Cum să angajezi asistenți virtuali pentru site-ul tău WordPress (sfaturi de la experți)

În fiecare săptămână, vedem alți proprietari de site-uri luptându-se cu sarcini nesfârșite – de la actualizarea conținutului și gestionarea comentariilor, la gestionarea actualizărilor tehnice și a suportului pentru clienți. Acesta este exact motivul pentru care mulți dintre ei s-au adresat nouă pentru sfaturi despre angajarea asistenților virtuali.

Vestea bună? Găsirea și angajarea asistentului virtual potrivit nu trebuie să fie complicată.

În acest ghid, vom împărtăși sfaturi dovedite pe care le-am adunat de la zeci de proprietari de site-uri WordPress, ajutându-i să-și deleagă cu succes munca. Vei învăța exact ce sarcini să externalizezi, unde să găsești asistenți virtuali de încredere și cum să eviți greșelile comune de angajare.

Fie că te îneci în sarcini WordPress sau pur și simplu vrei să-ți scalezi operațiunile website-ului, acest ghid pas cu pas îți va arăta cum să găsești, să angajezi și să lucrezi cu asistenți virtuali care îți pot ajuta cu adevărat site-ul să crească.

Ce este un asistent virtual?

Un asistent virtual (VA) este un contractor independent care ajută la susținerea afacerii tale de la distanță.

Aceștia se ocupă de toate sarcinile repetitive sau consumatoare de timp pentru care nu aveți timp sau cu care ați putea folosi o mână de ajutor. Acestea ar putea fi sarcini precum programarea programărilor, gestionarea calendarului dvs. sau chiar trimiterea de e-mailuri.

Spre deosebire de un manager de birou sau un asistent executiv, un asistent virtual își desfășoară munca complet de la distanță. De asemenea, VA-urile sunt în general utilizate pentru sarcini mai simple, în timp ce asistenții executivi sunt încredințați să efectueze activități mai complexe care necesită mai multă experiență.

De ce ai nevoie de asistenți virtuali pentru site-ul tău WordPress?

Gestionarea unui site WordPress implică menținerea backup-urilor site-ului, actualizarea plugin-urilor și temelor și actualizarea nucleului WordPress.

Dacă nu reușiți să vă întrețineți site-ul, acesta ar putea fi expus riscului de atacuri cibernetice, ar putea experimenta întreruperi sau chiar ar putea avea timpi de încărcare lenți. Aceste probleme vă pot determina direct să pierdeți vizitatori și chiar clienți.

Dacă nu aveți timp să vă întrețineți site-ul sau nu știți cum, atunci ați putea dori să angajați un asistent virtual.

Asistentul tău virtual va fi responsabil pentru ajutorul cu sarcinile legate de WordPress de la distanță. Aceștia pot efectua o gamă largă de sarcini care depășesc întreținerea, cum ar fi:

• Suport tehnic: Efectuați backup-uri regulate ale site-ului, mențineți plugin-urile și temele WordPress actualizate, optimizați performanța site-ului și multe altele.
• Managementul conținutului: Efectuați actualizări de conținut pentru SEO, programați postări și gestionați comentariile.
• Suport clienți: Răspundeți la postări de blog și comentarii pe rețelele sociale, interacționați cu publicul dvs. și programați întâlniri.
• Suport E-commerce: Dacă dețineți un magazin online, atunci asistentul dvs. virtual poate procesa comenzi, gestiona listările de produse și gestiona solicitările clienților. Sau aceștia pot efectua sarcini de introducere a datelor, cum ar fi actualizarea nivelurilor de stoc sau a prețurilor.
• Design: Dacă au abilități de design sau de codare, atunci VA-ii pot face modificări de aspect, ajusta stiluri sau chiar crea elemente vizuale.

Asistenții virtuali vă pot prelua din sarcinile de rutină, permițându-vă să vă concentrați pe activități cu prioritate mai mare care generează venituri pentru afacerea dumneavoastră.

Pentru a pune în perspectivă, să spunem că timpul dvs. valorează 50 USD pe oră. Multe sarcini administrative pot fi externalizate către VA-uri cu 5 până la 25 USD pe oră. Ca urmare, acele ore suplimentare pe care le-ați recuperat vă vor permite să câștigați mai mulți bani.

Angajarea de asistenți virtuali ar putea fi cea mai bună mutare pe care o puteți face în afacerea dvs. Iată o prezentare generală rapidă a tuturor pașilor pe care îi vom discuta în acest articol:

1. Decideți ce sarcini să externalizați și documentați-vă procesul
2. Scrieți o listă de joburi precisă
3. Știți unde să găsiți asistenți virtuali de top
4. Intervie candidates calificați
5. Hire and Onboard New Virtual Assistants

Având în vedere acest lucru, iată cum să construiești o echipă de VA de încredere.

1. Decideți ce sarcini să externalizați și documentați-vă procesul

Primul pas este să faci o listă cu sarcinile pe care ai dori ca asistentul tău virtual WordPress să le efectueze.

Acest lucru vă va ajuta să filtrați VA-urile doar la cei care se potrivesc nevoilor dvs. Așa cum am menționat anterior, există zeci de sarcini pe care un asistent le poate gestiona pentru dvs.

Presupunând că acestea sunt sarcini pe care le faci în prezent singur, ar trebui să documentezi întregul proces și să creezi ghiduri pe care să le urmeze. Există multe modalități eficiente de a documenta procesul:

• Puteți folosi Snagit pentru a vă înregistra ecranul și a captura fiecare clic pe care îl faceți pentru fiecare sarcină.
• Alternativ, puteți crea o listă de verificare sau un centru de resurse în Notion. Când faceți acest lucru, puteți include tutoriale, scripturi și șabloane de urmat.

Acest lucru nu numai că ajută la facilitarea integrării noilor membri ai echipei, dar te ajută și să scrii o descriere mai precisă a postului și să găsești candidații potriviți pentru rol.

Iată un exemplu despre cum ar putea arăta un centru de resurse pe Notion:

Puteți eticheta fiecare document în funcție de tipul sarcinii pe care o reprezintă.

Am inclus instrucțiuni pas cu pas și capturi de ecran în fiecare document pentru a ajuta la ghidarea asistenților virtuali în executarea unei sarcini.

2. Scrieți o listă de sarcini precisă

Dacă doriți să găsiți asistentul virtual WordPress potrivit, atunci va trebui să scrieți o descriere a postului convingătoare care să atragă pe cineva cu calitățile și abilitățile de care aveți nevoie.

Acesta servește ca un filtru pentru identificarea candidatului potrivit. O postare eficientă pentru un post de asistent virtual ar trebui să includă:

• Domeniul de activitate: Descrie sarcinile și responsabilitățile pe care VA le va gestiona. Ar trebui să menționezi clar disponibilitatea așteptată și dacă dorești să ocupi o poziție cu normă întreagă sau cu jumătate de normă.
• Abilități necesare: Specificați abilitățile și calificările pe care le căutați. De asemenea, enumerați instrumentele și software-ul pe care asistentul virtual (VA) se așteaptă să știe să le folosească, cum ar fi WordPress CMS.
• Experiență: Menționați nivelul de experiență pe care îl căutați, fie că este vorba de nivel de începător sau de cineva cu ani specifici de experiență.
• Buget: Stabiliți un buget și indicați preferința dvs. pentru tarife orare sau contracte cu preț fix.

Cu cât poți fi mai detaliat, cu atât mai bine. De exemplu, iată cum ar putea arăta o postare de job.

3. Știți unde să găsiți asistenți virtuali de top

Odată ce aveți documentația pregătită și ați scris anunțul de angajare, sunteți gata să începeți căutarea de asistenți virtuali.

Site-urile de freelancing sunt un punct de plecare excelent pentru a găsi un VA dedicat, mai ales când ai nevoi specifice în minte.

Deși ați putea urma calea tradițională de angajare a asistenților virtuali prin intermediul panourilor de locuri de muncă, platformele de freelancing au unele beneficii, cum ar fi:

• Un sistem de recenzii pentru a vedea cum au lucrat cu clienții anteriori
• Plăți globale și facturare ușoară
• O funcție de chat pentru a discuta detaliile proiectului și a partaja fișiere.
• Plățile se fac printr-un serviciu de escrow, deci vei plăti doar pentru munca finalizată.

Având în vedere acest lucru, recomandăm aceste platforme de freelancing pentru a începe:

Codificabil

Codeable este o platformă fiabilă de freelanceri WordPress care vă ajută să vă conectați cu experți WordPress. Puteți găsi experți în aproape toate domeniile WordPress, inclusiv:

• Dezvoltare și personalizare teme și pluginuri
• Dezvoltare E-commerce
• Dezvoltare web personalizată WordPress
• Design web
• API-uri și integrare
• Depanare și întreținere
• Securitate și performanță

În esență, dacă aveți probleme cu partea tehnică a WordPress și doriți ca experți calificați să se ocupe de ele pentru dvs., atunci Codeable este o opțiune excelentă. Și deoarece platforma acceptă doar primii 2% dintre solicitanți, puteți fi sigur că lucrați cu profesioniști WordPress calificați.

Upwork

Upwork este una dintre cele mai mari piețe de freelancing, cu peste 12 milioane de freelanceri înregistrați.

Spre deosebire de Codeable, poți găsi asistenți virtuali cu o gamă mai largă de abilități. Acest lucru îți permite să găsești profesioniști pentru diverse sarcini dincolo de WordPress.

Deoarece există mai mulți utilizatori pe platformă, există o șansă bună să găsiți un asistent virtual în bugetul dumneavoastră.

Upwork afișează, de asemenea, testimoniale și scoruri de succes al joburilor pe profilul fiecărui freelancer pentru a vedea istoricul lor. În plus, Upwork vă permite să căutați talente, să le trimiteți mesaje direct și chiar să îi invitați să aplice.

Deși ați putea alege un site precum Fiverr în schimb, acesta ar putea fi mai potrivit pentru proiecte unice, mai degrabă decât pentru un rol recurent, cum ar fi un VA.

Toptal

Toptal este o platformă de freelanceri cunoscută pentru procesul său riguros de verificare, acceptând doar primii 3% dintre solicitanți.

Freelancerii trebuie să treacă cinci etape ale procesului de selecție, inclusiv o evaluare cuprinzătoare a limbii engleze și o evaluare a proiectului.

Spre deosebire de alte platforme, Toptal abordează o metodă mai personalizată. Un membru al echipei va discuta cu tine pentru a colecta cerințele și preferințele de talent. De acolo, îți vor prezenta potrivirea potrivită pentru jobul tău din rețeaua lor de talente verificate de experți.

Acest proces personalizat de potrivire vă asigură că lucrați cu asistenți virtuali cu abilitățile și experiența potrivite pentru sarcinile dvs. WordPress. Și vă scutește de a parcurge mii de CV-uri și de a coordona interviuri singur.

Toptal are chiar și o funcție dedicată de facturare și urmărire a timpului numită TopTracker. Cu acest serviciu, poți urmări cu ușurință orele și poți efectua plăți prin PayPal, Payoneer sau transfer bancar direct. Cu toate acestea, ai putea folosi și un instrument dedicat de urmărire a timpului, cum ar fi TimeDoctor.

4. Intervievați candidați calificați

Odată ce ai postat anunțul de angajare de câteva zile, ar trebui să vezi că aplicațiile încep să curgă. Sortarea candidaților poate fi o corvoadă, dar este necesară dacă vrei să găsești persoana potrivită.

Trebuie să restrângeți lista de candidați la cei care îndeplinesc calificările dvs. De acolo, puteți alege să supuneți solicitanții unui test de competențe. Acest lucru filtrează candidații care pur și simplu nu au setul de competențe necesar pentru a face treaba.

De exemplu, puteți crea un site WordPress de test și le puteți cere să efectueze un backup complet al site-ului, să depaneze o problemă comună sau să optimizeze o postare de blog pentru SEO. Lista de sarcini pe care ați creat-o deja vă va ajuta să decideți cum să verificați candidații.

După aceea, puteți alege câțiva candidați care au obținut cele mai mari scoruri și sunt cei mai calificați pentru post. Va trebui să intervievați acești potențiali angajați prin Google Meet sau Zoom.

Până acum, știți că candidații sunt capabili să îndeplinească rolul.

Cu toate acestea, veți dori, de asemenea, să știți dacă se potrivesc cultural cu compania dvs. Prin urmare, veți dori să evaluați cum le place să lucreze într-o echipă, cum rezolvă situații necunoscute sau cum prioritizează sarcinile, mai ales atunci când gestionează mai multe responsabilități.

5. Angajați și integrați noi asistenți virtuali

În general, veți angaja candidatul care a făcut cea mai bună impresie. Așadar, asigurați-vă că noii angajați semnează un Contract de Antreprenor Independent. Acest contract detaliază termenii, inclusiv domeniul de aplicare al muncii și termenii de plată.

De asemenea, detaliază drepturile de proprietate intelectuală, ceea ce este important de clarificat, mai ales atunci când se lucrează cu conținut de site web, design-uri sau alte elemente creative.

Cu un software precum signNow, puteți crea acorduri în format PDF și invita noii angajați să semneze contractul.

Dar înainte ca noul tău VA să înceapă, ar trebui să ai și un proces de integrare stabilit.

Tot ce trebuie să faceți este să folosiți un instrument de gestionare a proiectelor pentru a crea o serie de sarcini de integrare care trebuie finalizate pentru a pune VA-ul la curent.

Puteți utiliza Asana pentru a atribui o listă de sarcini pentru a ajuta la integrarea noilor dvs. asistenți virtuali. Fiecare nou membru al echipei va trece printr-o serie de elemente de acțiune pentru a-l familiariza cu compania dvs. și cu modul în care funcționați. În lista de sarcini, ar trebui să fie prezentate lucruri precum:

• Misiunea și valorile de bază ale companiei dumneavoastră
• Acces la autentificarea site-ului WordPress și la alte instrumente
• Documentație și instruire despre cum să efectuați sarcini
• Acces la instrumente de comunicare în echipă pentru colaborare. De exemplu, utilizarea Slack este o modalitate excelentă de a discuta cu VA-urile 1 la 1, sau puteți crea un canal dedicat pentru a face anunțuri întregii echipe.

Puteți adăuga pur și simplu linkuri către centrul de resurse pe care l-ați creat anterior cu Notion sau un software similar.

Atunci când adăugați permisiuni și roluri în WordPress și alte software-uri, este vital să utilizați un manager de parole precum 1Password.

Acest software va genera și stoca parole puternice și unice pentru fiecare cont, ceea ce poate ajuta la prevenirea accesului neautorizat pe site-ul dumneavoastră WordPress.

Alternativă: Utilizați Servicii de Mentenanță WP

S-ar putea să decideți că nu sunteți încă pregătit să angajați un asistent virtual, fie pentru că nu aveți suficiente sarcini de delegat, fie pentru că nu are sens din punct de vedere financiar.

În acest caz, ați putea dori să alegeți servicii de mentenanță WordPress în schimb. Acestea vă pot ajuta să eficientizați și să automatizați toate sarcinile pe care trebuie să le efectuați pentru a menține site-ul dvs. sănătos și actualizat, inclusiv:

• Găsirea și repararea linkurilor rupte
• Actualizarea temelor și plugin-urilor
• Backup-ul site-ului dvs. WordPress
• Ștergerea comentariilor spam
• Actualizați automat nucleul WordPress la cea mai recentă versiune

WordPress.org recomandă să efectuezi aceste sarcini de întreținere aproximativ la fiecare trei până la șase luni.

Deși ai putea angaja un VA pentru a efectua aceste sarcini, este mult mai ieftin să plătești pur și simplu un furnizor de servicii pentru a face treaba pentru tine.

Vă recomandăm să alegeți Servicii Pro WPBeginner.

Echipa noastră de experți oferă cel mai bun serviciu de întreținere WordPress de pe piață. Ne ocupăm de servicii de backup, actualizări de bază, actualizări de teme și plugin-uri, optimizarea activelor, eliminarea malware-ului, monitorizarea timpului de funcționare și multe altele.

Pachetul nostru Sleep Better, începând de la 69 USD pe lună, oferă toate serviciile esențiale de care aveți nevoie pentru a avea grijă de site-ul dvs.

Dacă îți upgradezi planul, poți chiar obține ore de dezvoltator la cerere pe care le poți folosi ori de câte ori este necesar. Asta înseamnă că ești la un apel distanță de rezolvarea oricăror probleme.

Pentru a afla mai multe, poți consulta pagina WPBeginner de Mentenanță și Suport.

O altă alternativă este să utilizați o companie de găzduire WordPress gestionată, care se poate ocupa de majoritatea serviciilor de mentenanță. Furnizorii de găzduire gestionată se ocupă de toate sarcinile de administrare a serverului, cum ar fi configurarea serverului, securitatea și mentenanța.

Întrebări frecvente

Cititorii noștri ne întreabă adesea cum să angajeze asistenți virtuali WordPress. Iată răspunsurile la cele mai frecvente întrebări:

Cât costă un asistent virtual?

Prețurile pentru asistenții virtuali variază, dar în general vor costa între 5 și 50 de dolari pe oră, cu VA-ii specializați și bazați în SUA costând mai mult decât cei axați pe administrare și cei din străinătate.

În timp ce mulți percep taxe pe oră, unii pot stabili taxele ca o reținere lunară de la 500 USD la 4.000 USD pentru un anumit număr de ore.

Când ar trebui să angajați un asistent virtual?

Ca antreprenori, este greu să știm când este momentul să angajăm un asistent virtual. Dar iată câteva semne că este timpul să începeți să delegați:

• Petreceți prea mult timp pe sarcini cu valoare redusă. Cel mai bine este să vă petreceți timpul adăugând valoare companiei dvs. într-un mod în care numai dvs. puteți.
• Pierzi clienți pentru că nu poți răspunde la emailurile de suport. O experiență slabă a clienților va duce la o reputație proastă, ceea ce poate afecta creșterea afacerii tale.
• Nu te pricepi la WordPress. Un asistent virtual cu abilități tehnice poate gestiona repararea erorilor WordPress și poate efectua backup-uri, asigurându-se că site-ul tău rămâne securizat și actualizat.
• Vă luptați să gestionați conținutul site-ului dvs. WordPress. Un asistent virtual WordPress vă poate ajuta să scrieți articole de blog, să creați grafice și să programați actualizări de conținut.

Externalizarea poate părea nefiresc pentru antreprenorii cărora le place să aibă controlul. Dar o parte din creșterea unei afaceri implică încrederea în alții, astfel încât compania dvs. să poată funcționa fără atenția dvs. completă.

Acestea fiind spuse, dacă aveți nevoie doar de ajutor pentru întreținerea site-ului dvs. WordPress, atunci serviciile de întreținere WordPress sunt soluția mai fiabilă și mai accesibilă.

Sperăm că acest articol te-a ajutat să înveți cum să angajezi asistenți virtuali pentru site-ul tău WordPress. În continuare, s-ar putea să vrei să consulți ghidul nostru despre cum să ceri corect suport WordPress și să-l obții, sau selecția noastră de experți a celor mai bune servicii de contabilitate pentru afacerea ta online.

Dacă ți-a plăcut acest articol, te rugăm să te abonezi la canalul nostru de YouTube pentru tutoriale video WordPress. Ne poți găsi, de asemenea, pe Twitter și Facebook.