Hur man använder AI för kundservice (tips för småföretag)

I början av vår verksamhet var vår supportavdelning tvungen att hantera en berg av repetitiva frågor. Vi arbetade ofta övertid bara för att hänga med, oroliga för att långsamma svar skulle kosta oss kunder.

Om det låter bekant, då vet du hur utmanande kundservice kan vara för ett litet företag. Lyckligtvis är det här AI kan vara till stor hjälp. 🤖

Vi har sett i praktiken hur AI-verktyg kan automatisera svar, erbjuda support dygnet runt och frigöra ditt team för de komplexa problem som verkligen behöver en mänsklig touch.

Till exempel svarar våra AI-chatbots omedelbart på vanliga frågor, vilket gör att vårt team kan fokusera på mer komplicerade kundbehov.

I den här guiden går vi igenom praktiska sätt att använda AI för kundsupport och delar de bästa verktygen och tipsen vi har lärt oss längs vägen.

Vikten av AI inom kundservice

Bra kundservice gör att folk kommer tillbaka. Men som småföretagare kan du inte vara överallt samtidigt. Att svara på e-post, svara på chattar och hantera telefonsamtal kan bli mycket. Det är där AI kan hjälpa till.

AI-drivna verktyg kan svara på vanliga frågor, hjälpa kunder dygnet runt och till och med personalisera svar. Det innebär färre förseningar, nöjdare kunder och mindre stress för dig.

Här är några anledningar till varför AI kan vara så hjälpsamt för kundservice:

• ✅ Omedelbara svar: Ingen gillar att vänta. AI-chattbottar kan hantera vanliga frågor direkt, så att kunderna får svar, snabbt.
• ✅ Alltid tillgänglig: AI tar inga pauser. Den arbetar dygnet runt och hjälper kunder även när du är offline.
• ✅ Sparar tid och pengar: Den kan hantera en stor volym av förfrågningar, vilket innebär att du inte behöver anställa extra personal. Enligt senaste statistik kan AI spara dig 2,5 timmar per dag.
• ✅ Frigör ditt team: Istället för att svara på samma frågor om och om igen kan ditt team fokusera på viktigare uppgifter.
• ✅ Förbättrar kundupplevelsen: Artificiell intelligens kan personalisera svar baserat på tidigare interaktioner, vilket gör att supporten känns mer anpassad för varje kund.

Tänk dock på att AI inte är perfekt och fungerar bäst när den kombineras med mänsklig support.

Den kan hantera de snabba ärendena, vilket frigör ditt team att lösa komplexa eller känsliga problem. Tillsammans skapar de en smidig och effektiv kundserviceupplevelse.

Med det sagt, låt oss titta på några tips för att använda AI för kundservice i ditt småföretag.

Här är en översikt över vad vi kommer att gå igenom:

• Tips 1. Använd AI-drivna chattbottar för omedelbar support
• Tips 2. Använd AI för e-post- och ärendeautomatisering
• Tips 3. Skapa röst-AI-agenter och virtuella assistenter
• Tips 4. Använd AI för sentimentanalys och kundfeedback
• Tips 5. Använd AI för bedrägeriförebyggande och säkerhet
• Tips 6. Använd AI för sömlös multikanalsupport
• Tips 7. Använd AI för kundinsikter
• Bästa praxis för användning av AI inom kundservice
• Vanliga misstag att undvika när man använder AI
• Vanliga frågor om användning av AI för kundservice
• Relaterade guider: Använda AI för ditt småföretag

Tips 1. Använd AI-drivna chattbottar för omedelbar support

Kunder förväntar sig snabba svar. Om de måste vänta för länge, kan de lämna din webbplats och aldrig komma tillbaka. Därför rekommenderar vi att använda AI-chattbottar.

Dessa botar ger omedelbar support genom att svara på vanliga frågor, guida användare och till och med hjälpa till med köp. De arbetar dygnet runt, så kunderna kan få hjälp när som helst.

Du kan använda verktyg som ChatBot.com för att bygga en lättanvänd chatbot som enkelt integreras med webbplatser. Under tiden är ChatGPT-drivna botar ett annat starkt val för mer naturliga och detaljerade konversationer.

För fler exempel, ta en titt på vår lista över den bästa AI-chattbotprogramvaran för din webbplats.

Tänk dock på att det krävs noggrann planering för att konfigurera en chattbot för att säkerställa att den hjälper kunder snarare än frustrerar dem.

Vi rekommenderar till exempel att skapa en chatbot som använder en vänlig, naturlig ton för att få interaktioner att kännas mer mänskliga.

Tips 2. Använd AI för e-post- och ärendeautomatisering

Vi har funnit att AI kan hjälpa genom att automatisera svar, organisera ärenden och se till att brådskande problem hanteras snabbt via din kundtjänst.

Istället för att manuellt svara på samma vanliga frågor kan AI generera korrekta svar baserat på tidigare interaktioner och kunskapsbaser. Detta gör att kunderna kan få snabba svar utan att behöva vänta på en supportagent.

AI hjälper också till med ärendehantering genom att automatiskt kategorisera och prioritera supportförfrågningar. När ett nytt ärende kommer in analyserar AI innehållet och tilldelar det till rätt avdelning eller agent.

Den kan till och med flagga brådskande problem som kräver omedelbar uppmärksamhet, vilket säkerställer att högprioriterade ärenden inte går förlorade i kön. Detta gör det lättare för supportteam att hantera arbetsbelastningen effektivt och fokusera på komplexa fall som kräver mänsklig uppmärksamhet.

För att komma igång kan du använda AI-drivna helpdesk-verktyg som HelpScout, Freshdesk eller HelpDesk för att effektivisera e-postsvar samtidigt som interaktionerna hålls personliga och relevanta.

Tips 3. Skapa röst-AI-agenter och virtuella assistenter

AI-drivna röstassistenter förändrar hur företag hanterar kundtjänstsamtal. Istället för att vänta i kö eller navigera komplicerade telefonmenyer kan kunder få omedelbara svar genom AI-driven telefonsupport.

Verktyg som Google Dialogflow (en konversations-AI-plattform för att bygga chatbots och röstappar) och Amazon Lex (en tjänst för att bygga konversationsgränssnitt med röst och text) gör det möjligt för företag att skapa smarta röstassistenter.

Även om dessa plattformar är kraftfulla kan de vara ganska tekniska. För de flesta småföretag är en enklare startpunkt ett företagstelefonsystem med AI-funktioner redan inbyggda.

Dessa verktyg kan förstå naturligt språk, svara på kundförfrågningar och till och med utföra uppgifter som att boka tider eller hantera enkla beställningar. Detta gör telefonsupport snabbare och tillgänglig dygnet runt.

Utöver att hantera samtal kan AI-röstassistenter också förbättra självbetjäningsalternativ. AI-drivna röstsystem kan guida kunder genom felsökningssteg eller svara på vanliga frågor utan mänsklig inblandning.

Vi rekommenderar att använda Nextiva om du letar efter ett AI-drivet telefonsystem. Det kan automatisera samtalsdirigering, svara på vanliga frågor och boka möten åt dina kunder.

För fler rekommendationer, se vår lista över de bästa telefonitjänsterna för företag.

Tips 4. Använd AI för sentimentanalys och kundfeedback

AI-driven sentimentanalys är ett nyckelverktyg för att förstå kundernas känslor. Det fungerar genom att analysera e-postmeddelanden, chattmeddelanden, kommentarer på sociala medier och supportärenden.

Detta gör att du snabbt kan identifiera missnöjda kunder, hantera problem proaktivt och förbättra den totala tillfredsställelsen. AI kan också hjälpa till att finjustera svar genom att anpassa ton och språk baserat på kundens känslor.

Om en kund låter frustrerad kan AI föreslå ett mer empatiskt svar. Om feedbacken är positiv kan AI hjälpa dig att engagera dig ytterligare och stärka relationer.

Istället för att manuellt utföra sentimentanalys rekommenderar vi att använda Uncanny Automator med OpenAI för att upptäcka om ett meddelande är positivt, neutralt eller negativt.

Anslut helt enkelt plugin-programmet med OpenAI, ställ in utlösare för e-postmeddelanden eller chattar och automatisera sentimenttaggning för att vidta åtgärder baserat på feedback.

Till exempel kan du skapa ett arbetsflöde som automatiskt skickar en Slack-notifikation till din supportchef när en formulärinlämning taggas med 'Negativ' känsla.

För detaljer, se vår guide om de bästa sätten att använda OpenAI i WordPress.

Tips 5. Använd AI för bedrägeriförebyggande och säkerhet

Vid hantering av onlinebetalningar eller kundkonton kan bedrägerier vara ett stort problem för småföretag.

AI-säkerhetsverktyg upptäcker misstänkt aktivitet genom att analysera mönster och flagga ovanligt beteende. Till exempel, om flera misslyckade inloggningsförsök eller plötsliga transaktioner med högt värde inträffar, kan AI omedelbart känna igen dessa som potentiella bedrägeririsker.

Du kan använda AI-drivna bedrägeriupptäcktssystem för att minska återkrav, förhindra obehöriga transaktioner och hålla dina plattformar säkra.

Det är därför så många företag nu förlitar sig på AI för att förbättra säkerheten och kundupplevelsen.

För att dra nytta av denna teknik rekommenderar vi att du använder betalningsprocessorer som Stripe och PayPal. För WordPress-webbplatser gör ett plugin som WP Simple Pay det enkelt att integrera Stripes kraftfulla AI-bedrägeridetektering.

För att komma igång med Stripe, se vår handledning om hur du accepterar Stripe-betalningar i WordPress. Du kanske också vill se vår guide om att lägga till ett PayPal-betalningsformulär.

Tips 6. Använd AI för sömlös multikanalsupport

Numera kontaktar kunderna support på många sätt, inklusive livechatt, e-post, sociala medier och telefon.

Istället för att hantera varje plattform separat kan AI-verktyg spåra konversationer över flera kontaktpunkter. Detta kan hjälpa till att säkerställa att kunderna får den hjälp de behöver utan att behöva upprepa sig.

Det skapar en smidigare upplevelse och gör det möjligt för småföretag att svara snabbare, oavsett var kunden kontaktar dem.

Om du behöver AI för support via flera kanaler, rekommenderar vi att du använder Help Scout. Det integreras enkelt med livechatt, e-post och sociala medier, så alla kundmeddelanden visas i en enda inkorg.

Alternativt kan du kolla in våra toppval för bästa helpdesk-programvara. Dessa verktyg säkerställer konsekvent kommunikation så att kunderna får tydliga och korrekta svar oavsett vilken kanal de använder.

Tips 7. Använd AI för kundinsikter

Som företagare använder vi AI för att förstå kundbeteende genom att analysera data från interaktioner, köp och webbhistorik.

Dessa verktyg kan identifiera mönster, förutsäga kundbehov och lyfta fram trender som vi annars skulle missa. De kan också avslöja vilka produkter eller tjänster kunderna är mest intresserade av, vilket gör att vi kan anpassa vårt tillvägagångssätt och förbättra engagemanget.

Till att börja med rekommenderar vi att du använder ett AI-drivet analysverktyg som MonsterInsights. Vi använder det i hela vår verksamhet eftersom det gör komplex data lätt att förstå. Dessutom gör dess AI-drivna chattbot att vi kan få omedelbara svar på våra analysfrågor.

För mer information, se vår guide om hur man installerar Google Analytics i WordPress.

Dessutom möjliggör AI-drivna CRM-system som HubSpot att du kan leverera personliga rekommendationer och svar baserat på kundpreferenser. AI kan föreslå relevanta produkter, automatisera uppföljningsmejl och till och med förutsäga när en kund kan behöva hjälp.

Bästa praxis för användning av AI inom kundservice

AI kan omvandla kundservice, men det fungerar bäst när det används genomtänkt. Att bara lägga till AI-verktyg utan en strategi kan leda till frustrerande upplevelser för kunderna snarare än att förbättra supporten.

För att få ut det mesta av AI måste du välja rätt verktyg, träna dem effektivt och säkerställa en smidig övergång mellan AI och mänskliga agenter.

Nedan följer några bästa metoder att tänka på:

Bästa praxis	Implementeringsdetaljer
Välj rätt AI-verktyg	Alla AI-lösningar är inte likadana. Välj AI-verktyg som matchar din budget, dina mål och dina behov av kundservice. Småföretag kan dra nytta av lätta chatbots, medan större företag kan behöva avancerade AI-drivna CRM-system.
Träna AI-modeller effektivt	AI lär sig från tidigare interaktioner, vanliga frågor och kunskapsdatabaser. Detta innebär ofta att du behöver ladda upp befintliga supportdokument eller skapa en grundlig lista över vanliga frågor och svar som AI kan använda.
Övervaka AI-prestanda	Vi rekommenderar att regelbundet spåra AI:s prestanda. Du måste se om kunderna får snabba och korrekta svar och använda den feedbacken för att förfina AI:s kunskap.
Håll AI-interaktioner personliga	AI bör förbättra kundupplevelsen, inte göra den robotaktig. Använd AI-plattformar som kan anpassa svar baserat på kundhistorik, preferenser och tonfall.
Upprätthåll transparens	Låt kunderna veta när de interagerar med AI. Ge dem alltid ett tydligt och enkelt alternativ att tala med en riktig person om de behöver det. Transparens bygger förtroende.

Genom att följa dessa bästa metoder kan du framgångsrikt integrera AI i kundservice utan att offra kvalitet eller personlig kontakt.

Vanliga misstag att undvika när man använder AI

Även om AI kan automatisera svar och effektivisera processer, bör den användas som ett verktyg för att assistera, inte helt ersätta mänsklig interaktion.

Här är några viktiga misstag att se upp för när du använder AI för kundservice:

• Överdriven tillit till AI – AI kan inte hantera alla situationer, särskilt komplexa eller känslomässiga kundproblem. Vi rekommenderar att du alltid har mänskliga agenter redo för när AI når sina gränser.
• Dålig chattbot-skriptning – Om chattbotar inte är korrekt tränade kan de ge robotaktiga eller hjälplösa svar, vilket lämnar kunderna frustrerade. Det är viktigt att investera tid i att skripta naturliga, hjälpsamma svar.
• Brist på dataskydd – AI-system samlar in och analyserar stora mängder kunddata. Du måste säkerställa att de följer dataskyddslagar som GDPR eller CCPA, och håller kundinformation säker och privat.
• Uppdaterar inte AI-modeller regelbundet – AI lär sig av tidigare interaktioner, men om företag inte uppdaterar sin kunskapsbas kan den bli föråldrad. Regelbunden träning av AI med nya vanliga frågor, kundfeedback och produktuppdateringar hjälper till att hålla svaren relevanta.
• Ignorera kundfeedback om AI – Kunder kommer att tala om för dig när AI fungerar bra och när den inte gör det. Om du misslyckas med att spåra feedback och göra förbättringar, kan du sluta med AI-verktyg som frustrerar kunderna.

Genom att undvika dessa misstag kan ditt företag skapa ett AI-drivet supportsystem som förbättrar kundservicen istället för att skapa fler problem.

Vanliga frågor om användning av AI för kundservice

Hur kan småföretag börja integrera AI i sin kundtjänst?

Att integrera AI börjar med att identifiera repetitiva uppgifter som tar mycket tid, som att svara på vanliga frågor eller bearbeta enkla beställningar. AI-chattbottar kan automatisera dessa uppgifter, ge omedelbara svar till kunder och frigöra mänskliga agenter för mer komplexa problem. Dessutom kan AI hjälpa till att analysera kunddata för att erbjuda personliga upplevelser, vilket kan förbättra kundnöjdheten.

Hur kan AI hjälpa till att personalisera kundupplevelser?

AI analyserar data från tidigare kundinteraktioner, köp och surfbeteenden för att identifiera mönster och preferenser. Med denna information kan du erbjuda personliga produktrekommendationer, skapa marknadsföringsmeddelanden och förutse kundernas behov. För att lära dig fler tips, se vår guide om hur du använder AI för att öka din marknadsföring.

Vad bör småföretag tänka på gällande dataskydd vid användning av AI?

Som ägare av ett litet företag måste du se till att AI-verktyg följer relevanta dataskyddsbestämmelser, som GDPR eller CCPA. Detta innebär att du måste inhämta uttryckligt samtycke från kunderna innan du samlar in deras data och vara transparent med hur datan används. Vi rekommenderar att du använder WPConsent för att skapa cookie-banderoller och hantera dina integritetsbehov för WordPress på ett ställe.

Relaterade guider: Använda AI för ditt småföretag

Letar du efter ytterligare resurser om hur du använder AI för ditt småföretag? Kolla in dessa nybörjarvänliga guider:

• Hur man skriver innehåll med AI-innehållsgenerator i WordPress
• Bästa ChatGPT-prompter för bloggare, marknadsförare och sociala medier
• Hur man använder AI för att öka din marknadsföring (experttips)
• Hur man tjänar pengar med AI (enkla idéer)
• Bästa AI-automatiseringsverktyg för WordPress
• Är AI-webbplatsbyggare värda hypen? (Ärlig recension)

Om du gillade den här artikeln, prenumerera då på vår YouTube-kanal för WordPress-videoguider. Du kan också hitta oss på Twitter och Facebook.