre comunicarea în afaceri

Acum că știți cum să configurați mesajul vocal perfect, s-ar putea să doriți să vedeți și alte ghiduri legate de comunicările de afaceri:

• Cele mai bune servicii telefonice de afaceri pentru afaceri mici
• Cele mai bune aplicații pentru numere de telefon virtuale de afaceri (cu opțiuni gratuite)
• Ghid pentru începători: Ce este VoIP și cum funcționează? (Explicat)
• Cum să configurați un sistem telefonic cu răspuns automat pentru site-ul dvs.
• Cele mai bune pluginuri de mesaje vocale pentru WordPress
• Cel mai bun software de apelare automată pentru afaceri mici (comparat)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma: Care este mai bun? (Comparat)
• Cele mai bune instrumente de comunicare în echipă pentru afaceri mici
• Cele mai bune servicii de fax online pentru afaceri mici
• Google Meet vs Zoom: Care este mai bun pentru afacerea dvs.?

Sperăm că acest articol v-a ajutat să învățați cum să setați mesaje vocale de întâmpinare pentru afacerea dvs. online. De asemenea, ați putea dori să consultați ghidul nostru despre cum să creați o adresă de e-mail gratuită pentru afaceri și selecțiile noastre de experți pentru cele mai bune servicii de marketing prin e-mail pentru afaceri mici.

Dacă ți-a plăcut acest articol, te rugăm să te abonezi la canalul nostru de YouTube pentru tutoriale video WordPress. Ne poți găsi, de asemenea, pe Twitter și Facebook.