Hur man ställer in ett affärsröstmeddelande (med exempel)

När du ringer ett företagsnummer hör du ofta en automatiserad röstbrevlådehälsning som guidar dig genom telefonkatalogen och nästa steg. Precis som en vänlig receptionist ger din röstbrevlådehälsning viktig information och förbättrar din varumärkesimage.

Att välkomna dina uppringare med en tydlig och koncis hälsning får dem att känna sig värderade och informerade, vilket förbättrar kundnöjdheten även när du inte är tillgänglig för att svara på deras samtal direkt.

På WPBeginner förstår vi att detta kan förbättra varumärkes trovärdighet och bygga förtroende hos potentiella kunder. Vi använder Nextiva för VoIP och röstmeddelanden och har undersökt kvalitetsalternativ för att hjälpa dig att göra det bästa valet för ditt företag.

I den här artikeln visar vi hur du ställer in en professionell telefonsvararmeddelande för din webbutik, ditt företag eller din blogg. Vi kommer också att ge exempel på telefonsvararmeddelanden att använda som mall.

Varför är en röstbrevlådehälsning viktig för ditt företag?

Mer än 88 % av lokala sökningar på mobila enheter slutar med ett telefonsamtal. Detta beror främst på de smarta klick-för-att-ringa-knappar som visas i Googles lokala sökresultat.

För många småföretag är det kanske inte möjligt att svara på alla samtal omedelbart. Ibland kan kunder ringa efter arbetstid, och du kan vara upptagen eller inte ha någon personal tillgänglig vid den tidpunkten.

Det är här din röstbrevlådehälsning kommer in.

För många kunder kommer detta att vara deras första kontakt med ditt företag. Att inte sätta upp ett företagssvar för röstmeddelanden kan leda till att du förlorar en kund till din konkurrent.

Å andra sidan kan det också få allvarliga konsekvenser att inte ha rätt röstmeddelandehälsning. Kunder kan lägga på, inte följa upp eller helt enkelt kontakta dina konkurrenter.

Med det sagt, låt oss titta på hur du korrekt ställer in professionella röstbrevlådehälsningar för din online-verksamhet som ger ett positivt intryck på uppringare.

Det bästa sättet att ställa in en hälsning för röstbrevlåda

Normalt använder småföretagare en fast eller mobiltelefon för att hantera samtal. Även om det kan fungera, tillåter de dig inte att på ett korrekt sätt hantera affärssamtal eller ställa in en effektiv automatiserad röstmeddelandehälsning.

Det bästa sättet att hantera affärssamtal är att använda en företagstelefontjänst. Många småföretag använder ett virtuellt telefonnummer för företag eftersom det låter dem hantera affärssamtal effektivt utan att offra sin integritet.

Till skillnad från ett fast eller mobilnummer använder det internet för att hantera samtal. Den officiella termen för denna teknik kallas en affärs-VoIP-telefontjänst (Voice over Internet Protocol).

Att använda en företagstelefontjänst ger dig följande fördelar jämfört med fasta och mobila linjer:

• Du kan ställa in dina öppettider och spela in olika rösthälsningar som spelas upp beroende på tid på dygnet.
• Du kan ställa in automatisk operatör, lägga till anknytningar för att dirigera samtalen, låta användare lämna ett röstmeddelande och mer.
• Det fungerar på din dator, surfplatta, fasta telefon och till och med på din mobiltelefon med appar.
• Flera användare kan använda samma telefonnummer oavsett deras plats.
• Du kan enkelt ge nya anställda åtkomst utan att behöva ringa en tekniker eller köpa ny utrustning.

Vi rekommenderar att använda Nextiva eftersom de är den bästa företagstelefontjänstleverantören på marknaden. De erbjuder en omfattande uppsättning funktioner med ett lättanvänt webbaserat administratörspanel och appar för din telefon.

Vi använder Nextiva i vår verksamhet för att hantera samtal för WPBeginner och andra Awesome Motive-egendomar.

Om du vill ha en alternativ lösning kan du titta på RingCentral eller Ooma. Båda är utmärkta företagstelefontjänster och de erbjuder en otroligt funktionsrik plattform med massor av verktyg för att hantera rösthälsningar, automatiska svar, röstmeddelanden, samtalsutskrifter och mer.

När du har ställt in en företagstelefontjänst kan du ställa in rösthälsningar med deras lättanvända inställningar.

Exempel på rösthälsningar för företag

Det finns några grundläggande regler som du måste följa för att skapa de mest effektiva röstbrevlådehälsningarna:

• Undvik klyschor som 'Ditt samtal är viktigt för oss'. De är överanvända och känns inte uppriktiga längre.
• Se till att din inspelning för röstmeddelanden låter vänlig och personlig.
• Försök att inte låta som om du läser från ett manus.
• Om du kan, anlita då en röstskådespelare för att hjälpa dig spela in svar för röstmeddelanden. Du kan till och med hitta någon på Fiverr.
• Se till att ditt röstmeddelande ger viktig information som ditt företagsnamn, öppettider och kontaktinformation.

Här är några skript för hälsningsmeddelanden för röstbrevlådan som du kan använda för ditt företag.

Exempel på utgående telefonsvararmeddelanden utanför kontorstid

Detta röstmeddelandegreting kommer att spelas upp när kunder ringer dig efter arbetstid eller under helger. Se till att detta röstmeddelandegreting informerar användarna om kontorstider och alternativa sätt att nå kundtjänst eller butikens plats.

"Hej, du har nått [företagsnamn]. Vi är tillgängliga per telefon från [kl. 9] till [kl. 18] [PST] måndag till fredag. Du kan också använda kontaktformuläret på vår webbplats, [www.example.com], för att lämna ett meddelande, så återkommer vi till dig via e-post. Om du vill att vi ska ringa tillbaka, lämna ditt namn och nummer tillsammans med ett kort meddelande, så återkommer vårt team till dig så snart som möjligt."

“Hej, du har nått [företagsnamn]. Vi kan tyvärr inte svara på ditt samtal just nu. Våra öppettider är [kontorstider] måndag till fredag. Vår butik på [butikens plats] är öppen för kunder under helgerna. Du kan också kontakta oss via livechatt på vår webbplats [www.example.com] [24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan]. Om det inte är brådskande och du vill att vi ska ringa tillbaka, vänligen lämna ditt namn och nummer efter signalen.”

Som du kan se levererar båda mallarna för röstmeddelandehälsningar viktig information och erbjuder kunderna alternativa sätt att kontakta via livechatt eller kontaktformulär.

Exempel på semesterhälsningar för röstbrevlåda

Dessa hälsningsmeddelanden kan spelas in under helgdagarna.

“Hej, du har nått [företagsnamn]. Vårt team är för närvarande borta från kontoret för att fira helgerna med vänner och familj. Vi är tillbaka på jobbet [dag och tid]. Vänligen lämna oss ditt namn och nummer, så återkommer vi till dig så snart som möjligt. [Glad helg (eller lämplig hälsning för den helgen)]”.

“Glad helg! Vårt team på [företagsnamn] är borta fram till [datum]. Om du är en befintlig kund kan du fortfarande öppna ett supportärende på vår webbplats, vi kommer att försöka svara dig inom de närmaste 24 timmarna. Du kan också kontakta oss via livechatt eller kontaktformuläret på vår webbplats [www.example.com]. Om det inte är brådskande kan du lämna ditt namn och nummer efter signalen. Vi kommer att ringa tillbaka så snart som möjligt.”

"Hej, du har nått [företagsnamn]. Vi har stängt för (helgdag) och återgår till arbetet den [datum och tid]. Om du behöver ett brådskande svar kan du mejla oss på (e-postadress), så försöker vi svara på alla mejl inom 24 timmar. Du kan också lämna ett meddelande till oss, så återkommer vi efter helgdagarna (Gott Nytt År / God Helg)".

Som du kan se ger dessa professionella röstbrevlådehälsningar kunderna så mycket information som möjligt. Dessa hälsningar säkerställer också att kunderna vet hur de får ett snabbare svar genom att använda alternativa kontaktmetoder under helgdagarna.

Exempel på hälsningar för röstbrevlåda vid frånvaro/upptagen

Om du är upptagen, borta eller underbemannad och inte kan svara på kundsamtal omedelbart, kan du använda dessa hälsningar som exempel.

“Hej, du har nått [företagsnamn]. Vi kan tyvärr inte ta ditt samtal just nu, men vi vill gärna ringa upp dig så snart som möjligt. Vänligen lämna ditt namn och nummer efter signalen.”

"Hej, vi är för närvarande borta från telefonen. Om det inte är alltför brådskande kan du mejla oss på (e-postadress). Annars, lämna ditt namn och nummer efter signalen, så ringer vi upp dig direkt."

Om du är den enda som svarar i telefon kan du göra det till ett personligt röstbrevlådehälsning.

"Hej, du har nått (Ditt namn). Jag kan tyvärr inte svara i telefon just nu. Du kan skicka ett e-postmeddelande till (e-postadress), eller så kan du lämna ditt namn och nummer efter signalen, så ringer jag tillbaka så snart som möjligt."

Testa och förbättra dina röstmeddelandehälsningar

En annan bra anledning att använda en professionell telefontjänst är att du kan spåra alla dina samtal och se detaljerade rapporter om dem. Till exempel ser Nextivas analyssida för samtal ut så här.

Du måste spåra hur många användare som hörde varje röstmeddelandegreting och hur de svarade. Röstmeddelandegreting med en högre poäng av kunder som lämnar ett meddelande fungerar effektivt.

Röstmeddelanden som inte ens hörs helt är ett misslyckande.

Vi rekommenderar att du provar olika röstbrevlådehälsningar för att hitta den perfekta balansen. Att uppdatera din röstbrevlådehälsning med jämna mellanrum kan också hjälpa dig att fylla kommunikationsluckor som du inte ens visste fanns.

Följ upp dina röstbrevlådemeddelanden

Nu när du har satt upp ett balanserat, informativt och vänligt svar för röstmeddelanden, är nästa steg ännu mer avgörande.

Vad händer efter att en kund har lämnat ett röstmeddelande till dig?

Om du använder ett professionellt företagstelefonsystem kommer du enkelt att kunna spåra och svara på dessa meddelanden.

Se till att du och din personal är lika väl förberedda för en snabb uppföljning. Ett snabbt återuppringning går långt för att stärka affärsrelationer och slutföra försäljning.

Experthandledningar om affärskommunikation

Nu när du vet hur du ställer in den perfekta röstbrevlådehälsningen, kanske du vill se några andra guider relaterade till affärskommunikation:

• Bästa företagsteletjänster för småföretag
• Bästa apparna för virtuella företagsnummer (med gratisalternativ)
• Nybörjarguide: Vad är VoIP och hur fungerar det? (Förklarat)
• Hur du ställer in ett autosvar för telefonväxel för din webbplats
• Bästa röstmeddelandepluginer för WordPress
• Bästa auto-uppringningsprogramvara för småföretag (jämförd)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma: Vilken är bäst? (Jämfört)
• Bästa verktyg för teamkommunikation för småföretag
• Bästa online faxtjänster för småföretag
• Google Meet vs Zoom: Vilket är bäst för ditt företag?

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att lära dig hur du ställer in röstbrevlådehälsningar för din onlineverksamhet. Du kanske också vill se vår guide om hur man skapar en gratis företags e-postadress och våra experters val för de bästa e-postmarknadsföringstjänsterna för småföretag.

Om du gillade den här artikeln, prenumerera då på vår YouTube-kanal för WordPress-videoguider. Du kan också hitta oss på Twitter och Facebook.