Web siteniz için otomatik bir telesekreter telefon sistemi kurmak, küçük işletmeler için büyük bir adım olabilir. Otomatik telesekreter sistemi maliyetleri düşürebilir, çağrı yanıtlarını hızlandırabilir, müşteri hizmetlerini iyileştirebilir ve işletmenize daha profesyonel bir imaj verebilir.
Sayısız küçük işletmenin çevrimiçi varlıklarını optimize etmelerine yardımcı olduktan sonra, verimli bir telefon sisteminin değerini biliyoruz.
Bu makalede, WordPress siteniz için otomatik bir karşılama sistemi kurma konusunda adım adım bir kılavuz sunacağız.
Otomatik Yanıtlayıcı Telefon Sistemi Nedir?
Otomatik karşılama telefon sistemi, işletmeler için otomatik bir çağrı yanıtlama hizmetidir. Bu sistem, her çağrıyı bir insan yanıtlamak zorunda kalmadan, arayanları doğru departmana veya kişiye yönlendirmeye yardımcı olur.
Bir işletmeyi aradığınızda otomatik bir karşılama telefonu sistemiyle karşılaşmış olabilirsiniz.
Bir otomatik karşılama telefon görüşmesinde, kiminle konuşmak istediğinize veya aramanızın amacına göre bir numaraya basmanız istenen önceden kaydedilmiş bir mesajla karşılanırsınız.
Web Siteniz İçin Bir Otomatik Santral Telefon Sistemi Kurmak İçin Neye İhtiyacınız Var?
Bir otomatik santral telefon sistemi kurmak için doğru bir sanal işletme telefonu hizmet sağlayıcısı kullanmanız gerekecektir.
Çoğu küçük işletme web sitesi veya çevrimiçi mağaza için, web sitenize basitçe bir telefon numarası ekleyebilirsiniz. Ziyaretçiler sizinle iletişime geçmek için telefon numarasını arayabilirler.
Ancak, standart telefon hizmetleri çağrı yönlendirme, otomatik yanıtlayıcı, çağrı bekletme, mesai saatleri ve daha fazlası gibi gelişmiş özellikler sunmaz. Ayrıca, otomatik yanıtlayıcı gibi basit özellikler eklemek pahalıdır.
Pazardaki en iyi iş telefonu hizmeti olduğu ve Taco Bell, YMCA, Buffalo Bills gibi markalar tarafından kullanıldığı için Nextiva kullanmanızı öneririz.
İş aramalarınızı kolayca yönetmenize, otomatik operatörler kurmanıza ve çağrıları bir iş sabit hattı veya mobil sağlayıcısından çok daha ucuza yönlendirmenize olanak tanır.
Not: WPBeginner olarak tüm iş telefonu ihtiyaçlarımız için Nextiva'yı kullanıyoruz. Ayrıntılı Nextiva incelememizde artılarını ve eksilerini daha fazla ayrıntı okuyabilirsiniz.
Nextiva bir VoIP telefon hizmeti olduğundan, geleneksel sabit hatlar yerine çağrı yapmak ve almak için interneti kullanacaktır.
Bu, paradan tasarruf etmenize yardımcı olur ve otomatik operatör, çağrı yönlendirme, çağrı bekletme, sesli posta, konferans görüşmesi ve çok daha fazlası gibi gelişmiş özelliklere erişmenizi sağlar.
İşletmeniz için ücretsiz bir numara da alabilir veya herhangi bir konumdan bir işletme telefonu numarası seçebilirsiniz.
Ayrıca mevcut cep telefonunuzdan, bilgisayarınızdan veya standart masa telefonunuzdan aramalarınızı yönetmenize olanak tanır.
Ancak Nextiva dışında, RingCentral veya Ooma gibi diğer iş telefonu hizmetlerini de kullanabilirsiniz ve her ikisi de otomatik yönlendirme özellikleri sunar. Biz Nextiva'yı kullandığımız için onu öneriyoruz.
Web siteniz için otomatik bir santral telefon sistemi kurmayı size gösterelim.
Otomatik Operatör Telefon Sistemi Kurulumu
İlk olarak, bir Nextiva hesabına kaydolmanız gerekir. Kayıt sırasında, yeni bir iş telefonu numarası seçebilir veya mevcut bir numarayı hesabınıza bağlayabilirsiniz.
Hesabınızı kurduktan sonra, herhangi bir cihazdan işletme telefon numaranızla otomatik olarak arama yapabilir ve arama alabilirsiniz.
Ardından, web siteniz için otomatik bir santral telefon sistemi kurabilirsiniz.
Hesap sayfanızdan, ‘İletişim’ menü seçeneğine ve ardından ‘Telefon Sistemi’ düğmesine tıklamanız gerekir.
Bu sizi iş telefonu özelliklerini ayarlamak için farklı seçeneklere sahip olacağınız bir ekrana getirir.
Ardından, ‘Çağrı akışları’ düğmesine tıklayın.
Bir sonraki ekranda yeni bir çağrı akışı oluşturmanız gerekiyor.
Başlamak için ‘Yeni Akış Oluştur’ düğmesine tıklamanız yeterlidir.
Diğer özellikler için çağrı şablonları oluşturduysanız, bunlar burada listelenecektir.
‘Sıfırdan Başla’ seçeneğini seçeceğiz.
Ardından, hatırlamanıza yardımcı olması için çağrı akışınıza bir ad verebilirsiniz.
Bundan sonra, ‘Telefon’ düğmesinin üzerine gelin ve tıklayın.
Ardından, ana iş telefon numaranızı girmeniz gerekir.
Bir uzantı ve ek numaralar da ekleyebilirsiniz.
Ardından, 'Kaydet ve Devam Et' düğmesine tıklayın.
Ardından, bir sonraki adım için ‘Eylem Ekle’ düğmesine tıklayın.
Bu, bir sonraki eylemi seçebileceğiniz bir menü getirir.
Bir otomatik operatör oluşturmak için ‘Telefon menüsü’, ‘Uzantıya göre ara’ veya ‘İsme göre ara’ seçeneklerini belirleyebilirsiniz.
Karşılama mesajı kaydetmemize ve ardından arayanlara belirli departmanları veya ekip üyelerini tuşlama seçeneği sunmamıza olanak tanıyan ‘Telefon menüsü’ seçeneğini seçeceğiz.
Ardından, ‘Greeting’ açılır menüsünden ‘Default Greeting’ seçeneğini seçebilirsiniz.
Kendi karşılama mesajınızı kaydetme veya yükleme seçeneğiniz de vardır.
Bundan sonra, karşılama mesajınızdan sonra çalacak telefon menüsü seçeneklerini özelleştirebilirsiniz.
Arayanların tuşlayacağı numaralar ve yönlendirilecekleri kişi veya departman için ‘Phone Menu’ altındaki tuş takımını kullanabilirsiniz.
Birden fazla seçenek için, numarayı tıklayın ve ‘Menü Seçenekleri’ bölümünde ilgili departmanı ekleyin.
Ardından, ‘Advanced Options’ ayarlarını yapılandırabilirsiniz.
Zaman aşımı süresini ayarlayabilir, operatörü arama seçeneğini belirleyebilir ve arayanların dahili numaralarını çevirerek bireysel ekip üyelerine ulaşmalarına izin vermek için onay kutusunu tıklayabilirsiniz.
Bundan sonra, ‘Kaydet ve Devam Et’ düğmesine tıklayın.
Bu sizi ana çağrı akışı ekranınıza geri getirir. Az önce oluşturduğunuz çağrı seçeneklerine ekip üyeleri ve telefon numaraları atamanız gerekir.
Sadece ‘Eylem ekle’ düğmelerinden birine tıklayın.
Ardından, ‘Kullanıcılar ve Ekipler’ menü seçeneğine tıklayın.
Bu, eylemi belirli bir ekip üyesine veya departmana atamanıza olanak tanır.
Ardından, çağrının kime çalacağını, nasıl çalacağını, arayan kimliği ayarlarını ve daha fazlasını seçebilirsiniz.
İşletmeniz için en iyi seçenekleri belirleyin ve ardından ‘Kaydet & Devam Et’ düğmesine tıklayın.
Daha önce oluşturduğunuz tüm çağrı menüsü seçenekleri için aynı adımları izlemeniz gerekir.
Bundan sonra, ana çağrı akışı ekranınıza geri döneceksiniz ve çağrı akışınızı tamamlamak için tekrar ‘Eylem ekle’ düğmesine tıklamanız gerekecek.
Ardından, kimse cevap vermezse ne olacağına dair çeşitli seçenekleriniz olacak.
Kimse telefonu açmazsa arayanların mesaj bırakabilmesi için 'Sesli Posta' seçeneğini seçeceğiz.
Sonraki ekranda, sesli posta kutunuzu ve mesajınızı seçebilirsiniz.
‘Sesli Mesaj Hedefi’ açılır menüsünden ekibi veya kişiyi ve ‘Ekip’ açılır menüsünden doğru departmanı seçmeniz yeterlidir.
Ardından, 'Kaydet ve Devam Et' düğmesine tıklayın.
Bundan sonra, her uzantı için aynı adımları izlemeniz gerekir.
İşleminiz bittiğinde, farklı çağrı akışlarınızın sonunda 'Çağrı sona erdi' ifadesini görmelisiniz.
Ardından, çağrı akışını etkinleştirmek için ekranın altındaki ‘Go Live’ düğmesine tıklayın.
Karşılama ve çağrı yönlendirme işlemlerinin düzgün çalıştığından emin olmak için otomatik karşılama özelliğini test ettiğinizden emin olun.
Tüm güçlü özelliklerin yanı sıra, Nextiva ile ilgili en sevdiğimiz şey, ekip üyelerimizin sanal bir iş telefonu numarasına sahip olmalarına izin vermesi, böylece gizliliklerini kaybetmeden yalnızca belirli saatlerde çağrı alabilirler.
WordPress'e Tıkla Ara Düğmesi Ekleme
Bir otomatik telesekreter telefon sistemi kurduğunuza göre, WordPress web sitenize bir tıklamayla ara düğmesi eklemek isteyebilirsiniz. Bu, arama yapmayı bir düğmeye tıklamak kadar basit hale getirir.
Yapmanız gereken ilk şey, WP Call Button eklentisini kurmak ve etkinleştirmektir. Daha fazla ayrıntı için, bir WordPress eklentisinin nasıl kurulacağına dair başlangıç kılavuzumuza bakın.
Etkinleştirdikten sonra, eklentiyi kurmak için Settings » WP Call Button bölümüne gitmeniz gerekir.
Bu ekranda arama düğmesini açabilir ve numaranızı ekleyebilirsiniz.
Ardından, düğmenizin görünümünü özelleştirebilir ve web sitenizde ekranda yüzen yapışkan bir düğme ekleyebilirsiniz.
Düğmenin nerede görüneceği üzerinde de kontrolünüz vardır ve düğmeyi belirli gönderilerde ve sayfalarda göstermeyi veya gizlemeyi seçebilirsiniz.
Düğmenin nerede görüneceği üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak istiyorsanız, onu manuel olarak görüntüleyebilirsiniz. Bunu yapmak için 'Statik Çağrı Düğmesi' menü seçeneğine tıklamanız yeterlidir.
Ardından, düğme ayarlarını değiştirebilir ve sitenize eklemek için kısa kodu kopyalayabilirsiniz.
Eklenti ayarlarını özelleştirmeyi bitirdikten sonra, ‘Değişiklikleri Kaydet’ düğmesine tıkladığınızdan emin olun.
WP Çağrı Düğmesi bloğunu kullanarak sayfalarınıza, gönderilerinize ve widget alanlarınıza doğrudan yapışkan bir düğme de ekleyebilirsiniz.
Blok ayarlarında renkleri, metin boyutunu ve hizalamayı değiştirebilir, telefon simgesini gösterebilir veya gizleyebilirsiniz.
İşleminiz bittiğinde, değişikliklerinizi kaydetmek için ‘Update’ veya ‘Publish’ düğmesine tıklayın.
Artık ziyaretçiler web sitenizde canlı tıklanabilir çağrı düğmesini görecekler. Düğmeye tıkladıklarında otomatik karşılama telefon sisteminize yönlendirilecekler.
Tıklanabilir bir arama düğmesi görüntüleme hakkında daha fazla ayrıntı için, WordPress'te tıklanabilir bir arama düğmesi ekleme kılavuzumuza bakın.
Bir iş telefonunun yanı sıra, ziyaretçilerinizin tercih ettikleri yöntemle sizinle iletişime geçebilmeleri için bir iletişim formu ve hatta canlı sohbet veya bir yapay zeka sohbet botu eklemenizi öneririz.
Umarım bu makale, web siteniz için bir otomatik yanıtlayıcı telefon sistemi kurmayı öğrenmenize yardımcı olmuştur. Ayrıca, en iyi web sitesi oluşturucusunu nasıl seçeceğiniz ve küçük işletmeler için en iyi e-posta pazarlama hizmetleri hakkındaki uzman seçimlerimizi de görmek isteyebilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, lütfen WordPress video eğitimleri için YouTube Kanalımıza abone olun. Bizi ayrıca Twitter ve Facebook'ta da bulabilirsiniz.
Bir sorunuz veya öneriniz mi var? Tartışmayı başlatmak için lütfen bir yorum bırakın.