Bir İş Sesli Mesaj Karşılama Mesajı Nasıl Ayarlanır (Örneklerle)

Bir iş telefonu numarasını aradığınızda, sizi telefon rehberinde ve sonraki adımlarda yönlendiren otomatik bir sesli posta mesajı duyarsınız. Dost canlısı bir resepsiyonist gibi, sesli posta mesajınız temel bilgileri sağlar ve marka imajınızı geliştirir.

Arayanlarınızı net ve öz bir karşılama ile karşılamak, onlara değer verildiğini ve bilgilendirildiğini hissettirir, bu da doğrudan cevaplayamadığınız zamanlarda bile müşteri memnuniyetini artırır.

WPBeginner olarak, bunun marka güvenilirliğini artırabileceğini ve potansiyel müşterilerle güven oluşturabileceğini anlıyoruz. VoIP ve sesli posta için Nextiva kullanıyoruz ve işletmeniz için en iyi seçimi yapmanıza yardımcı olmak üzere kaliteli alternatifleri araştırdık.

Bu makalede, çevrimiçi mağazanız, işletmeniz veya blogunuz için profesyonel bir sesli mesaj karşılama metni ayarlamayı göstereceğiz. Ayrıca şablon olarak kullanabileceğiniz sesli mesaj karşılama örnekleri de sunacağız.

Sesli Posta Mesajı İşletmeniz İçin Neden Önemlidir?

Mobil cihazlardaki yerel aramaların %88'inden fazlası telefon aramasıyla sonuçlanıyor. Bunun temel nedeni, Google yerel arama sonuçlarında görünen kullanışlı tıklanabilir arama düğmeleridir.

Birçok küçük işletme için tüm çağrıları hemen yanıtlamak mümkün olmayabilir. Bazen müşteriler mesai saatleri dışında arayabilir ve o sırada meşgul olabilir veya personeliniz müsait olmayabilir.

Sesli posta mesajınızın devreye girdiği yer burasıdır.

Birçok müşteri için bu, işletmenizle ilk temasları olacaktır. Bir iş sesli posta mesajı ayarlamamak, bir müşteriyi rakibinize kaptırmanıza neden olabilir.

Diğer yandan, sesli mesaj karşılama metnini doğru ayarlayamamak da ciddi sonuçlara yol açabilir. Müşteriler telefonu kapatabilir, iletişime geçmeyebilir veya doğrudan rakiplerinize ulaşabilir.

Bununla birlikte, arayanlar üzerinde olumlu bir izlenim bırakan çevrimiçi işletmeniz için profesyonel sesli mesaj karşılama mesajlarını nasıl doğru bir şekilde ayarlayacağınıza bakalım.

Sesli Posta Mesajı Ayarlamanın En İyi Yolu

Normalde, küçük işletme sahipleri aramaları yönetmek için sabit hat veya cep telefonu numarası kullanır. Bu işi görse de, işletme aramalarını düzgün bir şekilde yönetmenize veya etkili bir otomatik sesli mesaj karşılama metni ayarlamanıza izin vermezler.

İş aramalarını yönetmenin en iyi yolu bir iş telefonu hizmeti kullanmaktır. Birçok küçük işletme, iş aramalarını gizliliklerinden ödün vermeden etkili bir şekilde yönetmelerine olanak tanıdığı için sanal bir iş telefonu numarası kullanır.

Bir sabit hat veya cep telefonu numarasının aksine, aramaları yönetmek için interneti kullanır. Bu teknolojinin resmi adı işletme VoIP telefon hizmeti (Voice over Internet Protocol) olarak adlandırılır.

Bir iş telefonu hizmeti kullanmak, sabit hat ve mobil hatlara göre size aşağıdaki avantajları sağlar:

• İş saatlerinizi belirleyebilir ve günün saatine göre çalacak farklı sesli mesajlar kaydedebilirsiniz.
• Otomatik telesekreter kurabilir, aramaları yönlendirmek için dahili hatlar ekleyebilir, kullanıcıların sesli mesaj bırakmasına izin verebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.
• Bilgisayarınızda, tabletinizde, masaüstü telefonunuzda ve hatta uygulamalar aracılığıyla cep telefonunuzda çalışır.
• Birden fazla kullanıcı, konumlarından bağımsız olarak aynı telefon numarasını kullanabilir.
• Bir teknisyeni çağırmadan veya yeni ekipman satın almadan yeni çalışanlara kolayca erişim verebilirsiniz.

Nextiva'yı kullanmanızı öneririz çünkü piyasadaki en iyi iş telefonu hizmeti sağlayıcısıdırlar. Kullanımı kolay web tabanlı bir yönetici paneli ve telefonunuz için uygulamalarla kapsamlı bir özellik seti sunarlar.

WPBeginner ve diğer Awesome Motive mülklerinin çağrılarını yönetmek için işimizde Nextiva'yı kullanıyoruz.

Alternatif bir çözüm istiyorsanız, RingCentral veya Ooma'ya göz atabilirsiniz. Her ikisi de harika iş telefonu hizmetleridir ve sesli mesajları, otomatik yönlendiricileri, sesli mesajları, çağrı transkriptlerini ve daha fazlasını yönetmek için çok sayıda araçla inanılmaz derecede zengin özelliklere sahip bir platform sunarlar.

Bir iş telefonu hizmeti kurduktan sonra, takip etmesi kolay ayarlarını kullanarak sesli mesajlar ayarlayabilirsiniz.

İşletmeler İçin Sesli Karşılama Örnekleri

En etkili sesli mesaj karşılama mesajlarını oluşturmak için uymanız gereken bazı temel kurallar vardır:

• ‘Aradığınız bizim için önemlidir’ gibi klişelerden kaçının. Bunlar aşırı kullanılmış ve artık samimi gelmiyor.
• Sesli posta kaydınızın samimi ve kişisel geldiğinden emin olun.
• Bir senaryodan okuyormuş gibi ses çıkarmamaya çalışın.
• Yapabiliyorsanız, sesli posta mesajları kaydetmenize yardımcı olması için bir ses sanatçısı kiralayın. Hatta Fiverr'da birini bulabilirsiniz.
• Sesli mesajınızın işletme adınız, çalışma saatleriniz ve iletişim bilgileriniz gibi önemli bilgileri sağladığından emin olun.

İşletmeniz için kullanabileceğiniz bazı iş sesli mesaj karşılama betikleri aşağıdadır.

Mesai Dışı Sesli Mesaj Karşılama Örnekleri

Bu sesli posta mesajı, müşteriler iş saatleri dışında veya hafta sonları sizi aradığında çalacaktır. Bu sesli posta mesajının kullanıcılara ofis saatleri ve müşteri hizmetlerine veya mağaza konumuna ulaşmanın alternatif yolları hakkında bilgi verdiğinden emin olun.

“Merhaba, [işletme adı]'na ulaştınız. Pazartesiden cumaya [9:00] ile [18:00] [PST] saatleri arasında telefonla ulaşılabiliriz. Bize mesaj bırakmak için web sitemizdeki [www.example.com] iletişim formunu da kullanabilirsiniz, size e-posta ile geri döneceğiz. Sizi geri aramamızı isterseniz, lütfen adınızı ve numaranızı kısa bir mesajla birlikte bırakın, ekibimiz en kısa sürede size geri dönecektir.”

Merhaba, [işletme adı] şirketine ulaştınız. Şu anda çağrınızı yanıtlayamıyoruz. Çalışma saatlerimiz Pazartesi'den Cuma'ya [işletme saatleri]'dir. [mağaza konumu]'ndaki mağazamız hafta sonları müşterilere açıktır. Ayrıca web sitemizdeki canlı sohbet yoluyla da bizimle iletişime geçebilirsiniz [www.example.com] [günde 24 saat, haftada 7 gün]. Bu acil değilse ve sizi geri aramamızı isterseniz, lütfen bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakın.

Gördüğünüz gibi, her iki sesli mesaj karşılama şablonu da önemli bilgiler sunar ve müşterilere canlı sohbet veya iletişim formu aracılığıyla ulaşmak için alternatif yollar sunar.

Tatil Sesli Posta Mesajı Örnekleri

Bu karşılama mesajları tatillerde kaydedilebilir.

“Merhaba, [işletme adı] şirketine ulaştınız. Ekibimiz şu anda tatilleri arkadaşları ve aileleriyle geçirmek için ofis dışında. [Gün ve saat] işe geri döneceğiz. Lütfen bize adınızı ve numaranızı bırakın, en kısa sürede size geri döneceğiz. [Mutlu tatiller (veya o tatil için uygun bir selamlama)]”.

“Mutlu tatiller! [İşletme adı] ekibimiz [tarih] tarihine kadar izinli. Mevcut bir müşterimizseniz, web sitemizde hala bir destek bileti açabilirsiniz, size önümüzdeki 24 saat içinde geri dönmeye çalışacağız. Ayrıca canlı sohbet veya web sitemizdeki iletişim formu aracılığıyla da bizimle iletişime geçebilirsiniz [www.example.com]. Acil değilse, bip sesinden sonra bize adınızı ve numaranızı bırakabilirsiniz. Aramanızı en kısa sürede geri döneceğiz.”

“Merhaba, [şirket adı] şirketine ulaştınız. (Tatil adı) nedeniyle kapalıyız ve [tarih ve saat] tarihinde tekrar çalışmaya başlayacağız. Acil bir yanıt gerekiyorsa, bize (e-posta adresi) adresinden e-posta gönderebilirsiniz ve tüm e-postalara 24 saat içinde yanıt vermeye çalışacağız. Bize bir mesaj da bırakabilirsiniz, tatillerden sonra size geri döneceğiz (Mutlu Yıllar / Tatiller)”.

Gördüğünüz gibi, bu profesyonel sesli posta mesajları müşterilere mümkün olduğunca çok bilgi sağlar. Bu mesajlar ayrıca, müşterilerin tatillerde alternatif iletişim yöntemlerini kullanarak daha hızlı yanıt alabileceklerini bilmelerini sağlar.

Dışarıda / Meşgul Sesli Posta Mesajı Örnekleri

Yoğun, dışarıda veya yetersiz personeliniz olduğunuz için müşteri aramalarına hemen yanıt veremiyorsanız, bu mesajları örnek olarak kullanabilirsiniz.

Merhaba, [işletme adı] şirketine ulaştınız. Şu anda çağrınızı yanıtlayamıyoruz, ancak en kısa sürede sizi geri aramak isteriz. Lütfen bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakın.

“Merhaba, şu anda telefonda değiliz. Çok acil değilse, bize (e-posta adresi) adresinden e-posta gönderebilirsiniz. Aksi takdirde, lütfen bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakın, sizi hemen geri arayacağız.”

Eğer çağrıları yanıtlayan tek kişi sizseniz, bunu kişisel bir sesli posta mesajı olarak ayarlayabilirsiniz.

“Merhaba, (Adınız) ile görüştünüz. Şu anda telefona cevap veremiyorum. Bana (e-posta adresi) adresine bir e-posta gönderebilir veya bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakabilirsiniz, ben de en kısa sürede sizi geri arayacağım.”

Sesli Mesaj Karşılama Mesajlarınızı Test Edin ve İyileştirin

Profesyonel bir telefon hizmeti kullanmanın bir diğer harika nedeni, tüm aramalarınızı takip edebilmeniz ve bunlar hakkında ayrıntılı raporlar görüntüleyebilmenizdir. Örneğin, Nextiva'nın çağrı analizi sayfası şuna benzer.

Her bir sesli posta mesajını kaç kullanıcının duyduğunu ve nasıl yanıt verdiklerini izlemeniz gerekecektir. Mesaj bırakan müşteri sayısı daha yüksek olan sesli posta mesajları verimli çalışıyor.

Tamamen dinlenmeyen sesli mesajlar başarısızlıktır.

Mükemmel dengeyi bulmak için farklı sesli mesaj karşılama mesajlarını denemenizi öneririz. Sesli mesaj karşılama mesajınızı periyodik olarak güncellemek, varlığından bile haberdar olmadığınız iletişim boşluklarını doldurmanıza da yardımcı olabilir.

Sesli Mesajlarınızı Takip Edin

Dengeli, bilgilendirici ve samimi bir sesli posta mesajı ayarladığınıza göre, bir sonraki adım daha da kritik.

Bir müşteri size sesli mesaj bıraktıktan sonra ne olur?

Profesyonel bir iş telefonu sistemi kullanıyorsanız, bu mesajları kolayca takip edebilir ve yanıtlayabilirsiniz.

Siz ve personelinizin hızlı bir takip için eşit derecede iyi hazırlandığından emin olun. Hızlı bir geri arama, iş ilişkilerini güçlendirmede ve satışları kapatmada uzun bir yol kat eder.

İşletme İletişimi Üzerine Uzman Rehberler

Mükemmel sesli mesaj karşılama mesajını nasıl ayarlayacağınızı artık bildiğinize göre, işle ilgili iletişimlerle ilgili diğer bazı kılavuzları görmek isteyebilirsiniz:

• Küçük İşletmeler İçin En İyi İş Telefonu Hizmetleri
• En İyi Sanal İş Telefon Numarası Uygulamaları (Ücretsiz Seçeneklerle)
• Başlangıç Rehberi: VoIP Nedir ve Nasıl Çalışır? (Açıklamalı)
• Web Siteniz İçin Otomatik Sekreter Telefon Sistemi Nasıl Kurulur
• WordPress için En İyi Sesli Mesaj Eklentileri
• Küçük İşletmeler İçin En İyi Otomatik Arama Yazılımı (Karşılaştırmalı)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma: Hangisi Daha İyi? (Karşılaştırıldı)
• Küçük İşletmeler İçin En İyi Ekip İletişim Araçları
• Küçük İşletmeler İçin En İyi Online Faks Hizmetleri
• Google Meet vs Zoom: İşletmeniz İçin Hangisi Daha İyi?

Bu makalenin çevrimiçi işletmeniz için sesli posta mesajları ayarlamayı öğrenmenize yardımcı olduğunu umuyoruz. Ayrıca, ücretsiz bir iş e-posta adresi oluşturma ve küçük işletmeler için en iyi e-posta pazarlama hizmetleri hakkındaki kılavuzlarımıza da göz atmak isteyebilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, lütfen WordPress video eğitimleri için YouTube Kanalımıza abone olun. Bizi ayrıca Twitter ve Facebook'ta da bulabilirsiniz.