Ekip E-postalarını Yönetmeye Yardımcı Olacak En İyi 10 Paylaşımlı Gelen Kutusu Aracı (Uzman Seçimi)

WPBeginner olarak, farklı projeler ve web siteleri arasında çok sayıda müşteri ve ekip e-postasını yönetiyoruz. Bu süreçte, kendimiz ve genel olarak küçük işletmeler için en iyilerini bulmak amacıyla birçok paylaşımlı gelen kutusu aracı denedik.

Ekibinizin iletişimini takip etmek gerçek bir baş ağrısı olabilir. Piyasada bu kadar çok paylaşımlı gelen kutusu aracı varken, doğru olanı seçmek bunaltıcı gelebilir.

Bu nedenle, tüm popüler paylaşılan gelen kutusu araçlarını test etmek için zaman ayırdık ve fiyatlandırma, kullanım kolaylığı ve temel özellikler gibi faktörlere dikkat ettik.

Bu makalede, ekip ve müşteri e-postalarınızı kolayca yönetmek için en iyi paylaşılan gelen kutusu araçlarını göstereceğiz.

En İyi Paylaşılan Gelen Kutusu Araçları: En İyi Seçimlerimiz

Paylaşılan Gelen Kutusu Yazılımlarını Nasıl Test Ettik ve İnceledik

Ekip e-postalarından oluşan bir yığınla bunalmış mı hissediyorsunuz? Paylaşılan gelen kutusu yazılımı çözümünüz olabilir. Ekibinizin tüm gelen e-postalarınızı verimli bir şekilde yönetmek için birlikte çalışabileceği merkezi bir yer gibidir.

Sizin için en iyi paylaşılan gelen kutusu çözümlerini bulmak için işletme sahipleri için en önemli olanlara odaklandık. Süslü ekstraların ötesine baktık ve ihtiyacınız olan temel özelliklere odaklandık.

Örneğin, otomasyon bir oyun değiştiricidir. Yapay zeka uzmanı Rohit Gupta, Auditoia.AI CEO'su açıklıyor:

Otomatik iş akışlarıyla, e-postalar önceden tanımlanmış kurallara ve kriterlere göre uygun ekip üyelerine veya departmanlara yönlendirilir. Bu yenilik, süreci kolaylaştırır ve paylaşılan gelen kutularında mesajların kaybolma veya gözden kaçma olasılığını azaltır.

Rohit Gupta, CEO of Auditoria.AI

Ayrıca bu araçlardan bazılarını farklı projeler için kendimiz de kullanıyoruz, bu yüzden iyi çalıştıklarını biliyoruz. Diğerleri ise sunduklarından emin olmak için kapsamlı bir şekilde test ettiğimiz popüler seçeneklerdir. Kendimiz kullanmayacağımız bir aracı tavsiye etmeyiz.

Son olarak, bu paylaşılan gelen kutusu çözümlerinin gerçek dünya senaryolarında ne kadar etkili, güvenilir ve kullanıcı dostu olduğunu anlamak için kullanıcı yorumlarını ve referanslarını inceledik.

1. Help Scout

İşbirliğine dayalı bir gelen kutusu kullanmak isteyen küçük işletmeler için Help Scout en iyi paylaşılan gelen kutusu yazılımı olarak öne çıkıyor. Kurulumu kolay, kullanıcı dostu ve paranızın karşılığını mükemmel bir şekilde sunuyor.

Help Scout ile e-postalar üzerinde birlikte çalışmak basittir. Konuşmaları belirli ekip üyelerine atayabilir, ekibinizin görebileceği özel notlar bırakabilir ve hatta yinelenen çalışmaları önlemek için başka birinin bileti üzerinde çalışıp çalışmadığını kontrol edebilirsiniz.

Help Scout'un güçlü yönlerinden biri, konuşmaları klasörlere ve ekiplere göre düzenleme yeteneğidir. Bu özelliği, pazarlama ve müşteri desteği gibi projelerimizdeki farklı işlevler için ayrı posta kutuları oluşturmak üzere kullandık.

Help Scout ayrıca, faturalama veya satış gibi diğer departmanlardan kullanıcıları 'hafif kullanıcılar' olarak eklemenize olanak tanır. Onları konuşmalara ekleyebilirsiniz, böylece ilgili sorunlardan haberdar olurlar ve müşteriler doğru kişilerden yardım alabilir.

Bir bilgi tabanınız varsa, müşterilerinize yardımcı içerik göndermek için bunu doğrudan gelen kutunuzdan kolayca arayabilirsiniz. Bu şekilde sekmeler arasında geçiş yapmanız gerekmez.

Help Scout'un Artıları:

• Geliştirilmiş iş akışı: Sohbetleri geçici olarak bir kenara ayırmak ve belirlenen tarih ve saatte gelen kutunuzun en üstüne geri getirmek için Erteleme özelliğini kullanın.
• Çakışma tespiti: Ekip üyelerinin aynı anda aynı e-postaya yanıt vermesini önleyin.
• Dahili notlar: Ekip üyelerinin e-postalar içinde müşteri etkileşimlerini özel olarak tartışmalarına izin verin.
• Müşteri bağlamı: Müşterinizin geçmiş etkileşimlerini ve bilgilerini kullanışlı bir kenar çubuğunda görün. Hatta bu bilgileri gerektiğinde güncelleyebilirsiniz.
• Kapsamlı raporlama ve analiz: İlk e-posta yanıt süreleri ve ortalama çözüm süreleri dahil olmak üzere ekibinizin performansı hakkında değerli bilgiler sağlar.
• Çok kanallı iletişim: Help Scout, canlı sohbet, sosyal medya ve (üçüncü taraf entegrasyonları aracılığıyla) SMS iletişimi için entegrasyonlar sunarak e-postanın ötesine geçer.

Help Scout'un Dezavantajları:

• Sınırlı yapay zeka özellikleri: Gelişmiş yapay zeka işlevleri yalnızca daha üst düzey planlarda mevcuttur.
• Ölçeklenebilirlik sorunları: Deneyimlerimize göre, büyük işletmeler Help Scout ile bazı hatalar ve sınırlamalar yaşayabilir.

Fiyatlandırma: Help Scout'un fiyatlandırması, sınırsız kullanıcı için ayda 0 ABD Doları'ndan (50 kişiye kadar kişi sınırı ile) başlar ve 100 kişi için ayda 75 ABD Doları'na kadar çıkar. Kredi kartı gerektirmeyen ücretsiz deneme sürümü mevcuttur, böylece taahhütte bulunmadan önce deneyebilirsiniz. Daha üst planlar daha fazla kişi, ek paylaşılan gelen kutusu hesapları, HIPAA uyumluluğu ve özel bir hesap yöneticisi sunar.

Help Scout'u Neden Seçtik: Help Scout'un uygun fiyatlılığı, kullanım kolaylığı ve güçlü işbirliği özellikleri, müşteri iletişimini iyileştirmek, ekip iş akışlarını kolaylaştırmak ve nihayetinde müşteri memnuniyetini artırmak isteyen küçük işletmeler için mükemmel bir seçimdir.

2. Heroic Inbox

WordPress web sitenizi mi yönetiyorsunuz? O zaman Heroic Inbox sizin için en iyi paylaşılan gelen kutusu çözümüdür. Bu yardım masası eklentisi, WordPress sitenizi e-posta hesabınızla sorunsuz bir şekilde bağlar. Bu sayede müşteri destek gelen kutunuzu doğrudan WordPress yönetim alanınızdan yönetebilirsiniz.

Gmail (Google Workspace) ve Outlook gibi popüler e-posta istemcileriyle sorunsuz bir şekilde entegre olur.

Kabul etmek gerekir ki, Heroic Inbox'ı kurmak bazı diğer seçenekler kadar kolay olmayabilir. Ancak, bu düzeyde WordPress entegrasyonu sunan çok az eklenti vardır, bu da onu merkezi bir platformu tercih eden web sitesi sahipleri için uygun bir seçenek haline getirir.

Gmail'i Heroic Inbox ile nasıl kuracağınızı öğrenmek için, WordPress'te paylaşımlı bir Gmail gelen kutusunun nasıl kurulacağına dair makalemizi okuyabilirsiniz.

Bir diğer faydası ise WooCommerce entegrasyonudur. Müşterilerle etkileşim kurarken, Heroic Inbox arayüzünde geçmiş satın alımlarını görüntüleyebilirsiniz. Bu, sorguları çözmek ve kişiselleştirilmiş destek sunmak için değerli bir bağlam sağlar.

Ayrıca, Heroic Inbox çeviriye hazır olduğundan, uluslararası müşterilere hizmet veren işletmeler için harika bir seçenektir.

Heroic Inbox'ın Artıları:

• Sınırsız bilet ve kullanıcı: Müşteri sorgularını ve destek ekibi üyelerini kısıtlama olmaksızın istediğiniz sayıda yönetin.
• Bilet geçmişi: Müşterinin ihtiyaçlarını anlamak ve tekrarlayan sorunları takip etmek için her müşterinin geçmiş mesaj geçmişini inceleyin. Bu, takip iletişimi için de faydalı olabilir.
• Organizasyon için e-posta etiketleri: Destek biletlerinizi verimli bir şekilde yönetmek için kategorize etmek ve düzenlemek üzere özel etiketler oluşturun.
• Taslak yanıtlar: Müşterilere göndermeden önce gözden geçirme ve onay için taslak yanıtlar oluşturarak ekip çalışmasını iyileştirin.
• Dosya ekleri: Müşterilerin net iletişim için destek biletlerine dosya eklemesine ve WordPress içinde doğrudan ekleri indirmesine izin verin.

Heroic Inbox'ın Eksileri:

• Giriş planında sınırlı özellikler: Heroic Inbox'ın temel planı, diğer çözümlerin giriş planlarında yaygın olarak bulunan özelliklerden (çarpışma algılama, dahili tartışmalar ve kaydedilmiş e-posta şablonları gibi) yoksundur.

Fiyatlandırma: Heroic Inbox, yıllık 199,50 ABD dolarından başlar ve yıllık 499,50 ABD dolarına kadar çıkar. Bazı rakiplerin aksine, kullanıcı başına fiyatlandırma olmayan sabit bir ücret sunar, bu da uygun maliyetli olabilir. Daha yüksek planlar, premium destek seçenekleriyle birlikte gelir.

En iyi değer için, Heroic Inbox ve güçlü bir bilgi bankası eklentisi olan Heroic KB'yi içeren Heroic Bundle'ı almanızı öneririz. Fiyatı yıllık 299,50 $ ile 849,50 $ arasında değişmektedir.

Heroic Inbox'ı seçmemizin nedeni: Eklentinin WordPress ile sorunsuz entegrasyonu, sınırsız bilet ve kullanıcı sayısı ve WooCommerce uyumluluğu, onu WordPress tabanlı işletmeler için cazip bir seçenek haline getiriyor.

Daha fazla bilgi edinmek isterseniz, HeroThemes incelememize göz atabilirsiniz.

3. HubSpot

Potansiyel müşterileri çekmekten mevcut müşterileri beslemeye ve sürekli destek sağlamaya kadar farklı aşamalarda müşteri etkileşimlerini yönetiyor musunuz? Öyleyse, HubSpot sizin için mükemmel bir paylaşılan gelen kutusu çözümü olabilir.

HubSpot, tanınmış bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) aracıdır. Ekip e-posta özelliği Pazarlama, Satış ve Hizmet Hub platformlarında mevcuttur.

Paylaşımlı bir gelen kutusuna ek olarak, e-posta yanıt takibi, e-posta performansı raporları ve özelleştirilebilir gelen kutusu görünümleri gibi özellikler de elde edersiniz. Bu araçlar, e-posta iletişiminiz hakkında değerli bilgiler edinmenize ve ekibinizin iş akışını optimize etmenize yardımcı olur.

Bizi etkileyen şeylerden biri, HubSpot'un cömert sayıda e-posta şablonu ve hazır metin parçasıydı; her birinden 5.000 adede kadar. Bu, yaygın mesajlar için önceden yazılmış içeriği yeniden kullanarak zamandan tasarruf etmenizi sağlar.

HubSpot'un Artıları:

• Güçlü CRM: Müşteri desteğini, satış faaliyetlerini ve pazarlama kampanyalarını tek bir platformda yönetin.
• Ölçeklenebilir e-posta şablonlama: Verimli iletişim için 5.000'e kadar hazır metin parçacığı ve e-posta şablonu oluşturun.
• E-posta performansı içgörüleri: İyileştirme alanlarını belirlemek için e-posta sağlığı hakkında değerli veriler edinin.
• Otomatik iş akışları: Sohbetleri otomatik olarak yönlendirmenin yanı sıra, pazarlama veya satış için otomatik e-posta yanıtları için tetikleyiciler de ayarlayabilirsiniz.
• Bağlı gelen kutusu otomasyonu: HubSpot'a bağlandığında, platform kişilerinizi otomatik olarak yakalamak, yönetmek ve e-posta içeriğine göre eylemler önermek için yapay zekayı kullanacaktır.

HubSpot'un Eksileri:

• Sınırlı SLA yönetimi: Diğer çözümlere benzer şekilde, SLA (hizmet seviyesi anlaşması) yönetimi yalnızca daha üst düzey planlarda mevcuttur. Ancak HubSpot'ta, ayda 15 $/kullanıcı olan plandan ayda 1.080 $ olan önemli ölçüde daha pahalı plana yükseltmeniz gerekecektir.

Fiyatlandırma: HubSpot, sınırlı özelliklere sahip ücretsiz bir plan sunar. Ücretli Müşteri Platformu planları kullanıcı başına ayda 15 ABD dolarından ayda 4.000 ABD dolarına kadar değişmektedir. Bu planlar Pazarlama, Satış, Hizmet, İçerik, Operasyonlar ve Ticaret Merkezlerine erişim içerir.

Teknik olarak yalnızca Pazarlama, Satış ve Hizmet Merkezlerini ekip gelen kutusu işlevselliği için dahil etmek üzere özel bir plan oluşturabilmenize rağmen, fiyatın önceden paketlenmiş planlardan daha yüksek olduğunu gördük.

HubSpot'ı Neden Seçtik: CRM araçları, kapsamlı e-posta işlevleri, otomasyon yetenekleri ve yapay zeka destekli özellikleri, tüm müşteri etkileşimlerini merkezi bir platformda yönetmek isteyen işletmeler için güçlü bir aday olmasını sağlıyor.

Tam HubSpot incelememizde hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

4. HelpDesk

HelpDesk, tüm destek e-postalarınızı tek bir yerde yönetmek için güçlü bir sisteme sahip bir müşteri hizmetleri platformudur.

Nasıl çalıştığı şöyledir: müşteriden gelen her e-posta bir bilet haline gelir. Ardından bu biletleri kolayca önemli veya acil olmayan olarak işaretleyebilir, işleri düzenli tutmak için etiketler ekleyebilir ve belirli ekip üyelerine veya konuşmadan haberdar olması gereken takipçilere atayabilirsiniz.

Yaygın soruları yanıtlama süresinden tasarruf etmenizi sağlamak için HelpDesk, kendi özelleştirilebilir e-posta şablonlarınızı oluşturmanıza olanak tanır. Bu hazır yanıtları oluşturmayı kolaylaştıran bir görsel oluşturucu bile mevcuttur.

HelpDesk'i işletmenizin ihtiyaçlarına göre uyarlamak istiyorsanız, biletlerinize özel alanlar ekleyebilirsiniz. Örneğin, ekibinizin e-postalarda arama yapmak zorunda kalmadan ilgili müşteri satın alma ayrıntılarını kolayca bulabilmesi için 'Sipariş Numarası' alanı oluşturabilirsiniz.

HelpDesk'in Artıları:

• Müşteri destek ekipleri için mükemmel: Öncelikleri işaretleme, müşteri sohbetlerini etiketleme, ekip arkadaşlarını atama ve biletlere takipçi ekleme gibi özellikler, ekibinizin birlikte çalışmasını kolaylaştırır.
• Ekip çalışması özellikleri: Yardımcı olabilecek diğer ekip üyelerini dahil etmek için özel notlar veya bahsetmeler ekleyin, böylece herkesin ihtiyaç duyduğu bilgilere sahip olmasını sağlayın.
• Tekrarlayan görevler için otomasyon: Biletleri işleme hızınızı artırmak için otomatik atama yönlendirmesi ve iş akışları ayarlayın.
• Performans analizi: Günün hangi saatlerinde en çok e-posta aldığınız, sorunları çözmenin ne kadar sürdüğü ve ekibinizin müşterilere ne kadar hızlı yanıt verdiği gibi metrikleri gösteren gerçek zamanlı raporlar alın.
• Ekip yanıt e-posta adresleri: sales@business.com veya marketing@business.com gibi giden iletiler için profesyonel görünümlü iş e-postası takma adları oluşturun.

HelpDesk'in Dezavantajları:

• Herkese uyan tek fiyatlandırma: HelpDesk'in yalnızca bir standart planı vardır. Dahil edilenlerden daha fazla kullanıcıya ihtiyacınız varsa, özel bir fiyat teklifi almanız gerekir ki bu da küçük işletmeler için pahalı olabilir.

Fiyatlandırma: HelpDesk, kullanıcı başına ayda 29 ABD dolarından başlar. Aynı şirket tarafından LiveChat ve ChatBot.com'un yönetildiği gibi, e-posta iletişiminin ötesine geçmek için canlı sohbet ve sohbet botları ekleyebilirsiniz.

HelpDesk'i Neden Seçtik: HelpDesk'i, kullanıcı dostu biletleme sistemi ve özellikle müşteri hizmetleri ekipleri için tasarlanmış özelliklerinden dolayı seçtik. Ekip çalışması, otomasyon ve yardımcı raporlara odaklanmasıyla HelpDesk, müşteri deneyimini artırmanıza yardımcı olabilir.

5. Gmelius

Gmelius, Gmail'e özel bir paylaşılan gelen kutusu çözümüdür. Kurulum sırasında odağınızı seçebilirsiniz: otomasyonla gelen e-postaları düzenlemek için 'Gelen Kutusu Odağı' veya giden e-posta çabalarınızı artırmak için 'Dışa Dönük Odağı'.

Gmelius'u mevcut Gmail hesabınıza bağlayabilir, bir Google Grubu e-postasını işbirliğine dayalı bir gelen kutusuna dönüştürebilir veya hatta bir e-posta takma adını bağlayabilirsiniz. Arayüzün kendisi Gmail'e çok benziyor, bu da onu Google'ın e-posta platformuna aşina olanlar için mükemmel kılıyor.

Gmelius'un gerçek gücü özelleştirme seçeneklerinde yatmaktadır. Atanan ekip üyelerine, e-posta etiketlerine veya diğer kriterlere göre özel görünümler oluşturabilirsiniz.

Ek olarak, otomasyon kuralları ve şablonlar iş akışınızı optimize etmenize yardımcı olur. Örneğin, otomatik yanıtlar ayarlayabilir, içeriğe göre e-postalar atayabilir veya ekibinizin e-posta yönetimini kolaylaştırmak için SLA ihlalleri için bildirimler alabilirsiniz.

Gmelius'un Artıları:

• Tanıdık arayüz: Gmelius, Gmail'in bir uzantısı gibi hissettirir, bu da mevcut Gmail kullanıcıları için öğrenmeyi ve kullanmayı kolaylaştırır.
• Güçlü gelen kutusu özellikleri: E-posta atama, duruma göre e-postaları taşıma, anahtar kelimelere göre etiketleme, otomatik yanıtlar ayarlama ve SLA ihlali uyarıları alma gibi çeşitli gelen kutusu görevlerini otomatikleştirin.
• Kapsamlı şablon kütüphanesi: Zamandan tasarruf etmek ve tutarlı mesajlaşma oluşturmak için önceden oluşturulmuş, departmana göre (örneğin, hesap ödeme ve müşteri hizmetleri gibi) kategorize edilmiş e-posta şablonlarından oluşan geniş bir kütüphaneye erişin.
• Google Meet ve Zoom entegrasyonu: Bu, müşteriler veya ekip üyeleriyle e-posta dizilerinden doğrudan takip görüntülü görüşmeleri planlamak gibi durumlar için faydalı olabilir.

Gmelius Eksileri:

• Sınırlı entegrasyonlar: Bu listedeki diğer seçeneklere kıyasla Gmelius, daha az sayıda üçüncü taraf entegrasyonu sunar.

Fiyatlandırma: Gmelius, kullanıcı başına ayda 10 ABD dolarından başlar ve kullanıcı başına ayda 36 ABD dolarına kadar ölçeklenir. Ücretsiz 7 günlük deneme mevcuttur. Daha yüksek bir plana yükseltmek, 12 aylık raporlama penceresi, sınırsız görev ve kişi ve çalışma saatleri belirleme gibi avantajların kilidini açar.

Gmelius'u Neden Seçtik: Tanıdık Gmail benzeri arayüzü Gmelius'u kullanımı kolay hale getiriyor. Ayrıca, kapsamlı otomasyon yetenekleri ve işbirliği araçları iş yükünüzü daha fazla yönetmenize yardımcı olabilir.

6. Freshdesk

Tıpkı HelpDesk gibi, Freshdesk de e-posta, telefon, web sitesi sohbeti ve daha fazlasından gelen mesajları ekibinizin yönetmesi için biletlere dönüştürür.

Yeni bir bilet geldiğinde, Freshdesk'in Bilet Dağıtımı, kurallarınıza göre en uygun ekip üyesine otomatik olarak gönderebilir. Bu, müşterilerinizin doğru kişiden hızlı yardım almasını sağlar.

Daha üst düzey bir plan alırsanız, ekibinizi daha fazla desteklemek için Freddy Yapay Zeka asistanını kullanabilirsiniz. Müşteri mesajlarını özetleyebilir, daha iyi duyulacak şekilde yeniden ifade etme önerileri sunabilir ve hatta konuşmalarınızdaki eğilimleri analiz etmenize yardımcı olabilir.

Freshdesk'in Avantajları:

• Kullanıcı dostu istatistik panosu: Müşteri yanıtlarını bekleyen, ekibiniz tarafından beklemeye alınan ve zaten çözülmüş olanlar dahil olmak üzere devam eden tüm konuşmalarınızı bir bakışta görün.
• Düzenli gelen kutusu: Biletlerinizi düzenli ve ekibiniz için kolayca bulunabilir tutmak üzere özel alanlar, durumlar ve görünümler oluşturun.
• Otomatik yükseltmeler: Bir bileti önceliğini otomatik olarak artırmak için kurallar ayarlayın. Örneğin, bir müşteri ödeme sorunuyla ilgili yanıt vermediyse, bileti durumu daha iyi ele alabilecek başka bir kişiye yükseltebilirsiniz.
• Günlük geçişler: Freshdesk, tam erişime sahip yeni geçici temsilcileri yalnızca o gün için hızlı bir şekilde eklemenizi sağlar, bu da satış etkinlikleri gibi durumlar için mükemmeldir.

Freshdesk'in Dezavantajları:

• Performans sorunları: Deneyimlerimize ve kullanıcı yorumlarına göre Freshdesk zaman zaman biraz yavaş olabiliyor.

Fiyatlandırma: Freshdesk, 2 kullanıcıya kadar ücretsiz bir plan sunar. Ücretli planlar kullanıcı başına ayda 15 ABD Doları'ndan başlar ve kullanıcı başına ayda 79 ABD Doları'na kadar çıkar. Yükseltme, 1000'den fazla uygulama içeren bir pazar yerine, daha fazla raporlama seçeneğine ve daha fazla otomasyon özelliğine erişmenizi sağlar.

Freshdesk'i Neden Seçtik: Freshdesk, ekibinizin müşteri sorularını hızlı bir şekilde işbirliği yapmasını ve çözmesini kolaylaştırır. Ücretsiz plan ve uygun fiyatlı ücretli katmanlar, en hızlı çözüm olmasa bile her büyüklükteki işletme için harika bir seçenektir.

7. Missive

Missive'i denediğimizde, ilk izlenimimiz arayüzünün minimalist olduğuydu. E-postaları okuyup yanıtladığınız ana alanın yanı sıra, gelen kutusu klasörlerinizi ve organize e-posta yönetimi için yenilerini oluşturma seçeneğini gösteren bir kenar çubuğu bulunur.

Bu paylaşılan gelen kutusu aracı ayrıca hem gelen hem de giden e-postalar için özel kurallar sunar. Gelen e-postalar için gönderen, alıcı veya konu satırına göre kurallar tanımlayabilirsiniz. Bu kurallar, not ekleme, bildirimleri erteleme, konuşmaları birleştirme ve daha fazlası gibi eylemleri tetikleyebilir.

Giden e-posta kuralları, takip hatırlatıcıları ayarlamanıza ve belirli bir süre içinde yanıt gelmemesi durumunda otomatik olarak e-posta göndermenize olanak tanır.

Bunun dışında Missive, e-postalara yanıt vermeden önce ekibinizle fikir alışverişi yapmanızı sağlayan bir ekip sohbeti özelliğine sahiptir.

Missive'in Artıları:

• Otomatik iş akışları: Gelen ve giden e-postalar için güçlü kurallar oluşturarak iletişimi ve takipleri kolaylaştırın.
• Ekip sohbeti: Dahili sohbet işleviyle ekip işbirliğini oluşturun.
• Tüm planlarda iş saatleri desteği: Önceden tanımlanmış iş saatlerine göre bildirimleri yönetin. Birçok rakipte bu özellik genellikle yalnızca daha üst düzey planlarda mevcuttur.
• Hazır yanıtlar: Hem bireysel hem de ekip kullanımı için önceden yazılmış mesajlar oluşturarak zamandan tasarruf edin ve tutarlı iletişimi sağlayın.

Missive'in Dezavantajları:

• Bazıları için fazla basit olabilir: Arayüzün temiz olmasına rağmen, gri renk şeması öğeleri görsel olarak ayırt etmeyi zorlaştırabilir.
• Sınırlı Başlangıç planı: Help Scout'a kıyasla kullanıcı başına ayda 14 ABD Doları ile uygun fiyatlı olsa da, Başlangıç planı sizi en fazla 5 kullanıcı ile sınırlar.

Missive'i seçmemizin nedeni: Genel olarak Missive, e-postalarını yönetmek için basit ama etkili bir yol arayan ekipler için harikadır. Kutudan çıktığı haliyle, iş saatleri desteği ve yerleşik ekip sohbeti gibi genellikle yalnızca daha üst düzey planlarda bulunan özellikleri de sunar.

8. Hiver

Hiver, paylaşılan gelen kutusu özelliklerini doğrudan Gmail hesabınıza ekleyen bir araçtır. Tek yapmanız gereken Hiver Chrome uzantısını yüklemek ve mevcut Gmail'inizde çalışacaktır. Ardından, atanan görevlerin listeleri, müşteri iletişim bilgileri ve yardımcı analizler gibi yeni özellikler göreceksiniz.

Hiver ekibinizin düzenli kalmasına yardımcı olur. İlerlemeyi kolayca izlemek için e-postaları açık, beklemede veya kapalı olarak işaretleyebilirsiniz. Ayrıca e-postaları belirli ekip üyelerine atayabilir, daha iyi sıralama için etiketler ekleyebilir ve tüm e-posta geçmişini görmek için etkinlik günlüğünü kullanabilirsiniz.

Benzersiz ekip işbirliği araçları da var. Örneğin, özel kalıcı bağlantılarla e-postaları güvenli bir şekilde paylaşabilirsiniz. Veya, ilerlemeden önce başkasının onayını gerektiren özel isteklerde bulunan müşteriler için onay iş akışları ayarlayın.

Hiver'ın Artıları:

• Gmail içinde çalışır: Paylaşılan gelen kutunuzu mevcut Gmail'inizde yönetin, işleri tanıdık ve düzenli tutun.
• Omnichannel destek: Hiver, chatbot'lar, bilgi tabanı ve hatta canlı sohbet dahil olmak üzere temel e-postanın ötesinde özellikler sunar.
• Yük dengeleme: Atama sınırları belirleyerek ekip üyelerinin aşırı yüklenmesini önleyin.
• Benzersiz yapay zeka özellikleri: Hiver, müşteri e-postasına göre kullanılabilecek e-posta şablonları önerebilir veya konuşmaları otomatik olarak kapatmak için teşekkür mesajlarını algılayabilir.

Hiver'ın Dezavantajları:

• Daha az entegrasyon: Hiver, bazı rakipler kadar çok sayıda başka araçla bağlantı kurmaz.

Fiyatlandırma: Hiver, 7 günlük ücretsiz deneme sürümü ve sınırlı bir ücretsiz plan sunar. Ücretli planlar, 10 kullanıcı ve 2 posta kutusu için kullanıcı başına ayda 19 ABD dolarından başlar ve kullanıcı başına ayda 49 ABD dolarına kadar çıkar. Yükseltme, ek paylaşılan gelen kutuları elde etmenizi sağlar.

Hiver'ı neden seçtik: Gmelius'a benzer şekilde Hiver de Gmail'i geliştirmek için tasarlanmıştır. Ancak, Gmail arayüzünü taklit eden Gmelius'un aksine, Hiver doğrudan Gmail'in içine entegre olur ve daha uygun fiyatlıdır. Bu, Gmail ortamından ayrılmadan e-postalarınızı yönetmenizi sağlar.

9. Google Grupları

Kısıtlı bir bütçeniz mi var ve paylaşılan bir Gmail gelen kutusu kurmanın hızlı bir yoluna mı ihtiyacınız var? Google Grupları'nı deneyebilirsiniz. Google Workspace'ten gelen bu ücretsiz hizmet, tüm ekibinizin kullanabileceği merkezi bir e-posta adresi oluşturmanıza olanak tanır.

Yalnızca Google Workspace yönetici ayrıcalıklarına sahip kullanıcıların Gruplar oluşturabileceğini unutmamak önemlidir. Hesap izinlerinizden emin değilseniz, yönetici ekibinizle görüşmeniz yeterlidir.

Grup oluşturulduktan sonra, sahip veya yönetici İşbirlikçi Gelen Kutusu özelliklerini etkinleştirebilir. Bu, ekip üyelerinin e-postaları belirli ekip üyelerine atayarak, konuşmaları çözüldü olarak işaretleyerek ve daha iyi organizasyon için etiketler kullanarak konuşmaları yönetmelerini sağlar.

Google Grupları'nın Artıları:

• Ücretsiz ve kullanımı kolay: Herhangi bir maliyeti yoktur ve kurulumu basittir.
• İşbirlikçi özellikler: E-postaları atayabilir, sohbetleri çözebilir ve mesajlarınızı düzenlemek için etiketleri kullanabilirsiniz.
• Roller ve izinler: Paylaşılan gelen kutunuzu güvence altına almak için net roller ve erişim izinleri tanımlayın. Kimlerin konuşmaları görüntüleyebileceğine, bunlara katılabileceğine, mesajları onaylayabileceğine vb. karar verebilirsiniz.

Google Gruplarının Dezavantajları:

• Sınırlı işlevsellik: Google Grupları işbirlikçi özellikler sunsa da, diğer paylaşımlı gelen kutusu platformlarıyla aynı seviyede değildir.

Fiyatlandırma: Google Grupları oluşturmak ve kullanmak, Gruplar oluşturma izniniz olduğu sürece tüm Google Workspace kullanıcıları için tamamen ücretsizdir. Workspace planları, kullanıcı başına daha fazla depolama alanı sunan daha yüksek katmanlarla birlikte kullanıcı başına ayda 6 ABD dolarından kullanıcı başına ayda 18 ABD dolarına kadar değişmektedir.

Google Grupları'nı neden seçtik: Google Grupları, paylaşılan bir Gmail gelen kutusu oluşturmak için ücretsiz ve basit bir çözüm arayan ekipler için harika bir başlangıç seçeneğidir. Ancak, listedeki diğer seçenekler kadar ölçeklenebilir olmadığı için uzun vadeli kullanım için önermiyoruz.

10. Outlook Paylaşılan Posta Kutusu

Siz ve ekibiniz bağlantıda kalmak için zaten Microsoft 365 ve Outlook kullanıyor musunuz? Ekibiniz küçük ve e-postalarda birlikte çalışmanın basit bir yolunu mu arıyorsunuz? O zaman Outlook’un Paylaşılan Gelen Kutusu özelliğini deneyin.

Paylaşılan Bir Gelen Kutusu Oluşturmak, Microsoft 365 hesabınızın yöneticisiyseniz kolaydır. Tek yapmanız gereken ekibiniz için özel bir e-posta adresi oluşturmak ve üyeleri eklemektir. Yönetici değilseniz, sizden bir tane oluşturmasını isteyebilirsiniz.

Paylaşılan Posta Kutusu çalışır duruma geldiğinde, Outlook'ta yeni bir klasör olarak görünür. Ekibiniz bu paylaşılan adresten e-posta alabilir ve bu e-posta adresinden gönderdiğiniz tüm mesajlar, tek bir kişiden değil, ekipten geliyormuş gibi görünür.

Outlook Paylaşımlı Posta Kutusu Artıları:

• Basit kurulum: Paylaşılan Posta Kutuları, mevcut Outlook'unuza tam uyum sağladığı için kurulumu ve kullanımı kolaydır.
• Ekip takvimleri: Paylaşılan Posta Kutusu'na bağlı takvim, herkesin takvim listesinde otomatik olarak görünür, böylece herkes toplantılar ve son tarihler konusunda aynı sayfada olur.
• Gelen kutusu kuralları: Kendi gelen kutunuzda olduğu gibi, Paylaşılan Posta Kutusuna gelen e-postaları otomatik olarak sıralamak ve yönetmek için kurallar ayarlayabilirsiniz.

Outlook Paylaşılan Posta Kutusu Dezavantajları:

• Büyük ekipler için değil: Paylaşılan Posta Kutuları küçük ekipler için en iyi şekilde çalışır. Ekibiniz daha büyükse veya daha fazla işbirliği özelliğine ihtiyaç duyuyorsa, farklı bir araca ihtiyacınız olabilir.

Fiyatlandırma: Paylaşılan Posta Kutusu özelliği, kullanıcı başına ayda 6 ABD dolarından başlayıp kullanıcı başına ayda 22 ABD dolarına kadar çıkan tüm Microsoft 365 Business planlarında mevcuttur. Microsoft 365 ayrıca bir aylık ücretsiz deneme sürümü sunar.

Outlook Paylaşılan Posta Kutusu'nu seçmemizin nedeni: Microsoft 365 kullanan küçük ekipler için Paylaşılan Posta Kutusu harika bir seçenek olabilir. Ancak, ekibinizin daha gelişmiş özelliklere ihtiyacı varsa, diğer alternatifleri araştırmanız gerekebilir.

Ekip E-postaları İçin En İyi Paylaşılan Gelen Kutusu Araçları Nelerdir?

Küçük işletmeler için Help Scout, ekip e-postalarınızı yönetmek için en iyi paylaşılan gelen kutusu aracıdır. Kullanımı kolay, uygun fiyatlı ve ekibinizin etkili bir şekilde birlikte çalışmasına yardımcı olan özelliklerle doludur. Bu, daha mutlu müşteriler ve ekibiniz için daha sorunsuz bir iş akışı anlamına gelir.

İşletmeniz WordPress üzerinde çalışıyorsa ve çok sayıda müşteri sorgusuyla uğraşıyorsanız, Heroic Inbox güçlü bir adaydır. Doğrudan WordPress kontrol panelinize takılır, böylece tanıdık ortamınızdan hiç ayrılmadan destek taleplerini yönetebilirsiniz.

Son olarak, tüm müşteri etkileşimlerini tek bir yerde yönetmek isteyen işletmeler için HubSpot'tan başkasına bakmayın. Bu platform, güçlü CRM sistemiyle temel paylaşılan gelen kutularının ötesine geçiyor.

Paylaşılan E-posta Gelen Kutuları: Sıkça Sorulan Sorular

Pazardaki en iyi paylaşımlı gelen kutusu araçlarını gördüğümüze göre, şimdi sık sorulan bazı soruları yanıtlayalım.

Gmail'de paylaşılan bir gelen kutusu nasıl yönetilir?

Birkaç seçenek var. Google Grupları ücretsiz bir çözüm sunar ancak sınırlı özelliklere sahiptir. Daha iyi bir deneyim için Help Scout veya Heroic Inbox'ı düşünebilirsiniz. Her iki araç da e-postaları ekip üyelerine atama, izinleri ayarlama ve kullanıcı dostu bir arayüzde görevleri otomatikleştirme gibi özellikler sunar.

Küçük işletme ekibi işbirliği için en iyi paylaşılan gelen kutusu araçları hangileridir?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot ve Help Desk küçük işletmeler için harika paylaşılan gelen kutusu araçlarıdır. Bu platformlar, iletişimi çok daha kolay hale getirmek için otomatik e-posta yönlendirme, dahili notlar, e-posta etiketleme ve hazır yanıtlar gibi özellikler sunar.

En uygun seçeneği belirlemek, özel ihtiyaçlarınıza ve bütçenize bağlıdır.

Hangi paylaşılan gelen kutusu araçları Gmail ile en iyi entegrasyonu sunar?

Help Scout oldukça basit bir Gmail kurulum süreci sunar. Hesabınızı bağladıktan sonra Help Scout, mevcut e-postalarınızı sorunsuz bir şekilde içe aktarır.

Gmail'lerini geliştirmek isteyen kullanıcılar için Hiver harika bir seçenektir. Görev atamaları ve etkinlik geçmişi gibi özellikleri doğrudan Gmail'e ekler.

Ekip İşbirliği İçin Daha Fazla Araç Keşfedin

• Küçük İşletmeler İçin En İyi Görev Yönetimi Yazılımı
• Küçük İşletmeler İçin En İyi Ekip İletişim Araçları
• Küçük İşletmeler İçin En İyi Pazarlama Otomasyon Araçları
• İşletmeler İçin En İyi Görüntülü Sohbet Yazılımları (Ücretsiz Seçeneklerle)
• Küçük İşletmeler İçin En İyi Online Faks Hizmetleri

Umuyoruz ki bu makale, ekip e-postalarını yönetmeniz için en iyi paylaşılan gelen kutusu araçlarını keşfetmenize yardımcı olmuştur. Ayrıca en iyi e-posta pazarlama hizmetleri listemize ve yüksek dönüşüm sağlayan bir açılış sayfasını neyin oluşturduğuna dair uzman görüşlerimize de göz atmak isteyebilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, lütfen WordPress video eğitimleri için YouTube Kanalımıza abone olun. Bizi ayrıca Twitter ve Facebook'ta da bulabilirsiniz.