WordPress Siteniz İçin Sanal Asistanları Nasıl İşe Alırsınız (Uzman İpuçları)

Her hafta, diğer web sitesi sahiplerinin içerik güncelleme ve yorum yönetimi, teknik güncellemeler ve müşteri desteği gibi sonsuz görevlerle mücadele ettiğini görüyoruz. Tam da bu yüzden birçoğu sanal asistan işe alma konusunda bize danışmaya geldi.

İyi haber mi? Doğru sanal asistanı bulmak ve işe almak karmaşık olmak zorunda değil.

Bu kılavuzda, düzinelerce WordPress sitesi sahibine işlerini başarıyla delege etmelerine yardımcı olmaktan topladığımız kanıtlanmış ipuçlarını paylaşacağız. Hangi görevleri dış kaynakla temin edeceğinizi, güvenilir sanal asistanları nerede bulacağınızı ve yaygın işe alım hatalarından nasıl kaçınacağınızı tam olarak öğreneceksiniz.

İster WordPress görevlerine boğulmuş olun, ister sadece web sitenizin operasyonlarını ölçeklendirmek isteyin, bu adım adım kılavuz, sitenizin büyümesine gerçekten yardımcı olabilecek sanal asistanları nasıl bulacağınızı, işe alacağınızı ve onlarla nasıl çalışacağınızı gösterecektir.

Sanal Asistan Nedir?

Sanal asistan (VA), işinizi uzaktan desteklemeye yardımcı olan bağımsız bir yüklenicidir.

Zamanınız olmayan veya yardım eli uzatabileceğiniz tekrarlayan veya zaman alan tüm görevleri üstlenirler. Bunlar, randevu planlama, takviminizi yönetme ve hatta e-posta gönderme gibi görevler olabilir.

Bir ofis yöneticisi veya yönetici asistanının aksine, sanal asistan işini tamamen uzaktan yapar. Ayrıca, VA'lar genellikle daha basit görevler için kullanılırken, yönetici asistanlarına daha fazla deneyim gerektiren daha karmaşık faaliyetleri yerine getirme konusunda güvenilir.

WordPress Siteniz İçin Neden Sanal Asistan Tutmalısınız?

Bir WordPress web sitesini yönetmek, web sitesi yedeklemelerini sürdürmek, eklentileri ve temaları güncellemek ve WordPress'i güncellemek anlamına gelir.

Sitenizi bakımını yapamazsanız, hacklenme riskiyle karşı karşıya kalabilir, kesinti yaşayabilir veya yavaş yükleme sürelerine sahip olabilirsiniz. Bu sorunlar doğrudan ziyaretçi ve hatta müşteri kaybetmenize neden olabilir.

Sitenizi yönetmek için zamanınız yoksa veya nasıl yapacağınızı bilmiyorsanız, sanal asistan tutmayı düşünebilirsiniz.

Sanal asistanınız, WordPress ile ilgili görevlerde uzaktan yardımcı olmaktan sorumlu olacaktır. Bakımın ötesine geçen geniş bir görev yelpazesini yerine getirebilirler, örneğin:

• Teknik destek: Düzenli site yedeklemeleri yapın, WordPress eklentilerinizi ve temalarınızı güncel tutun, site performansını optimize edin ve daha fazlasını yapın.
• İçerik yönetimi: SEO için içerik güncellemeleri yapın, gönderileri zamanlayın ve yorumları yönetin.
• Müşteri desteği: Blog yazılarına ve sosyal medya yorumlarına yanıt verin, kitlenizle etkileşim kurun ve randevu planlayın.
• E-ticaret desteği: Bir çevrimiçi mağazanız varsa, Sanal Asistanınızın siparişleri işlemesini, ürün listelerini yönetmesini ve müşteri sorularını yanıtlamasını sağlayabilirsiniz. Veya envanter seviyelerini veya fiyatları güncellemek gibi veri girişi görevlerini yerine getirebilirler.
• Tasarım: Tasarım veya kodlama becerileri varsa, sanal asistanlar düzen değişiklikleri yapabilir, stilleri ayarlayabilir ve hatta görseller oluşturabilir.

Sanal Asistanlar (VA'lar), işiniz için gelir sağlayan daha yüksek öncelikli faaliyetlere odaklanabilmeniz için iş yükünü üzerinizden alabilir.

Perspektif kazandırmak gerekirse, zamanınızın saatte 50 dolar değerinde olduğunu varsayalım. Birçok idari görev, saatte 5 ila 25 dolar karşılığında VA'lara devredilebilir. Sonuç olarak, geri kazandığınız bu ekstra saatler daha fazla para kazanmanıza olanak tanır.

Sanal Asistan (VA) kiralamak, işletmeniz için yapabileceğiniz en iyi hamle olabilir. İşte bu makalede ele alacağımız tüm adımlara hızlı bir genel bakış:

Bunu akılda tutarak, güvenilir bir sanal asistan ekibi oluşturmanın yolu işte budur.

1. Hangi Görevleri Dış Kaynak Kullanacağına Karar Verin ve Sürecinizi Belgeleyin

İlk adım, WordPress sanal asistanınızın gerçekleştirmesini istediğiniz görevlerin bir listesini yapmaktır.

Bu, VA'ları yalnızca ihtiyaçlarınıza uyanlara göre filtrelemenize yardımcı olacaktır. Daha önce de belirtildiği gibi, bir asistanın sizin için halledebileceği düzinelerce görev vardır.

Bunların hepsinin şu anda kendiniz yaptığınız görevler olduğunu varsayarsak, tüm süreci belgelemeli ve takip etmeleri için yönergeler oluşturmalısınız. Süreci belgelemek için birçok verimli yol vardır:

• Ekranınızı kaydetmek ve her görev için yaptığınız her tıklamayı yakalamak için Snagit'i kullanabilirsiniz.
• Alternatif olarak, Notion'da bir kontrol listesi veya kaynak merkezi oluşturabilirsiniz. Bunu yaparken, takip edilecek öğreticiler, komut dosyaları ve şablonlar ekleyebilirsiniz.

Bu, yeni ekip üyelerinizi işe almayı kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda daha doğru bir iş tanımı yazmanıza ve rol için doğru adayları bulmanıza da yardımcı olur.

Notion'da bir kaynak merkezinin nasıl görünebileceğine dair bir örnek:

Her belgeyi görevin türüne göre etiketleyebilirsiniz.

Bir görevi yerine getirirken VAs'a rehberlik etmek için her belgenin içine adım adım talimatlar ve ekran görüntüleri ekledik.

2. Doğru Bir İş İlanı Yazın

Doğru WordPress sanal asistanını bulmak istiyorsanız, ihtiyacınız olan niteliklere ve becerilere sahip birini çekecek çekici bir iş tanımı yazmanız gerekecektir.

Bu, doğru adayı belirlemek için bir filtre görevi görür. Etkili bir sanal asistan iş ilanı şunları içermelidir:

• İş kapsamı: Sanal asistanın üstleneceği görevleri ve sorumlulukları ana hatlarıyla belirtin. Beklenen çalışma saatlerini ve tam zamanlı mı yoksa yarı zamanlı bir rol mü doldurmak istediğinizi açıkça belirtmelisiniz.
• Gerekli Beceriler: Aradığınız becerileri ve nitelikleri belirtin. Ayrıca, Sanal Asistanın WordPress CMS gibi nasıl kullanılacağını bilmesi beklenen araçları ve yazılımları listeleyin.
• Deneyim: Giriş seviyesi mi yoksa belirli yıllara sahip birini mi aradığınızı belirtin.
• Bütçe: Bir bütçe belirleyin ve saatlik ücret veya sabit fiyatlı sözleşmeler için tercihinizi belirtin.

Ne kadar ayrıntılı olursanız o kadar iyi olur. Örneğin, bir iş ilanı şöyle görünebilir.

3. En İyi Sanal Asistanları Nerede Bulacağınızı Bilin

Dokümantasyonunuzu hazırlayıp iş ilanınızı yazdıktan sonra, sanal asistan aramaya hazırsınız.

Serbest çalışan web siteleri, özellikle aklınızda belirli ihtiyaçlar varsa, özel bir Sanal Asistan bulmak için harika bir başlangıç noktasıdır.

Sanal asistanları iş ilanları aracılığıyla işe alma geleneksel yolunu izleyebilseniz de, serbest çalışan platformlarının bazı avantajları vardır, örneğin:

• Önceki müşterilerle nasıl çalıştıklarını görmek için bir değerlendirme sistemi
• Küresel ödeme ve kolay faturalama
• Proje ayrıntılarını görüşmek ve dosyaları paylaşmak için bir sohbet özelliği
• Ödemeler emanet hizmeti aracılığıyla yapılır, bu nedenle yalnızca tamamlanan iş için ödeme yaparsınız

Bunu göz önünde bulundurarak, başlamak için bu serbest çalışma platformlarını öneriyoruz:

Kodlanabilir

Codeable, sizi WordPress uzmanlarıyla eşleştirmeye yardımcı olan güvenilir bir WordPress serbest çalışan platformudur. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere hemen hemen tüm WordPress alanlarında uzmanlar bulabilirsiniz:

• Tema ve eklenti geliştirme ve özelleştirme
• E-ticaret geliştirme
• Özel WordPress web geliştirme
• Web tasarımı
• API'ler ve entegrasyon
• Sorun giderme ve bakım
• Güvenlik ve performans

Temel olarak, WordPress'in teknik tarafıyla sorun yaşıyorsanız ve bunu sizin için halledecek nitelikli uzmanlar istiyorsanız, Codeable mükemmel bir seçenektir. Ve platform yalnızca başvuranların en iyi %2'sini kabul ettiği için, yetenekli WordPress profesyonelleriyle çalıştığınızdan emin olabilirsiniz.

Upwork

Upwork, 12 milyondan fazla kayıtlı serbest çalışanla dünyanın en büyük serbest çalışan pazarlarından biridir.

Codeable'ın aksine, daha geniş bir beceri yelpazesine sahip sanal asistanlar bulabilirsiniz. Bu, WordPress dışındaki çeşitli görevler için profesyoneller bulmanıza olanak tanır.

Platformda daha fazla kullanıcı olduğu için, bütçenize uygun bir sanal asistan bulma olasılığınız yüksektir.

Upwork ayrıca, serbest çalışanların geçmişlerini görmek için her serbest çalışanın profilinde referansları ve iş başarı puanlarını gösterir. Bunun da ötesinde, Upwork yeteneklere göz atmanıza, onlarla doğrudan mesajlaşmanıza ve hatta başvurmaya davet etmenize olanak tanır.

Bunun yerine Fiverr gibi bir siteyi tercih edebilseniz de, bu site bir Sanal Asistan gibi tekrarlayan bir rol yerine tek seferlik projeler için daha uygun olabilir.

Toptal

Toptal, titiz tarama süreciyle bilinen ve yalnızca başvuranların en iyi %3'ünü kabul eden bir serbest çalışan platformudur.

Serbest çalışanlar, kapsamlı bir İngilizce değerlendirmesi ve proje değerlendirmesi dahil olmak üzere beş tarama adımını geçmek zorundadır.

Diğer platformların aksine Toptal daha kişiselleştirilmiş bir yaklaşım benimser. Bir ekip üyesi, gereksinimleri ve yetenek tercihlerini toplamak için sizinle bir görüşme yapacaktır. Oradan, uzmanlar tarafından doğrulanmış yetenek ağlarından işiniz için doğru eşleşmeyi size sunacaklardır.

Bu kişiselleştirilmiş eşleştirme süreci, WordPress görevleriniz için doğru beceri ve deneyime sahip sanal asistanlarla çalışmanızı sağlar. Ve binlerce özgeçmişi incelemek ve kendi başınıza görüşmeleri koordine etmek zorunda kalmazsınız.

Toptal, TopTracker adlı özel bir faturalama ve zaman takibi özelliğine bile sahiptir. Bu hizmetle, saatleri kolayca takip edebilir ve PayPal, Payoneer veya doğrudan banka havalesi yoluyla ödeme yapabilirsiniz. Ancak, TimeDoctor gibi özel bir zaman takibi aracı da kullanabilirsiniz.

4. Nitelikli Adaylarla Görüşme Yapın

İş ilanınız birkaç gün yayında kaldıktan sonra, başvuruların akın etmeye başladığını görmelisiniz. Doğru kişiyi bulmak istiyorsanız, adaylar arasından seçim yapmak zahmetli olabilir, ancak gereklidir.

Aday listenizi niteliklerinizi karşılayanlara daraltmanız gerekiyor. Oradan, başvuru sahiplerinin bir beceri testinden geçmesini seçebilirsiniz. Bu, işi yapmak için gereken beceri setine sahip olmayan adayları eler.

Örneğin, sahte bir WordPress sitesi oluşturabilir ve onlardan sitenin tam bir yedeğini almalarını, yaygın bir sorunu gidermelerini veya bir blog gönderisini SEO için optimize etmelerini isteyebilirsiniz. Oluşturduğunuz görev listesi, adaylarınızı nasıl değerlendireceğinize karar vermenize yardımcı olacaktır.

Bundan sonra, en yüksek puanı alan ve iş için en nitelikli birkaç adayı seçebilirsiniz. Bu potansiyel çalışanlarla Google Meet veya Zoom üzerinden görüşmeniz gerekecek.

Bu noktada, adayların rolü yerine getirebilecek yetenekte olduğunu biliyorsunuz.

Ancak, şirketiniz için iyi bir kültürel uyum sağlayıp sağlamadıklarını da bilmek isteyeceksiniz. Bu nedenle, bir ekip ortamında nasıl çalışmayı sevdiklerini, bilinmeyen durumları nasıl çözeceklerini veya görevleri nasıl önceliklendireceklerini, özellikle birden fazla sorumluluk üstlenirken değerlendirmek isteyeceksiniz.

5. Yeni Sanal Asistanları İşe Alın ve Oryantasyonlarını Yapın

Genellikle, en iyi izlenimi bırakan adayı işe alırsınız. Bu nedenle, yeni işe alınanların Bağımsız Yüklenici Sözleşmesi imzalamasını sağlayalım. Bu sözleşme, işin kapsamı ve ödeme koşulları dahil olmak üzere şartları ana hatlarıyla belirtir.

Ayrıca, özellikle web sitesi içeriği, tasarımları veya diğer yaratıcı öğelerle uğraşırken netleştirmek için önemli olan fikri mülkiyet haklarını da detaylandırır.

signNow gibi yazılımlarla PDF formatında sözleşmeler oluşturabilir ve yeni çalışanlarınızı sözleşmeyi imzalamaya davet edebilirsiniz.

Ancak yeni sanal asistanınız başlamadan önce, bir işe alım süreciniz de olmalıdır.

Tek yapmanız gereken, sanal asistanı hızlandırmak için tamamlanması gereken bir dizi işe alım görevini oluşturmak üzere bir proje yönetimi aracı kullanmaktır.

Yeni sanal asistanlarınızı işe alırken yardımcı olacak bir görev kontrol listesi atamak için Asana'yı kullanabilirsiniz. Her yeni ekip üyesi, şirketinize ve nasıl çalıştığınıza aşina olmalarını sağlamak için bir dizi eylem öğesinden geçecektir. Kontrol listesinde şunlar gibi şeyler belirtilmelidir:

• Şirketinizin misyonu ve temel değerleri
• WordPress sitesi oturum açma bilgilerine ve diğer araçlara erişim
• Görevleri nasıl yapacağınıza dair dokümantasyon ve eğitim
• İşbirliği için ekip iletişim araçlarına erişim. Örneğin, Slack kullanmak, sanal asistanlarla bire bir sohbet etmek için harika bir yoldur veya tüm ekibinize duyurular yapmak için özel bir kanal oluşturabilirsiniz.

Daha önce Notion veya benzeri bir yazılımla oluşturduğunuz kaynak merkezine kolayca bağlantılar ekleyebilirsiniz.

WordPress ve diğer yazılımlara izinler ve roller eklerken, 1Password gibi bir şifre yöneticisi kullanmanız çok önemlidir.

Bu yazılım, her hesap için güçlü, benzersiz şifreler oluşturacak ve saklayacaktır, bu da herhangi birinin WordPress sitenize hacklenmesini önlemeye yardımcı olabilir.

Alternatif: WP Bakım Hizmetlerini Kullanın

Sanal bir asistan işe almak için henüz tam olarak hazır olmadığınıza karar verebilirsiniz, çünkü devredecek yeterli göreviniz yoktur veya mali açıdan mantıklı değildir.

Bu durumda, bunun yerine WordPress bakım hizmetlerini tercih etmek isteyebilirsiniz. Sitenizi sağlıklı ve güncel tutmak için gerçekleştirmeniz gereken tüm görevleri, aşağıdakiler dahil olmak üzere, kolaylaştırmaya ve otomatikleştirmeye yardımcı olabilirler:

• Kırık bağlantıları bulma ve düzeltme
• Temaları ve eklentileri güncelleme
• WordPress sitenizi yedekleme
• Spam yorumları silme
• WordPress çekirdeğini otomatik olarak en son sürüme güncelleme

WordPress.org, bu bakım görevlerini yaklaşık üç ila altı ayda bir yapmanızı önerir.

Bu görevleri yerine getirmesi için bir sanal asistan işe alabilmenize rağmen, işi sizin için yapması için bir hizmet sağlayıcıya ödeme yapmak çok daha ucuzdur.

Öneriler arıyorsanız, piyasadaki en iyi WordPress bakım hizmetleri seçimlerimize göz atın. Bu ajanslar yedekleme hizmetleri, çekirdek güncellemeleri, tema ve eklenti güncellemeleri, varlık optimizasyonu, kötü amaçlı yazılım temizleme, çalışma süresi izleme ve çok daha fazlasını halledebilir.

Başka bir alternatif, çoğu bakım hizmetini halledebilecek bir yönetilen WordPress barındırma şirketi kullanmaktır. Yönetilen barındırma sağlayıcıları, sunucu kurulumu, güvenlik ve bakım gibi tüm sunucu yönetimi görevlerini yerine getirir.

Sıkça Sorulan Sorular

Okuyucularımız bize sık sık WordPress sanal asistanlarını nasıl işe alacaklarını soruyorlar. İşte en yaygın soruların cevapları:

Sanal asistan ne kadar?

Sanal asistanların fiyatları değişiklik gösterir ancak genellikle saat başına 5 ila 50 ABD Doları arasında değişir; özel ve ABD merkezli sanal asistanlar, idari odaklı ve yurt dışı olanlardan daha pahalıdır.

Birçoğu saatlik ücret alırken, bazıları aylık 500 ila 4.000 ABD Doları arasında belirli bir saat sayısı için ücretlendirme yapabilir.

Ne zaman sanal asistan tutmalısınız?

İşletme sahipleri olarak, sanal asistan tutma zamanının ne zaman olduğunu bilmek zordur. Ancak, devretmeye başlama zamanının geldiğini gösteren birkaç işaret var:

• Düşük değerli görevlere çok fazla zaman harcıyorsunuz. Zamanınızı, yalnızca sizin yapabileceğiniz bir şekilde şirketinize değer katmak için harcamak en iyisidir.
• Destek e-postalarına yanıt veremediğiniz için müşteriler kaybediyorsunuz. Kötü müşteri deneyimi, işletmenizin büyümesini etkileyebilecek kötü bir itibara yol açacaktır.
• WordPress konusunda iyi değilsiniz. Teknik becerilere sahip bir sanal asistan, WordPress hatalarını düzeltme işlemlerini halledebilir ve yedeklemeler yapabilir, sitenizin güvenli ve güncel kalmasını sağlar.
• WordPress sitenizin içeriğini yönetmekte zorlanıyorsunuz. Bir WordPress sanal asistanı blog yazıları yazmanıza, grafikler oluşturmanıza ve içerik güncellemelerini zamanlamanıza yardımcı olabilir.

Kontrolü elinde tutmayı seven girişimciler için dış kaynak kullanımı doğal gelmeyebilir. Ancak bir işletmeyi büyütmenin bir parçası, şirketinizin tam dikkatiniz olmadan çalışabilmesi için başkalarına güvenmektir.

Bununla birlikte, yalnızca WordPress sitenizi yönetmek için yardıma ihtiyacınız varsa, WordPress bakım hizmetleri daha güvenilir ve uygun fiyatlı bir çözümdür.

Umarız bu makale, WordPress siteniz için sanal asistanları nasıl işe alacağınızı öğrenmenize yardımcı olmuştur. Ardından, WordPress desteği için nasıl doğru şekilde talepte bulunacağınız ve destek alacağınız rehberimize veya çevrimiçi işletmeniz için en iyi muhasebe hizmetleri hakkındaki uzman seçimlerimize de göz atmak isteyebilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, lütfen WordPress video eğitimleri için YouTube Kanalımıza abone olun. Bizi ayrıca Twitter ve Facebook'ta da bulabilirsiniz.