Ghid pentru începători: Ce este VoIP și cum funcționează? (Explicat)

Întrebăm adesea începătorii: ce este VoIP și cum funcționează VoIP? Dacă sunteți un utilizator non-tehnic, este posibil să fi auzit că puteți folosi VoIP pentru a adăuga un număr de telefon de afaceri pentru site-ul dvs. web.

VoIP este o modalitate mai eficientă din punct de vedere al costurilor de a obține un număr de telefon de afaceri pentru site-ul dvs. web, comparativ cu o linie telefonică tradițională. Chiar și aici, la WPBeginner, ne bazăm pe VoIP pentru nevoile noastre de comunicare.

Cu toate acestea, înainte de a lua orice decizie, trebuie să înțelegi pe deplin despre ce este vorba în tehnologie.

În acest ghid pentru începători, vom răspunde la întrebarea ce este VoIP și cum funcționează VoIP în culise. Scopul este de a vă ajuta să înțelegeți cum VoIP vă poate economisi bani și vă poate ajuta să vă dezvoltați afacerea.

Iată o prezentare generală a ceea ce vom acoperi în acest ghid. Puteți face clic pe aceste linkuri pentru a sări direct la secțiuni diferite.

• Ce este VoIP?
• Cum funcționează de fapt VoIP? (Privire în culise)
• What are the Advantages and Disadvantages of VoIP?
• Care este cel mai bun serviciu telefonic VoIP?
• Cum să efectuați un apel folosind VoIP
• Întrebări frecvente despre telefonul VoIP (FAQ VoIP)

Spre deosebire de sistemele telefonice fixe, care sunt limitate la un singur telefon de birou în biroul dvs., VoIP vă permite să efectuați și să primiți apeluri telefonice de afaceri de pe laptopul, tableta, telefonul inteligent obișnuit (folosind o aplicație) și chiar și de pe seturi telefonice de birou compatibile VoIP.

Deoarece toate apelurile se fac prin internet, este extrem de rentabil atât pentru apelurile interne, cât și pentru cele pe distanță lungă (internaționale). Majoritatea furnizorilor de VoIP pentru afaceri oferă minute nelimitate fără costuri suplimentare.

Pe lângă economiile de costuri, beneficiați și de toate funcționalitățile telefonice avansate, cum ar fi așteptarea apelurilor, rutarea apelurilor, tonuri de apel, asistent automat, numere de telefon multiple, mesagerie instantanee și multe altele.

Acesta este motivul pentru care majoritatea micilor afaceri și chiar companiile mari renunță la furnizorii tradiționali de telefonie în favoarea unui furnizor VoIP pentru afaceri.

La WPBeginner, folosim Nextiva, un sistem telefonic de afaceri bazat pe VoIP de top.

Cum funcționează de fapt VoIP? (Privire în culise)

Pentru a înțelege cum funcționează de fapt VoIP, vom analiza ce se întâmplă atunci când efectuați sau primiți un apel telefonic pe un telefon VoIP.

Când efectuați un apel telefonic folosind VoIP, aplicația lor pentru numere de telefon de afaceri virtuale sau adaptorul VoIP preia semnalul vocal analogic și îl transformă într-un semnal digital.

Această dată vocală digitală este apoi trimisă furnizorului de servicii telefonice de afaceri utilizând serviciul dvs. de internet. Apoi, în final, mesajul este direcționat către telefonul clientului dvs.

Acest proces se întâmplă aproape instantaneu, motiv pentru care uneori calitatea sunetului VoIP este chiar mai bună decât apelurile telefonice obișnuite.

Cum diferă VoIP de sistemul telefonic tradițional?

VoIP funcționează diferit în culise față de un sistem telefonic obișnuit de linie fixă.

Sistemele telefonice tradiționale folosesc metoda de comutație de circuite pentru conectarea apelurilor. Când efectuați un apel prin Rețeaua Telefonică Publică Comutată (PSTN), sunteți conectat la persoana de la celălalt capăt, iar ea este conectată la dvs. printr-un circuit.

Tehnologia de „comutație de circuite” este folosită de mai bine de 100 de ani. Este fiabilă și încă funcționează, dar nu este cea mai eficientă sau cea mai rentabilă.

VoIP folosește metoda „comutare de pachete”. Aceasta înseamnă că datele sunt trimise doar atunci când este necesar. Se creează o conexiune scurtă și instantanee de fiecare dată când vorbești. Conexiunea nu trebuie să fie bidirecțională tot timpul. Tu și persoana cu care vorbești, în mod normal, nu veți vorbi amândoi în același timp.

În plus, pachetele de date sunt trimise eficient. Ele pot folosi multe căi diferite prin internet. Pachetele sunt apoi reasamblate când ajung la destinație.

Pachetele de date pot fi, de asemenea, comprimate pentru a economisi spațiu. Acest lucru le permite să călătorească și mai rapid prin internet.

Totul se întâmplă foarte repede. Cu excepția cazului în care există o problemă cu conexiunea dvs. la internet, nu veți observa nicio întârziere în timpul apelului.

Deși VoIP poate suna destul de tehnic și complicat, principalul lucru de înțeles este că VoIP este o metodă mai eficientă de transfer de date în timpul apelurilor telefonice.

Probabil ați folosit deja VoIP înainte, fără să știți, printr-o aplicație precum Skype sau Google Voice.

Avantaje și dezavantaje VoIP comparate

Deoarece folosim un serviciu de telefonie de afaceri VoIP de ani de zile în compania noastră, este corect să spunem că știm câte ceva despre avantajele și dezavantajele sale.

Iată analiza noastră detaliată a avantajelor și dezavantajelor VoIP.

Avantajele VoIP – Beneficiile utilizării VoIP

Trecerea de la serviciul unei companii telefonice tradiționale la un sistem telefonic VoIP bazat pe cloud are multe beneficii.

Cost lunar mai mic

Unul dintre cele mai mari avantaje ale VoIP este că aveți costuri lunare mai mici atât pentru apelurile interne, cât și pentru cele internaționale.

Majoritatea furnizorilor de telefonie VoIP vor include adesea apeluri interne nelimitate gratuit. Apelurile internaționale sunt, de obicei, foarte ieftine.

Pe lângă acestea, veți economisi și bani la cheltuielile de reparații și întreținere pe care le plătiți în prezent furnizorului dvs. de telefonie fixă.

Preluare apeluri de oriunde – Complet portabil

Cu VoIP, nu trebuie să fiți la birou, în incintă, așezat la telefonul de birou pentru a prelua apeluri telefonice. Puteți prelua apeluri primite de oriunde vă aflați, folosind o aplicație pe telefon, tabletă sau laptop.

Acesta este un mare avantaj pentru munca la distanță și pentru echipele care lucrează pe teren. Este, de asemenea, excelent dacă călătoriți.

Funcții avansate de telefonie pentru afaceri

Soluțiile VoIP includ, în mod normal, o mulțime de funcții suplimentare pentru telefonul de afaceri. De exemplu, puteți configura conferințe telefonice ușor cu VoIP.

În plus, majoritatea furnizorilor de servicii VoIP oferă un recepționer virtual, muzică de așteptare, apel în așteptare, apelare automată, transcriere vocală prin e-mail sau text și multe altele. Puteți chiar obține funcționalități avansate de telecomunicații, cum ar fi conferințe video.

Acest lucru vă poate aduce, de asemenea, economii suplimentare, deoarece adesea furnizorii tradiționali de servicii telefonice percep taxe recurente pentru aceste suplimente și integrări.

Scalabilitate și flexibilitate îmbunătățite

Un alt avantaj al VoIP este scalabilitatea mai mare. Fie că angajați mai mult personal sau deschideți un nou birou filială într-un oraș nou, VoIP facilitează creșterea.

Spre deosebire de un serviciu telefonic tradițional care ar necesita cheltuieli pentru hardware scump pe o linie dedicată, VoIP vă permite să adăugați membrii echipei cu doar câteva clicuri în tabloul de bord al contului dumneavoastră.

Deoarece VoIP funcționează pe toate smartphone-urile, puteți chiar reduce costurile suplimentare pentru echipamente și elibera spațiu pe birou, având membrii echipei să instaleze aplicația pe telefonul personal.

Dezavantaje VoIP – Inconveniente ale utilizării VoIP

Deși VoIP este o tehnologie uimitoare, s-ar putea să nu fie perfectă pentru toată lumea. Există câteva dezavantaje ale VoIP de care ar trebui să fiți conștient.

Aveți nevoie de o conexiune bună la internet pentru a efectua apeluri telefonice

Așa cum am explicat în secțiunea Cum funcționează VoIP, aveți nevoie de o conexiune fiabilă la internet pentru a efectua apeluri telefonice.

Dacă internetul dvs. este lent, calitatea apelului dvs. poate fi afectată. De exemplu, puteți experimenta pierderi de sunet sau latență (întârzieri).

Lucrul bun este că tehnologia VoIP nu folosește atât de multă lățime de bandă pe cât ați crede. O conexiune bună cu un ping mai mic de 70 ms și o viteză de upload de cel puțin 500 kbps este suficientă pentru apelurile VoIP.

Cu toate acestea, dacă aveți mulți membri ai echipei în biroul dvs., atunci poate fi necesar să analizați nevoile dvs. de lățime de bandă pentru numărul de apeluri concurente pe care afacerea dvs. le va efectua în același timp.

Trebuie să iei în considerare întreruperile de curent

Serviciul telefonic obișnuit funcționează în timpul întreruperilor de curent. Dar, nu puteți efectua apeluri VoIP dacă nu aveți curent electric sau acces la internet.

În mod obișnuit, majoritatea birourilor au internet wireless alimentat de routere Wi-Fi. Aceste routere necesită electricitate, deci dacă clădirea dvs. se confruntă cu o pană de curent, atunci și internetul dvs. poate cădea, ceea ce va afecta serviciul dvs. VoIP.

Modul în care mitigăm acest lucru în biroul nostru este prin utilizarea unui sistem de alimentare cu baterii pentru routerul nostru de internet. Deoarece internetul nostru este furnizat de o companie diferită de electricitatea noastră, nu avem niciodată întreruperi simultane.

Mai mult, deoarece membrii echipei noastre folosesc aplicația VoIP pe telefonul lor, ei pot folosi întotdeauna datele mobile pentru a efectua apeluri telefonice de afaceri.

Va trebui să vă recalificați personalul pentru noul sistem

Trecerea la un nou sistem telefonic înseamnă că trebuie să instruiți personalul cu privire la modul de utilizare a acestuia.

Din fericire, majoritatea serviciilor VoIP sunt concepute pentru a fi cât mai simple și intuitive posibil. Acest lucru înseamnă că ar trebui să fie ușor să instruiți membrii echipei cu privire la utilizarea sistemelor telefonice cloud, chiar dacă angajații dvs. lucrează de la distanță.

Care este cel mai bun serviciu telefonic VoIP?

Aici, la WPBeginner, folosim și recomandăm Nextiva ca cel mai bun serviciu de telefonie VoIP. Ei oferă un număr local sau gratuit cu toate planurile lor.

Nextiva vine cu toate funcționalitățile esențiale de care aveți nevoie, inclusiv rutarea apelurilor, apeluri vocale interne nelimitate, mesaje SMS nelimitate pentru afaceri, transcrierea mesajelor vocale în e-mail/text, portarea numerelor, identificarea apelantului, redirecționarea apelurilor, saluturi personalizate, centrală automată, muzică de așteptare, înregistrarea apelurilor, fax VoIP online, extensie telefonică pentru membrii echipei și multe altele.

Au o aplicație pentru smartphone ușor de utilizat pentru Android / iPhone (iOS) și o aplicație softphone pentru computerul dvs.

Pentru clienții Enterprise, le permit chiar să vă transforme sistemul PBX (private branch exchange) existent într-un sistem telefonic cloud utilizând trunking SIP (session initiation protocol). Acest lucru înseamnă că puteți transfera cu ușurință apelurile către diferite departamente și angajați folosind sistemul dvs. existent și rețeaua locală.

Nextiva are, de asemenea, mai multe funcții avansate utile. De exemplu, puteți conecta sistemul dvs. de telefonie VoIP cu chat live în timp real și cu sistemul dvs. CRM pentru a vă ajuta să creați un sistem de comunicații unificat.

În plus, prețurile lor sunt accesibile, iar echipa de suport este extrem de utilă, făcând foarte ușor să începeți. Acesta este motivul pentru care folosim Nextiva pentru afacerea noastră.

Avem chiar și o recenzie completă Nextiva dacă doriți mai multe detalii despre serviciu.

Alte alternative VoIP excelente la Nextiva includ:

• RingCentral – o companie VoIP mare, binecunoscută, care costă puțin mai mult decât Nextiva. Au toate funcțiile de comunicare de afaceri de care aveți nevoie și oferă, de asemenea, instrumente de partajare a ecranului și de conferință.
• Ooma – o opțiune ușor de configurat care oferă numere gratuite plus toate funcțiile pe care le-ați aștepta. Primești 500 de minute incluse gratuit, dar trebuie să plătești suplimentar pentru mai multe.
• Zoom Phone – un serviciu telefonic de afaceri accesibil care oferă funcții de apelare avansate cu interfața familiară de întâlniri video Zoom.
• Grasshopper – un alt serviciu telefonic excelent pentru afaceri pentru solopreneuri și companii mici, care oferă toate funcționalitățile esențiale.
• Phone.com – un telefon IP bun pentru afacerile care lucrează cu Canada și multe țări UE, deoarece aceste locații sunt acoperite ca apeluri locale.

Cum să efectuați un apel folosind VoIP

Pentru a efectua un apel folosind VoIP, aveți mai întâi nevoie de un serviciu telefonic de afaceri VoIP precum Nextiva. Aveți, de asemenea, nevoie de o conexiune la internet cu o lățime de bandă bună. Acest lucru înseamnă, în mod normal, utilizarea unei conexiuni la internet de bandă largă de mare viteză.

Apoi, puteți efectua un apel folosind VoIP cu oricare dintre următoarele dispozitive:

• Receptorul dvs. telefonic existent. Acesta poate fi conectat la sistemul VoIP folosind un ATA (adaptor telefonic analogic) care îi oferă o adresă IP. Esențial, pur și simplu conectați telefonul la ATA în loc să-l conectați direct la priza de perete.
• Un telefon IP special. Acesta arată și funcționează ca un telefon analogic normal. Are o cască cu butoane care se introduce într-un suport de încărcare. Cu toate acestea, în loc de conectorul de telefon RJ-11, telefonul IP are un conector RJ-45. Aceasta înseamnă că se conectează la un port ethernet de pe routerul dvs., nu la un conector de telefon. În funcție de sezon, unele companii VoIP vă pot oferi o cască de telefon gratuită.
• Computerul dvs. Veți avea nevoie de o aplicație care vă permite să efectuați apeluri prin VoIP. Aceasta se numește uneori „softphone”. Desigur, veți avea nevoie și de o placă de sunet, plus o cască, sau un microfon și difuzoare. Veți avea nevoie, de asemenea, de conectivitate la internet, fie prin ethernet, fie prin WiFi. Majoritatea companiilor VoIP cunoscute au aplicații atât pentru Windows, cât și pentru Mac.
• Telefonul dvs. mobil. Din nou, veți avea nevoie de aplicația potrivită și de o conexiune wifi. Puteți utiliza, de asemenea, un plan de date mobile cu viteze 4G sau mai mari. Majoritatea aplicațiilor VoIP funcționează pe toate smartphone-urile, cum ar fi dispozitivele mobile Android și Apple iPhone (iOS).

Întrebări frecvente despre telefonul VoIP (FAQ VoIP)

Există mulți furnizori de VoIP pentru afaceri diferiți și poate fi greu să știți care este cel mai bun pentru nevoile dvs.

De-a lungul anilor, am ajutat mii de începători să aleagă cea mai bună platformă telefonică VoIP. Am auzit aproape fiecare întrebare posibilă despre VoIP la care vă puteți gândi.

Mai jos sunt răspunsurile la unele dintre cele mai frecvent adresate întrebări despre VoIP (Voice over IP).

Cât costă apelurile interne vs. internaționale pe VoIP?

Majoritatea serviciilor VoIP vor include apeluri interne nelimitate fără costuri suplimentare. Cu toate acestea, unele servicii VoIP mai ieftine percep tarife în funcție de numărul de minute utilizate.

Tarifele internaționale vor varia în funcție de furnizorul VoIP pe care îl utilizați, dar aceste tarife vor fi aproape întotdeauna mai accesibile decât tarifele tradiționale de linie fixă pentru apeluri internaționale.

Poți păstra numărul tău de telefon existent pe VoIP?

Da, la trecerea de la telefonul tradițional de linie fixă la telefonul VoIP pentru afaceri, puteți solicita portarea numărului, ceea ce vă permite să păstrați numărul de telefon existent al afacerii dumneavoastră.

Majoritatea serviciilor VoIP bune vă permit să faceți acest lucru, dar vă rugăm să verificați cu ei înainte de a vă înscrie.

Există o soluție de rezervă VoIP dacă conexiunea dvs. la internet se întrerupe?

Unele servicii VoIP au o funcție de backup în cazul în care conexiunea dvs. de bandă largă este întreruptă sau se întrerupe alimentarea cu energie electrică. De exemplu, Nextiva poate redirecționa automat apelurile către un telefon mobil.

Oferă VoIP rutare de apeluri sau extensii pentru membrii echipei?

Da, majoritatea furnizorilor buni de servicii telefonice VoIP includ rutarea apelurilor, extensii telefonice, cozi de apeluri și mesagerie vocală automată fără costuri suplimentare.

Este VoIP reglementat de FCC?

Comisia Federală pentru Comunicații (FCC) impune furnizorilor VoIP să respecte Legea de Asistență a Comunicațiilor pentru Aplicarea Legii din 1994 (CALEA) și să contribuie la Fondul de Servicii Universale, care ajută clienții cu venituri mici cu costurile lunare ale telefonului.

În 2005, FCC a început, de asemenea, să solicite furnizorilor VoIP să permită funcționalități de apeluri de urgență 911. Cu toate acestea, apelurile de urgență sunt gestionate ușor diferit cu furnizorii VoIP decât cu serviciile telefonice tradiționale.

Sperăm că acest articol v-a ajutat să răspundeți la întrebările despre ce este VoIP și cum funcționează în culise. De asemenea, v-ar putea interesa comparația noastră a celor mai bune platforme de creare de site-uri web și cele mai bune servicii de marketing prin e-mail pentru a vă dezvolta afacerea.

Dacă ți-a plăcut acest articol, te rugăm să te abonezi la canalul nostru de YouTube pentru tutoriale video WordPress. Ne poți găsi, de asemenea, pe Twitter și Facebook.