Hur man anställer virtuella assistenter för din WordPress-webbplats (experttips)

Varje vecka ser vi andra webbplatsägare kämpa med oändliga uppgifter – från att uppdatera innehåll och hantera kommentarer till att hantera tekniska uppdateringar och kundsupport. Det är precis därför många av dem har vänt sig till oss för råd om att anlita virtuella assistenter.

De goda nyheterna? Att hitta och anställa rätt virtuell assistent behöver inte vara komplicerat.

I den här guiden delar vi med oss av beprövade tips som vi har samlat från att ha hjälpt dussintals WordPress-webbplatsägare att framgångsrikt delegera sitt arbete. Du kommer att lära dig exakt vilka uppgifter du ska lägga ut på entreprenad, var du hittar pålitliga VA:er och hur du undviker vanliga anställningsmisstag.

Oavsett om du drunknar i WordPress-uppgifter eller bara vill skala upp din webbplatsdrift, kommer den här steg-för-steg-guiden att visa dig hur du hittar, anställer och arbetar med virtuella assistenter som verkligen kan hjälpa din webbplats att växa.

Vad är en virtuell assistent?

En virtuell assistent (VA) är en oberoende entreprenör som hjälper till att stödja din verksamhet på distans.

De hanterar alla repetitiva eller tidskrävande uppgifter som du inte har tid för eller skulle behöva hjälp med. Det kan vara uppgifter som att schemalägga bokningar, hantera din kalender eller till och med skicka e-post.

Till skillnad från en kontorschef eller en personlig assistent, utför en virtuell assistent sitt arbete helt på distans. Dessutom används virtuella assistenter generellt för enklare uppgifter, medan personliga assistenter anförtros att utföra mer komplexa aktiviteter som kräver mer erfarenhet.

Varför du behöver anlita virtuella assistenter för din WordPress-webbplats?

Att hantera en WordPress-webbplats innebär att underhålla säkerhetskopior av webbplatsen, uppdatera plugins och teman, och uppdatera WordPress kärna.

Om du misslyckas med att underhålla din webbplats, kan den vara i riskzonen för intrång, uppleva driftstopp eller till och med ha långsam laddningstid. Dessa problem kan direkt leda till att du förlorar besökare och till och med kunder.

Om du inte har tid att underhålla din webbplats eller inte vet hur, kanske du vill anlita en virtuell assistent.

Din virtuella assistent kommer att ansvara för att hjälpa till med WordPress-relaterade uppgifter på distans. De kan utföra ett brett utbud av uppgifter som går utöver underhåll, såsom:

• Teknisk support: Utför regelbundna säkerhetskopior av webbplatsen, håll dina WordPress-plugins och teman uppdaterade, optimera webbplatsens prestanda och mer.
• Innehållshantering: Utför innehållsuppdateringar för SEO, schemalägg inlägg och hantera kommentarer.
• Kundsupport: Svara på blogginlägg och kommentarer på sociala medier, engagera dig med din publik och schemalägg bokningar.
• E-handelsstöd: Om du äger en onlinebutik, kan du låta din VA behandla beställningar, hantera produktlistor och hantera kundförfrågningar. Eller så kan de utföra datainmatningsuppgifter som att uppdatera lagernivåer eller priser.
• Design: Om de har design- eller kodningskunskaper kan VAs göra layoutändringar, justera stilar eller till och med skapa visuella element.

Virtuella assistenter kan avlasta dig från arbetsbördan så att du kan fokusera på aktiviteter med högre prioritet som genererar intäkter för ditt företag.

För att sätta det i perspektiv, låt oss säga att din tid är värd 50 dollar i timmen. Många administrativa uppgifter kan outsourcas till VAs för 5 till 25 dollar per timme. Som ett resultat kommer de extra timmar du har återfått att göra det möjligt för dig att tjäna mer pengar.

Att anställa VA kan vara det bästa draget du gör i din verksamhet. Här är en snabb översikt över alla steg vi kommer att diskutera i den här artikeln:

1. Bestäm vilka uppgifter som ska läggas ut på entreprenad och dokumentera din process
2. Skriv en korrekt jobbannons
3. Vet var du hittar topp virtuella assistenter
4. Intervjua kvalificerade kandidater
5. Anställ och onboarda nya virtuella assistenter

Med det i åtanke, här är hur du bygger ett pålitligt team av VA:er.

1. Bestäm vilka uppgifter som ska läggas ut och dokumentera din process

Det första steget är att göra en lista över uppgifter som du vill att din WordPress virtuella assistent ska utföra.

Detta hjälper dig att filtrera VAs till endast de som passar dina behov. Som tidigare nämnts finns det dussintals uppgifter som en assistent kan hantera åt dig.

Om vi antar att detta är uppgifter du för närvarande gör själv, bör du dokumentera hela processen och skapa riktlinjer för dem att följa. Det finns många effektiva sätt att dokumentera processen:

• Du kan använda Snagit för att spela in din skärm och fånga varje klick du gör för varje uppgift.
• Alternativt kan du skapa en checklista eller en resursnav i Notion. När du gör det kan du inkludera handledningar, skript och mallar att följa.

Detta gör det inte bara lättare att introducera dina nya teammedlemmar, utan det hjälper dig också att skriva en mer korrekt jobbannons och hitta rätt kandidater för rollen.

Här är ett exempel på hur ett resursnav på Notion kan se ut:

Du kan tagga varje dokument med vilken typ av uppgift det är.

Vi har inkluderat steg-för-steg-instruktioner och skärmdumpar i varje dokument för att hjälpa VAs att utföra en uppgift.

2. Skriv en korrekt jobbannons

Om du vill hitta rätt virtuell assistent för WordPress måste du skriva en övertygande jobbannons som attraherar någon med de egenskaper och färdigheter du behöver.

Detta fungerar som ett filter för att identifiera rätt kandidat. Ett effektivt jobbannons för virtuell assistent bör inkludera:

• Arbetsomfattning: Beskriv de uppgifter och ansvarsområden som VA:n kommer att hantera. Du bör tydligt ange förväntad tillgänglighet och om du vill tillsätta en hel- eller deltidsroll.
• Färdigheter som krävs: Specificera de färdigheter och kvalifikationer du letar efter. Lista även de verktyg och programvaror som VA:n förväntas kunna använda, som till exempel WordPress CMS.
• Erfarenhet: Ange vilken erfarenhetsnivå du söker, oavsett om det är nybörjarnivå eller någon med specifik erfarenhet.
• Budget: Ange en budget och ange din preferens för timpriser eller fasta kontrakt.

Ju mer detaljerad du kan vara, desto bättre. Till exempel, här är hur ett jobbannons kan se ut.

3. Vet var du hittar topp virtuella assistenter

När du har din dokumentation på plats och har skrivit din jobbannons är du redo att börja leta efter virtuella assistenter.

Frilanswebbplatser är en bra utgångspunkt för att hitta en dedikerad VA, särskilt när du har specifika behov i åtanke.

Även om du kan välja den traditionella vägen att anställa virtuella assistenter via jobbportaler, har frilansplattformar vissa fördelar, såsom:

• Ett recensionssystem för att se hur de har arbetat med tidigare kunder
• Globala betalningar och enkel fakturering
• En chattfunktion för att diskutera projektdetaljer och dela filer
• Betalningar sker via en depositionstjänst, så du betalar bara för arbete som blir slutfört

Med det i åtanke rekommenderar vi dessa frilansplattformar för att komma igång:

Codeable

Codeable är en pålitlig frilansplattform för WordPress som hjälper dig att matcha med WordPress-experter. Du kan hitta experter inom nästan alla områden av WordPress, inklusive:

• Utveckling och anpassning av teman och plugins
• E-handelsutveckling
• Anpassad WordPress-webbutveckling
• Webbdesign
• API:er och integration
• Felsökning och underhåll
• Säkerhet och prestanda

I grund och botten, om du har problem med den tekniska sidan av WordPress och vill ha kvalificerade experter som hanterar det åt dig, då är Codeable ett utmärkt alternativ. Och eftersom plattformen endast accepterar de bästa 2% av sökande, kan du vara säker på att du arbetar med skickliga WordPress-proffs.

Upwork

Upwork är en av de största frilansmarknadsplatserna som finns, med över 12 miljoner registrerade frilansare.

Till skillnad från Codeable kan du hitta virtuella assistenter med ett bredare utbud av färdigheter. Det gör att du kan hitta proffs för olika uppgifter utöver WordPress.

Eftersom det finns fler användare på plattformen är chansen stor att du kan hitta en virtuell assistent inom din budget.

Upwork visar också vittnesmål och jobbsuccépoäng på varje frilansares profil för att se deras meritlista. Dessutom låter Upwork dig söka efter talanger, skicka meddelanden direkt till dem och till och med bjuda in dem att ansöka.

Även om du istället skulle kunna välja en sajt som Fiverr, kan den vara mer lämplig för engångsprojekt snarare än en återkommande roll som en virtuell assistent.

Toptal

Toptal är en frilansplattform känd för sin rigorösa urvalsprocess, där endast de bästa 3 % av sökande accepteras.

Frilansare måste klara fem steg i urvalsprocessen, inklusive en omfattande engelsk utvärdering och projektbedömning.

Till skillnad från andra plattformar har Toptal ett mer anpassat tillvägagångssätt. En teammedlem kommer att ringa upp dig för att samla in krav och talangpreferenser. Därifrån kommer de att introducera dig till rätt matchning för ditt jobb från deras nätverk av expertgranskade talanger.

Denna personliga matchningsprocess säkerställer att du arbetar med virtuella assistenter med rätt färdigheter och erfarenhet för dina WordPress-uppgifter. Och det sparar dig från att sålla igenom tusentals CV:n och samordna intervjuer själv.

Toptal har till och med en dedikerad funktion för fakturering och tidrapportering som kallas TopTracker. Med den här tjänsten kan du enkelt spåra timmar och göra betalningar via PayPal, Payoneer eller banköverföring. Du kan dock också använda ett dedikerat verktyg för tidrapportering som TimeDoctor.

4. Intervjua kvalificerade kandidater

När du har haft din jobbannons uppe i några dagar bör du se ansökningar strömma in. Att sålla bland kandidater kan vara ett slit, men det är nödvändigt om du vill hitta rätt person.

Du måste begränsa din lista över kandidater till dem som uppfyller dina kvalifikationer. Därifrån kan du välja att låta sökande genomgå ett färdighetstest. Detta filtrerar bort kandidater som helt enkelt inte har den kompetens som krävs för jobbet.

Till exempel kan du skapa en dummy WordPress-webbplats och låta dem utföra en fullständig säkerhetskopia av webbplatsen, felsöka ett vanligt problem eller optimera ett blogginlägg för SEO. Listan över uppgifter du redan har gjort hjälper dig att bestämma hur du ska granska dina kandidater.

Därefter kan du välja ut de få kandidater som fick högst poäng och är mest kvalificerade för jobbet. Du kommer att behöva intervjua dessa potentiella anställda via Google Meet eller Zoom.

Vid det här laget vet du att kandidaterna är kapabla att utföra rollen.

Du vill dock också veta om de passar bra kulturellt för ditt företag. Därför vill du utvärdera hur de gillar att arbeta i team, lösa okända situationer eller prioritera uppgifter, särskilt när de hanterar flera ansvarsområden.

5. Anställ och introducera nya virtuella assistenter

Generellt sett anställer du den kandidat som har gjort bäst intryck. Så, låt oss se till att nyanställda skriver under ett avtal för oberoende entreprenörer. Detta avtal beskriver villkoren, inklusive arbetsomfattning och betalningsvillkor.

Dessutom specificerar den immateriella rättigheter, vilket är viktigt att klargöra, särskilt när det gäller webbplatsinnehåll, designer eller andra kreativa element.

Med programvara som signNow kan du skapa avtal i PDF-format och bjuda in dina nyanställda att skriva under kontraktet.

Men innan din nya VA börjar bör du också ha en introduktionsprocess på plats.

Allt du behöver göra är att använda ett projektledningsverktyg för att skapa en serie introduktionsuppgifter som måste slutföras för att få VA:n att komma ikapp.

Du kan använda Asana för att tilldela en checklista med uppgifter för att hjälpa till med introduktionen av dina nya virtuella assistenter. Varje ny teammedlem kommer att gå igenom en serie åtgärdspunkter för att bekanta sig med ditt företag och hur du arbetar. I checklistan bör det anges saker som:

• Ditt företags uppdrag och kärnvärden
• Tillgång till WordPress-webbplatsens inloggning och andra verktyg
• Dokumentation och utbildning om hur man utför uppgifter
• Tillgång till teamkommunikationsverktyg för samarbete. Till exempel är det ett bra sätt att chatta med VAs 1-mot-1 genom att använda Slack, eller så kan du skapa en dedikerad kanal för att göra meddelanden till hela ditt team.

Du kan helt enkelt lägga till länkar till resursnavet du skapade tidigare med Notion eller liknande programvara.

När du lägger till behörigheter och roller i WordPress och annan programvara är det viktigt att du använder en lösenordshanterare som 1Password.

Denna programvara kommer att generera och lagra starka, unika lösenord för varje konto, vilket kan hjälpa till att förhindra att någon hackar sig in på din WordPress-webbplats.

Alternativ: Använd WP underhållstjänster

Du kanske beslutar dig för att du inte är riktigt redo att anställa en VA, antingen för att du inte har tillräckligt med uppgifter att delegera eller för att det inte är ekonomiskt försvarbart.

I så fall kanske du vill välja WordPress-underhållstjänster istället. De kan hjälpa till att effektivisera och automatisera alla uppgifter du behöver utföra för att hålla din webbplats frisk och uppdaterad, inklusive:

• Hitta och åtgärda trasiga länkar
• Uppdatera teman och plugins
• Säkerhetskopiera din WordPress-webbplats
• Ta bort skräppostkommentarer
• Uppdatera automatiskt WordPress-kärnan till den senaste versionen

WordPress.org rekommenderar att du utför dessa underhållsuppgifter ungefär var tredje till sjätte månad.

Även om du skulle kunna anlita en VA för att utföra dessa uppgifter, är det mycket billigare att helt enkelt betala en tjänsteleverantör för att göra jobbet åt dig.

Om du letar efter rekommendationer, kolla in våra val av de bästa WordPress-underhållstjänsterna på marknaden. Dessa byråer kan hantera säkerhetskopiering, kärnuppdateringar, uppdateringar av teman och plugins, optimering av tillgångar, borttagning av skadlig kod, övervakning av drifttid och mycket mer.

Ett annat alternativ är att använda ett hanterat WordPress-värdföretag, som kan hantera de flesta underhållstjänster. Hanterade värdföretag hanterar alla serverhanteringsuppgifter, såsom serverkonfiguration, säkerhet och underhåll.

Vanliga frågor

Våra läsare frågar oss ofta om hur man anlitar WordPress virtuella assistenter. Här är svaren på de vanligaste frågorna:

Hur mycket kostar en virtuell assistent?

Priserna för virtuella assistenter varierar men kostar generellt mellan $5 till $50 per timme, där specialiserade och USA-baserade VAs kostar mer än administrativt fokuserade och utländska.

Medan många tar betalt per timme, kan vissa prissätta sina avgifter som en månadsavgift på 500 till 4 000 dollar för ett visst antal timmar.

När ska du anlita en virtuell assistent?

Som företagare är det svårt att veta när det är dags att anlita en virtuell assistent. Men här är några tecken på att det är dags att börja delegera:

• Du lägger för mycket tid på uppgifter med lågt värde. Det är bäst att lägga din tid på att tillföra värde till ditt företag på ett sätt som bara du kan.
• Du tappar kunder för att du inte kan svara på supportmejl. Dålig kundupplevelse leder till ett dåligt rykte, vilket kan påverka ditt företags tillväxt.
• Du är inte bra på WordPress. En VA med tekniska färdigheter kan hantera att åtgärda WordPress-fel och utföra säkerhetskopieringar, vilket säkerställer att din webbplats förblir säker och uppdaterad.
• Du kämpar med att hantera innehållet på din WordPress-webbplats. En virtuell assistent för WordPress kan hjälpa till att skriva blogginlägg, skapa grafik och schemalägga innehållsuppdateringar.

Utläggning kan kännas onaturligt för entreprenörer som gillar att ha kontroll. Men en del av att växa ett företag är att lita på andra så att ditt företag kan fungera utan din fulla uppmärksamhet.

Med det sagt, om du bara behöver hjälp med att underhålla din WordPress-webbplats, då är WordPress-underhållstjänster den mer pålitliga och prisvärda lösningen.

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att lära dig hur du anställer virtuella assistenter för din WordPress-webbplats. Därefter kanske du också vill kolla in vår guide om hur du korrekt ber om WordPress-support och får den, eller våra experters val av bästa bokföringstjänster för din onlineverksamhet.

Om du gillade den här artikeln, prenumerera då på vår YouTube-kanal för WordPress-videoguider. Du kan också hitta oss på Twitter och Facebook.